Tobishima Corporation Lihat rangka tindakan, dokumen dan media lain pada tablet pada bila-bila masa

Cabaran: memperkemas carian maklumat di tapak 

Tobishima Corporation mahu memperkemas proses rumit mereka semasa mencari maklumat di tapak untuk meningkatkan kecekapan operasi dan menyelaraskan dengan matlamat mereka untuk mengubah corak kerja

Tobishima Corporation meraikan 135 tahun dalam perniagaan pada tahun 2018. Sepanjang tempoh tersebut, mereka telah mengusahakan beberapa projek kejuruteraan awam terkemuka Jepun, seperti Terowong Seikan dan Tokyo Bay Aqua-Line, serta pelbagai projek pembinaan dan pembangunan infrastruktur sosial. Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, syarikat korporat itu telah mempromosikan pembaharuan untuk “mencipta masa depan pembinaan” dengan menggunakan teknologi yang inovatif dalam bidang pembinaan dan pencegahan bencana. “Kami berhasrat untuk berkembang menjadi sesuatu yang kami gelarkan sebagai ‘Kontraktor Perniagaan Baharu’. Dalam industri pembinaan, pembangunan infrastruktur telah mencapai kemuncaknya menjelang 2020, yang menjadikan kami perlu mencari penyelesaian kepada jam bekerja yang lama yang dihadapi oleh pekerja. Kami juga merasakan bahawa, untuk memperoleh dan membangunkan sumber manusia serta menyokong pertumbuhan lanjut perniagaan kami, kami perlu segera mengubah aliran kerja kami, bermula dengan persekitaran IT kami”, jelas Atsushi Ozawa, Tobishima Corporation.

Sebagai sebahagian daripada dasar ini, syarikat mengagihkan komputer riba ringan kepada semua pekerja, serta peranti tablet tanpa kipas dan tahan habuk untuk dibawa ke tapak. Hal ini membolehkan mereka membangunkan persekitaran kerja mudah alih yang tidak terikat pada lokasi tertentu seperti tapak pembinaan, pejabat tapak atau pejabat cawangan.

Tetapi mereka perlu menilai semula cara mereka boleh mengurus data yang dilihat pada setiap peranti. Sebelum ini, dokumen seperti rangka tindakan tapak dan pernyataan kaedah pembinaan disimpan dan diuruskan dalam Network Attached Storage (NAS) di pejabat tapak. Walau bagaimanapun, perbezaan dalam sistem pengendalian menyukarkan tablet mengakses data NAS, jadi pekerja akan kembali ke pejabat tapak untuk menyemak dokumen. 

“Memandangkan pekerja kami tidak dapat mengakses rangka tindakan dan bahan lain di tapak, mereka terpaksa kembali ke pejabat setiap kali mereka perlu menyemak sesuatu. Kami perlu menyimpan data dengan cara yang membolehkan pekerja kami mengakses maklumat dengan cara yang lebih cekap dari segi masa”, kata Takahisa Nakaya, juga dari Tobishima Corporation.

Penyelesaian: cara mesra pengguna untuk berkongsi dan melihat fail besar

Selepas meneliti pilihan simpanan data moden yang tersedia untuk mereka, Tobishima Corporation memilih Dropbox.

“Selain keupayaan untuk melihat dokumen pada tablet, simpanan berasaskan awan adalah satu keperluan kerana simpanan berasaskan awan itu akan membolehkan kami mengurangkan risiko kehilangan data akibat kegagalan NAS atau bencana alam, serta mengurangkan beban penyelenggaraan dan operasi. Kami menggunakan Dropbox disebabkan oleh antara muka yang mudah untuk dinavigasi dan mudah digunakan walaupun bagi orang yang kurang biasa dengan IT”, jelas Ozawa.

Pasukan itu juga tertarik dengan ciri penyelarasan Dropbox yang berbeza, yang membolehkan fail besar seperti data CAD dan gambar tapak dimuat naik dengan cepat dan selamat. Selain itu, keupayaan untuk melihat fail di luar talian bermakna pasukan hanya perlu menyimpan fail berkaitan projek yang sedang berjalan pada peranti tempatan, serta pelbagai aplikasi yang boleh dipautkan.

