Japan Translation Center, Ltd.

Cabaran: mengurus dan berkongsi kontrak

Japan Translation Center (JTC) ditubuhkan pada tahun 1962 sebagai pelopor dalam terjemahan bahasa asing. Bertempat berhampiran dengan Menara Tokyo di daerah Higashi-Azabu, kawasan Minato, Tokyo, JTC menyediakan perkhidmatan terjemahan dan alih bahasa pelbagai bahasa berdasarkan prinsip “terjemahan manusia”.

“Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, kami menyaksikan semakin banyak terjemahan mesin berasaskan AI, tetapi kami masih percaya bahawa  terjemahan manusia mempunyai nilai yang sebenar. Kami berhasrat untuk menyediakan perkhidmatan terjemahan berkualiti tinggi yang mengambil kira konteks teks, pemikiran dan perasaan pengarang, tujuan penggunaan dokumen terjemahan dan keberkesanan dokumen tersebut di mata khalayak sasaran,” jelas Risa Takabatake, Presiden JTC.

Salah satu aset syarikat ialah pasukan penterjemah berpengalaman. JTC bekerjasama dengan beberapa penterjemah bebas melalui kontrak penyumberan luar, tetapi syarikat menghadapi cabaran berkaitan aliran kerja kontrak.

Setelah pemohon menghantar dokumen yang diperlukan dan lulus ujian terjemahan, terma-terma akan dipersetujui dan kontrak perlu ditandatangani sebelum pemohon boleh mula menerima kerja terjemahan. Sebelum ini, JTC akan menghantar dokumen permohonan sebagai fail ZIP disulitkan yang dilindungi kata laluan, dengan kata laluan dihantar kemudian dalam proses yang dipanggil “PPAP” (Protokol Lampiran Dilindungi Kata Laluan). Walau bagaimanapun, apabila jumlah pemohon meningkat, hal ini menjadi tugas yang membebankan. Proses ini juga menyebabkan risiko keselamatan data.

“Kontrak-kontrak tersebut lebih bersifat analog, dengan segala-galanya dihantar, dimeterai dan dipulangkan melalui pos dalam salinan cetak. Hal ini bermakna, di samping beban pentadbiran, kos setem hasil dan setem pos juga menjadi masalah,” seingat Takabatake.

JTC juga menghadapi cabaran apabila menguruskan dokumen. Kontrak untuk setiap penterjemah disimpan dan disusun dalam kabinet fail, yang lama kelamaan menjadi satu kesulitan untuk diuruskan. 

“Jika kami mahu melihat dokumen-dokumen tersebut, kami perlu berada di pejabat. Kami sedar bahawa untuk menghapuskan semua ketidakcekapan ini, kami perlu mendigitalkan dokumen kami dan beralih kepada tanpa kertas,” tambah Yukiko Masuda daripada jabatan Hal Ehwal Am JTC.   

Penyelesaian: Dropbox dengan Dropbox Sign dalam mendigitalkan proses suai tugas kontraktor

“Dalam proses ini, kami mendapati bahawa kami boleh menyambungkan Dropbox dengan pelantar eTandatangan Dropbox Sign,” jelas Masuda.

Selain itu, dengan menggabungkannya dengan Dropbox, anda boleh menjadikan aliran kerja anda lancar—daripada mencipta dan menyimpan dokumen sehinggalah meminta dan mengesahkan tandatangan.

Proses ini mudah. Anda hanya perlu memuat naik dokumen untuk ditandatangani, masukkan alamat e-mel orang yang dimahukan tandatangannya dan klik “Minta Tandatangan”. Setelah dokumen ditandatangani, dokumen tersebut akan disimpan dalam akaun Dropbox Sign anda. Anda boleh menjejaki kemajuan, menghantar peringatan dan mengurus hak akses mengikut kebenaran ahli. Apabila digunakan bersama, kedua-dua perkhidmatan ini berjaya memenuhi keperluan syarikat dengan tepat.

“Pada mulanya, kami melihat Dropbox sebagai cara untuk memindahkan pelayan fail kami ke awan, tetapi kami segera menyedari bahawa jika kami turut memperkenalkan Dropbox Sign, kami juga boleh mendigitalkan proses kontrak kami. Kami tahu bahawa pada akhirnya kami perlu mendigitalkan kontrak kami, jadi ini nampaknya satu peluang yang hebat,” kata Masuda.

JTC juga kagum dengan ciri Dropbox yang lain. Mereka menyesuaikan diri dengan antara muka pengguna yang ringkas dengan cepat ‌dan menghargai penyegerakan fail yang pantas. Satu lagi perkara penting ialah keselamatan—sesuatu yang tidak boleh dikompromi apabila anda perlu menyimpan dokumen sensitif.

