Peralihan Strategik TV Asahi kepada Dropbox: Meningkatkan Kecekapan dan Keselamatan dalam Operasi Media

Cabaran: persekitaran perkongsian fail berasaskan awan diperlukan untuk membantu peralihan kepada tanpa kertas

Ditubuhkan pada tahun 1959, TV Asahi telah berada dalam perniagaan penyiaran selama lebih daripada 60 tahun. Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, TV Asahi juga telah mengembangkan perniagaan TV internet seperti ‘AbemaTV’ dan ‘TV Asahi Douga’ untuk memenuhi keperluan tontonan kandungan yang sentiasa berubah. Manakala, TV Asahi telah meningkatkan jumlah pekerja apabila perniagaan terus berkembang. Secara beransur-ansur, TV Asahi telah memenuhi ruang pejabat fizikalnya dan kekurangan ruang untuk menyimpan pita dan media lain telah menjadi satu masalah. Hajime Yasuda, daripada Jabatan Hal Ehwal Teknikal TV Asahi, menerangkan:

"Kami perlu segera mengurangkan jumlah dokumen kertas yang kami gunakan." Kami telah memperkenalkan pelayan fail dan peranti tablet dalam usaha untuk beralih kepada tanpa kertas, tetapi tidak mudah untuk melepaskan budaya berasaskan kertas yang telah lama wujud, dengan puluhan ribu cadangan rancangan TV yang disalin dan diedarkan di mesyuarat pada hampir setiap minggu."

Proses peralihan kepada tanpa kertas juga mendedahkan masalah tertentu. Apabila kami menemu bual pekerja tentang penggunaan IT, kami mendapati bahawa sebilangan mereka yang tidak dijangka sudah menggunakan alat perkongsian data pengguna secara individu dan dalam jabatan mereka.

"Alat pengguna sering kali kekurangan ciri keselamatan yang diperlukan untuk penggunaan perniagaan dan sukar untuk diuruskan oleh IT secara berpusat. Untuk mengelakkan kebocoran luar dokumen perniagaan seperti kontrak dan invois, serta dokumen penghasilan kandungan seperti cadangan dan skrip, kami memerlukan persekitaran perkongsian data yang formal di seluruh syarikat," kata Yasuda.

Walaupun pelayan fail di premis sedia ada memudahkan penyimpanan fail data, pelayan fail tersebut tidak direka untuk berkongsi maklumat secara fleksibel dengan pihak ketiga seperti agensi pengiklanan dan syarikat penghasilan. Malah, jika seorang ahli kakitangan ingin menyemak dokumen semasa di lokasi, mereka terpaksa meminta seseorang untuk menghantar dokumen tersebut kepada mereka melalui emel. Oleh itu, syarikat memutuskan untuk mempertimbangkan mekanisme perkongsian data baharu bagi perkhidmatan penyimpanan awan yang berorientasikan perniagaan untuk meningkatkan kecekapan operasi dan mengurangkan risiko keselamatan.

Penyelesaian: Penyimpanan dan Perkongsian Fail selamat

Selepas pertimbangan teliti, mereka memilih Dropbox.

Faktor penentu utama ialah berdasarkan hasil tinjauan mereka sebelum ini, Dropbox telah menjadi perkhidmatan awan yang paling banyak digunakan dalam kalangan pekerja TV Asahi.

"Ramai pekerja kami menyukai antara muka yang mudah digunakan dan kami merasakan bahawa pelaksanaan tersebut akan berjalan dengan lebih lancar kerana mereka boleh membiasakan diri dengan Dropbox dengan cepat," jelas Makoto Miyahara dari TV Asahi.

Mereka juga mengambil kira ciri keselamatan Dropbox. Khususnya, di samping pengesahan berbilang faktor dan pengurusan log lanjutan, hakikat bahawa pentadbir boleh memantau penggunaan syarikat secara berpusat memberi mereka ketenangan fikiran.

"Oleh sebab kami boleh memantau perkhidmatan pada setiap masa, kami juga boleh menerapkan dasar tadbir urus dan kawalan. Kami rasa hal ini akan menghalang penggunaan alat pengguna dan juga mewujudkan persekitaran perkongsian data yang pekerja boleh mengakses fail yang disimpan dalam awan pada bila-bila masa, di mana sahaja." — Hajime Yasuda

Dropbox boleh mengendalikan jumlah data yang besar dengan mudah, yang merupakan satu lagi kelebihan besar. Penyiar TV bekerja dalam banyak bidang yang mengendalikan fail dengan kandungan data yang besar, seperti video dan grafik komputer (CG). Sebelum ini, data Asahi TV disimpan pada pelayan fail, tetapi pekerja telah menyatakan bahawa mereka mendapati pelayan fail tersebut menyukarkan mereka untuk berkongsi data secara luaran. "Apabila pengarah membuat penggambaran di lokasi, mereka akan meminta untuk melihat rakaman terdahulu pada masa itu juga, tetapi kami hampir tiada cara untuk memenuhi permintaan mereka. Tetapi Dropbox membolehkan kami untuk pratonton kebanyakan fail kami, walaupun dalam format khusus seperti Avid DNxHD dan Apple ProRes, yang digunakan oleh aplikasi video dan CG. Oleh sebab kami boleh menyemak fail tersebut tanpa memuat turun keseluruhan fail, kami juga boleh melakukannya di lokasi yang mempunyai isyarat internet yang terhad. Kami menilai kebaikan dan keburukan beberapa perkhidmatan, tetapi kami merasakan bahawa Dropbox adalah satu-satunya pilihan kami untuk mengendalikan kandungan video," kata Takatoshi Yamamoto, daripada Pusat Reka Bentuk Korporat TV Asahi.

Keputusan: memperluas Penggunaan Dropbox untuk Video dan Grafik

Hal ini menyebabkan TV Asahi mengguna pakai Dropbox. Mereka sedang‌ melancarkan penggunaan Dropbox di seluruh syarikat. Lesen diedarkan mengikut keperluan setiap jabatan, bermula dengan jabatan CG dan perniagaan internet yang paling memerlukan. Matlamatnya adalah untuk menjadikan operasi di lokasi dan perkongsian maklumat lebih efisien. 

"Saya bekerja dalam penghasilan CG dan kami telah mula menggunakan sistem ini secara menyeluruh. Ia menjadikan komunikasi dengan orang di luar syarikat jauh lebih cekap. Selain fungsi pratonton fail video yang kami sebutkan sebelum ini, Dropbox Transfer juga memudahkan pemindahan fail besar ke dan dari lokasi luar. Keupayaan untuk menetapkan tarikh luput muat turun secara fleksibel sangat berguna. Dropbox juga merupakan pengguna awal teknologi terkini, jadi kami berasa yakin bahawa kami akan dapat membina persekitaran pengurusan dan penyimpanan fail yang selari dengan perkembangan terkini," — Yamamoto.