“Semua Pengurus Tapak kami, termasuk saya sendiri, menyimpan data peribadi tentang tapak terdahulu yang telah kami usahakan untuk rujukan dalam kerja kami. Data ini terus berkembang dan perkhidmatan berasaskan awan menawarkan kami lebih fleksibiliti untuk meningkatkan kapasiti simpanan kami berbanding dengan NAS, yang perlu ditambah secara berterusan. Kami amat menghargai perkhidmatan itu”, kata Nakatani.

Hasil: mencari maklumat pada bila-bila masa, di mana-mana sahaja, serta berkongsi fail dengan syarikat luar

Selepas percubaan yang berjaya, Tobishima Corporation mula menerima pakai Dropbox secara sepenuhnya.  “Apabila saya ingin menyemak rangka tindakan, semakan ini memerlukan banyak masa dan usaha untuk pergi ke pejabat, terutamanya apabila saya bekerja di tingkat tinggi, jadi keupayaan untuk menyemak dokumen pada iPad saya sangat membantu. Keupayaan ini bukan sahaja meningkatkan kecekapan kerja, tetapi juga mengurangkan beban kerja untuk Penyelia Tapak seperti saya”, kata Yusuke Tanaka.

Perkhidmatan ini juga membantu pasukan mencapai persekitaran tanpa kertas di tapak. Pada masa lalu, mereka sering perlu membawa rangka tindakan fizikal yang dibuat menggunakan pemplot ke tapak pembinaan, tetapi mereka mendapati bahawa ini tidak lagi diperlukan. “Sekarang, kami boleh melihat semua data yang kami perlukan dalam Dropbox pada telefon dan iPad kami, jadi kami tidak perlu lagi melalui situasi apabila kami mencetak satu rangka tindakan tetapi sebenarnya memerlukan rangka tindakan yang lain”, jelas Tanaka.

Dropbox juga telah terbukti berguna untuk usaha sama, yang biasanya digunakan untuk projek dalam industri pembinaan.

“Dalam usaha sama, anda sepatutnya boleh berkongsi maklumat dengan berbilang syarikat. Walau bagaimanapun, terdapat isu keselamatan dan pematuhan yang terlibat apabila menetapkan pelayan fail syarikat agar tersedia secara luaran. Dropbox membolehkan kami membuat penyelarasan terperinci pada tetapan seperti keistimewaan melihat, supaya kami dapat berkongsi fail kami dengan tenang”, kata Ozawa. 

Tobishima Corporation juga menerima manfaat yang sama untuk berkongsi fail dalam syarikat dalam kumpulan.

Mereka merancang untuk menggunakan Dropbox untuk mengurus pelbagai fail pada masa hadapan. Pertama, mereka merancang untuk mula menggunakan Dropbox untuk foto. Di setiap tapak pembinaan, pekerja mengambil banyak foto setiap hari untuk tujuan perekodan dan pelaporan, mereka juga membuat buku log untuk menyimpan dan mengurus foto ini. Sebelum ini, tugas ini menyumbang kepada peningkatan jam bekerja. 

“Sesetengah tapak kini telah mula menyimpan foto mereka dalam Dropbox dan mereka juga menggunakan sumber luar bagi pengurusan foto dan penciptaan buku log melalui Dropbox. Kami merancang untuk melancarkan perkara ini dengan lebih meluas pada masa hadapan untuk mengurangkan beban kerja kakitangan kami”, kata Ozawa, sambil menambah bahawa dia berharap inisiatif ini akan dapat mengurangkan jam bekerja. 

Pada masa hadapan, mereka juga sedang mempertimbangkan untuk menghapuskan NAS berasaskan pejabat tapak mereka dan menyatukan semua data mereka ke dalam Dropbox. “Kami telah memindahkan pelayan fail kami ke awan dan menggunakan Microsoft 365 sebagai alat komunikasi di seluruh syarikat, serta menjadikan penambahbaikan terhadap amalan kerja sebagai salah satu bidang tumpuan utama kami. Kami berharap agar dapat terus bekerjasama dengan Dropbox untuk menyokong siri inisiatif kami”, akhiri Ozawa.