Toda Corporation
Pemindahan pelayan fizikal dari tapak pembinaan ke penyimpanan awan.
Memanfaatkan penyelarasan fail pantas dan kebolehcarian bertaraf tinggi untuk memperkemas perkongsian maklumat dengan gabungan dalaman dan luaran.
"Banyak masalah dan perubahan berlaku semasa kerja pembinaan, yang bermakna perkongsian maklumat di laman tepat pada masanya itu penting. Pemasangan Dropbox telah membolehkan kakitangan di syarikat kami dan gabungan luaran, termasuk banyak syarikat rakan niaga, berkongsi fail dalam masa nyata."
Produk yang digunakan
Dropbox
Industri
Pembinaan
Saiz
+1,000
Lokasi
Jepun
Cabaran: Pelayan fizikal di setiap tapak pembinaan menyukarkan perkongsian maklumat yang lancar dengan pihak luaran.
Toda Corporation ialah kontraktor am yang kini meraikan ulang tahun ke-140. Syarikat ini yang beroperasi dalam bidang pembinaan, kejuruteraan awam, pembangunan bandar, hartanah, penjanaan tenaga dan banyak lagi telah mencapai pertumbuhan yang stabil dalam pelbagai bidang.
Toda Corporation menggunakan pelayan fizikal di tapak pembinaan sebelum ini untuk tujuan menyunting dan menyimpan data pembinaan seperti lukisan, fotograf dan carta proses.
Semasa fasa pembinaan, banyak gabungan syarikat ini, termasuk pejabat penyeliaan reka bentuk dan syarikat rakan niaga menyunting dan menyemak pelbagai jenis dokumen seperti lukisan. Dokumen ini dikemas kini setiap hari. Walau bagaimanapun, pelayan fizikal hanya dapat diakses oleh pekerja kontraktor am secara umum.
“Banyak pekerja kontraktor am yang bekerja di tapak pembinaan ini menghabiskan banyak masa dan wang dengan berkongsi maklumat pembinaan, memampatkan fail lukisan yang besar, menghantar fail tersebut melalui e-mel atau perkhidmatan penghantaran fail khusus, kemudian menyediakan simpanan fail luaran secara tambahan,”
kata Hiroyuki Ikehata, Pengurus, Bahagian Promosi Sistem Pengeluaran 1 di Toda Corporation.
Keupayaan untuk berkongsi maklumat secara pantas amat penting dalam industri pembinaan dan Toda Corporation mengalami kelewatan yang merugikan semasa menghantar fail seperti lukisan melalui e-mel kepada rakan niaga luaran.
Cara operasi sedemikian juga menyebabkan pengurusan fail yang menyusahkan. Oleh sebab hampir 100 e-mel diterima setiap hari, dengan kebanyakan e-mel mempunyai lampiran lukisan, usaha untuk menentukan versi terkini lukisan, menyahzip lukisan yang dimampat atau dilindungi oleh kata laluan serta menyimpan lukisan dalam folder yang dikategorikan mengikut butiran pembinaan amat menyusahkan.
“Dalam pembinaan, hanya dengan memasukkan satu garisan yang salah pada lukisan boleh menyebabkan kos yang tinggi serta kerja semula. Untuk mencegah keadaan sedemikian, kami perlu menelefon dan membuat pengesahan setiap kali untuk bertanya waktu tepat e-mel yang mengandungi fail terkini dihantar,” kata Toshihiro Saito, pengurus tapak Toda Corporation yang menyelia tapak pembinaan sebenar.
Pekerja di pelbagai tapak juga sentiasa menghadapi kesilapan pengendalian yang menyebabkan pemadaman data secara tidak sengaja pada pelayan fizikal. Ini membawa kepada keperluan mencipta semula fail daripada versi lebih lama kerana fail yang dipadam tidak dapat dipulihkan dengan mudah. Setiap kesilapan membawa kepada kerja tambahan.
Penyelesaian: Dropbox diguna pakai atas sebab penyelarasan fail yang cepat serta ciri carian lanjutan
Di sekitar waktu ini, Toda Corporation memutuskan untuk berpindah ke bangunan sementara pada bulan Disember 2019 semasa pembinaan semula bangunan ibu pejabat syarikat. Sementara bersiap sedia untuk berpindah, topik penyelesaian isu sedia ada dikemukakan.
Sebelum melaksanakan pelayan fail awan untuk tapak pembinaan, mereka mula melaksanakan pelayan sedemikian untuk jabatan dalaman yang akan berpindah ke bangunan sementara.
Ini bukan sahaja membolehkan perkongsian maklumat yang dipercepat, malah mengukuhkan BCP dan mengurangkan ruang pemasangan pelayan fail. Ini menyediakan asas untuk pelaksanaan di tapak pembinaan Toda Corporation di seluruh dunia.
Toda Corporation telah menggunakan Google Drive untuk berkongsi maklumat antara kumpulan kerja dalaman. Namun apabila ramai orang menyuarakan kebimbangan tentang penyelarasan fail yang perlahan dengan komputer mereka serta ketidakupayaan untuk berkongsi fail dengan pelbagai syarikat rakan niaga luaran atas sebab isu pendaftaran akaun, mereka mula mencari penyelesaian alternatif yang lebih sesuai dengan keperluan kerja pembinaan mereka.
“Kami mempertimbangkan dua pilihan: Dropbox Business (“Dropbox” selepas ini) atau perkhidmatan penyimpanan awan syarikat lain. Namun penyelidikan kami menunjukkan bahawa perkhidmatan ini berbeza sama sekali. Kami berasa Dropbox seumpama “meja” yang membolehkan berbilang orang bekerjasama, manakala perkhidmatan syarikat lain itu seumpama “laci” untuk menyimpan fail yang telah diselesaikan.