Selain ciri permintaan fail yang membolehkan anda menerima dokumen yang dimuat naik oleh orang lain dengan selamat, Dropbox juga mempunyai keselamatan platform yang luas. Untuk menghalang akses tanpa kebenaran, Dropbox menggunakan penyulitan individu 256-bit bagi setiap blok pelayan tempat data disimpan dan pengesahan berbilang faktor juga tersedia. Hal ini memberi JTC ketenangan fikiran kerana JTC tahu bahawa mereka mempunyai ruang yang selamat untuk menyimpan data.

Hasil: pengurusan fail berpusat dan peningkatan keselamatan

JTC telah mendapati banyak manfaat sejak memperkenalkan Dropbox dan Dropbox Sign.

Mereka bermula dengan menggunakan Dropbox untuk berkomunikasi dengan penterjemah semasa proses kontrak dan seterusnya. Kini, mereka menggunakan permintaan fail untuk menerima dokumen daripada pemohon. Semasa suai tugas, mereka menggabungkan dan mengurus semua dokumen, termasuk permohonan, keputusan ujian, dokumen pendaftaran dan fail kontrak dalam folder Dropbox yang unik untuk setiap penterjemah.

“Kami berkomunikasi dengan penterjemah dengan menghantar pautan kongsian pada dokumen yang telah kami masukkan ke dalam folder mereka. Dahulu kami menyimpan dokumen kami dalam campuran data dan salinan cetak di lokasi yang berbeza, tetapi kini semuanya berada di satu lokasi, sekali gus mengurangkan masa dan usaha yang diperlukan untuk mengurus dokumen tersebut sebanyak kira-kira 25%. Hal ini juga bermakna kami boleh mengakses segala-galanya apabila bekerja dari rumah,” kata Takabatake.

JTC juga mengurus proses kontrak melalui Dropbox dan Dropbox Sign. Oleh sebab kakitangan tidak perlu lagi datang ke pejabat untuk menggunakan cop rasmi mereka, syarikat kini boleh mengasingkan kerja pejabat dan kerja jarak jauh dengan lebih berkesan. Kakitangan juga kurang menghabiskan masa untuk menghantar dokumen dan membetulkan kesilapan, yang bermakna kontrak boleh disiapkan dalam kira-kira separuh masa. Penterjemah yang menyertai JTC juga mendapat manfaat daripada perkara ini.

Selain itu, JTC mendapati penjimatan kos yang ketara selepas mereka membuat peralihan. Hal ini kerana, di Jepun, syarikat perlu membeli setem hasil pada harga 4,000 yen untuk memuktamadkan kontrak kertas, tetapi ini tidak diperlukan untuk kontrak elektronik. Mereka juga telah dapat mengurangkan kos lain untuk perkara seperti setem pos dan kertas serta ruang penyimpanan fizikal untuk salinan cetak dokumen.

“Sejurus selepas pelancaran, kami mempunyai projek terjemahan besar yang bermakna kami perlu segera menandatangani kontrak dengan penterjemah dalam pelbagai bidang khusus. Menguruskan proses ini daripada pengambilan sehinggalah kepada memuktamadkan kontrak adalah mustahil tanpa Dropbox dan Dropbox Sign. Kami telah dapat mewujudkan sistem yang boleh bertindak balas dengan serta-merta kepada perubahan mendadak dalam perniagaan kami,” kata Takabatake.

Syarikat kini merancang untuk memindahkan ‌dokumen dan kandungan yang disimpan pada pelayan fail di premis mereka ke Dropbox secara berperingkat. Selepas perkara ini dilakukan, mereka tidak perlu lagi risau tentang penyelenggaraan pelayan fail di premis atau kehilangan data akibat gangguan. Beralih ke awan adalah langkah seterusnya yang logik kerana ia melindungi aset data berharga yang telah dikumpulkan oleh syarikat sepanjang lebih 60 tahun sejarahnya. 

JTC telah dianugerahkan PrivacyMark, yang mengiktiraf bahawa JTC mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk melindungi maklumat peribadi. Hal ini bermakna Dropbox sangat sesuai disebabkan oleh pelbagai langkah keselamatan—walaupun dibandingkan dengan perkhidmatan penyimpanan awan yang lain. Beralih ke awan juga membolehkan pekerja untuk melihat pelbagai jenis fail yang mereka perlukan semasa bekerja dari rumah.

JTC juga sedang meneliti ‌Dropbox Transfer. Dropbox Transfer membolehkan anda berkongsi fail walaupun orang yang anda kongsikan fail tidak mempunyai akaun Dropbox. Memandangkan JTC sering menterjemah video, audio dan fail lain yang besar, syarikat percaya bahawa Dropbox Transfer akan berguna apabila berkongsi fail ini dengan penterjemah.

Daripada pendigitalan proses kontrak dan penggabungan data penterjemah sehinggalah mengurus dan berkongsi dokumen dalam syarikat, Dropbox dan Dropbox Sign pasti akan terus memberikan lebih banyak nilai kepada syarikat.