Dropbox lebih sesuai dengan keperluan kami yang sentiasa menyunting dan berkongsi fail dengan syarikat rakan niaga,”
kata Ikehata.
Inilah perjalanan mereka yang membawa kepada penerimaan Dropbox. Faktor penentu ialah kelajuan penyelarasan fail yang penting untuk perkongsian dan kerjasama serta kebolehkendalian yang intuitif, yang membolehkan penggunaan seolah-olah folder tempatan.
Hasil: Dropbox diguna pakai sebagai persekitaran standard seluruh syarikat serta interaksi berkesan dengan syarikat rakan niaga
Perkongsian fail yang cekap dan fleksibel
Sejak Toda Corporation memulakan peralihan penuh kira-kira setengah tahun yang lalu, lukisan, dokumen dan data yang disimpan di pelayan fizikal di cawangan serta di tapak kerja pembinaan dan kejuruteraan awam sedia ada telah dipindahkan ke Dropbox secara beransur-ansur. Syarikat ini juga menggunakan Dropbox sebagai standard untuk tapak kerja baharu. Penyimpanan fail di Dropbox telah membolehkan mereka berkongsi fail.
Di samping itu, dengan meminjamkan lesen Dropbox mereka kepada pejabat reka bentuk utama dan syarikat rakan niaga, mereka kini dapat mewujudkan persekitaran yang membolehkan semua ahli pembinaan dalaman dan luaran mengakses maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikan kerja mereka.
“Penciptaan folder kongsian untuk setiap syarikat rakan niaga telah membolehkan kami menghapuskan kesilapan semasa berkongsi lukisan terkini. Ini juga mengelakkan kesukaran yang dialami semasa mengurus fail,”
kata Saito.
Dengan mencipta folder kongsian dalam Dropbox untuk setiap penganjur mesyuarat dan menyimpan semua dokumen yang berkaitan dalam folder tersebut, Toda Corporation juga dapat menggunakan dokumen dalam mesyuarat web jarak jauh.
“Ini telah mempercepat operasi tanpa kertas dan mengurangkan usaha yang terlibat semasa menyediakan dokumen,”
kata Koji Sakamoto, Bahagian Peralatan Pembinaan, Toda Corporation.
Selain itu, penggunaan ciri perkongsian pautan dan Dropbox Transfer telah membolehkan mereka menghantar fail yang diperlukan secara pukal kepada gabungan yang tidak meminjam lesen mereka.
Perkongsian fail yang cekap dan fleksibel
Ciri Sejarah Versi membolehkan mereka memulihkan fail yang dipadamkan dengan mudah.
Carian maklumat yang dipercepat
Kecekapan carian fail juga telah meningkat dengan ketara. “Carian fail kini 3 hingga 4 kali lebih pantas berbanding dengan dahulu,” kata Ikehata.
Mereka kini boleh menyimpan semua fail di satu tempat dan menikmati tahap kebolehcarian Dropbox yang tinggi.
Manfaat kedua: Produktiviti kerja jarak jauh yang dipertingkat semasa pandemik koronavirus, dengan adanya Dropbox
Peralihan lancar kepada kerja jarak jauh
Kelebihan Dropbox jelas kelihatan walau semasa pandemik COVID-19.
“Kami menganggap peralihan yang lancar kepada kerja jarak jauh sebagai manfaat terbesar Dropbox,”
kata Masakazu Aoki, Pengurus, Bahagian Pentadbiran, Cawangan Antarabangsa, Toda Corporation.
Toda Corporation menggunakan Dropbox Paper untuk pelbagai operasi, termasuk pengurusan jadual, pengurusan tugas dan perkongsian maklumat untuk pekerja yang bekerja dari jauh. Mereka berkata produk ini menggalakkan komunikasi.
“Walaupun Google Calendar juga dapat mengurus jadual, alat itu tidak boleh mengurus tugas untuk setiap ahli individu. Pengurusan kedua-dua perkara tersebut dengan Dropbox Paper mengurangkan kesukaran semasa bertukar apl dan mengesahkan butiran kerja melalui telefon, dengan itu meningkatkan produktiviti kerja jarak jauh,”
kata Aoki.
Interaksi lebih lancar dengan pangkalan dan laman luar negara
Toda Corporation mendapati bahawa Dropbox Paper juga berkesan untuk berkomunikasi dengan pangkalan dan laman luar negara merentasi zon waktu.
Dengan membolehkan pengguna menulis komen dalam satu fail semasa waktu bekerja, kakitangan dapat berinteraksi dengan rapat tanpa perlu menjadualkan mesyuarat pada waktu yang sesuai untuk semua orang.
“Kami menganggap peralihan kami kepada kerja jarak jauh yang lancar semasa COVID sebagai manfaat terbesar Dropbox bagi kami. Dropbox Paper membantu kami menggambarkan aktiviti semasa setiap ahli dan telah meningkatkan produktiviti kerja jarak jauh.”
Masakazu Aoki, Pengurus, Bahagian Pentadbiran, Cawangan AntarabangsaManfaat utama daripada memperkenalkan Dropbox
Ciri carian lanjutan telah meningkatkan kecekapan carian fail dan menghapuskan keperluan untuk merancang struktur folder.
Dropbox Paper telah membantu setiap pekerja menggambarkan keadaan sendiri dan menggalakkan komunikasi dalaman semasa kerja jarak jauh. Alat ini juga memperkemas perkongsian maklumat dengan pangkalan luar negara dan syarikat rakan niaga di zon waktu yang berbeza.
Dengan adanya penyelarasan yang lancar, perubahan fail dicerminkan dengan serta-merta, walaupun semasa lukisan dan fail besar lain dikongsi. Ini memudahkan pengurusan data terkini.