Kerjasama dengan Dropbox memperkasakan usaha hibah tanah Universiti Florida
Universiti awam utama Florida menggunakan Dropbox untuk menghubungkan pusat pengembangan koperasi di seluruh 67 daerah dan membawa pembelajaran terus kepada penduduk negeri ini.
"Kedengaran seperti ringkas, tetapi Dropbox memang memudahkan kerjasama untuk pekerja. Untuk kebanyakan masa, pengguna boleh mengurus folder dan struktur fail mereka sendiri kerana proses itu adalah mudah untuk mereka."
Produk yang digunakan
Dropbox
Industri
Pendidikan
Saiz
1000+
Lokasi
Gainesville, Florida
Cabaran: Menyatukan kampus melalui teknologi
Dengan kebangkitan kampus satelit dan kerja jarak jauh, banyak universiti sedang cuba mencari jalan untuk meningkatkan kerjasama antara lokasi. Tetapi untuk Universiti Florida, cabaran ini—dan teknologi yang diperlukan untuk menyelesaikannya—adalah sangat penting.
Oleh sebab UF ialah universiti hibah tanah, dari segi undang-undang, mereka perlu mempunyai kehadiran secara fizikal di setiap daerah di Florida untuk menyediakan sumber pendidikan kepada penduduk negeri itu.
Bagi Institut Sains Makanan dan Pertanian UF yang menguruskan kewajipan hibah tanah universiti itu, hal itu merangkumi pusat pengembangan koperasi di setiap satu daripada jumlah 67 daerah di Florida, dan sejumlah 102 kemudahan di seluruh negeri itu.
Bagi pasukan IT Institut itu pula, hal ini memberikan halangan fizikal yang besar untuk kerjasama yang mesti dikendalikan menggunakan teknologi. Tetapi penyeragaman alatan dan proses di seluruh lokasi tersebut boleh menjadi sukar. “Bahagian yang paling sukar dalam perkara yang kita lakukan bukanlah teknologi, tetapi komunikasi,” kata Pengarah IT IFAS, Dan Cromer. “Meminta semua orang mengikuti proses yang sama memerlukan banyak usaha.” IFAS mendapati bahawa, tanpa pilihan mesra pengguna, pekerja beralih kepada akaun Dropbox peribadi untuk mengatasi kekangan jarak di antara mereka. Penyebaran data dan proses merentas sistem telah memberikan kesan negatif terhadap keselamatan dan kerjasama.
"Kami dapat melihat pengguna melengkapkan banyak kerja hebat di Dropbox yang tidak perlu dialihkan kepada alat lain. Pilihan untuk menggunakan Dropbox membolehkan semua kerja hebat itu diteruskan tanpa gangguan dan dengan cara yang paling selamat."
Apabila keperluan kerjasama meningkat, begitu juga penggunaan Dropbox. Akhirnya, sebagai sebahagian daripada inisiatif keselamatan, pasukan IT pusat UF menumpukan perhatian terhadap penggunaan Dropbox yang tidak terurus oleh universiti dan mendapati bahawa terdapat rangkaian kerjasama Dropbox yang kukuh di seluruh universiti. “Dengan alatan yang kami sediakan, pengguna menghadapi masalah dengan perkongsian dasar dan bekerjasama pada jenis fail yang rumit,” kata CIO Bersekutu Saira Hasnain. “Lama kelamaan, pengguna tersebut beralih kepada Dropbox untuk mendapatkan alat yang membolehkan mereka bekerjasama dengan sedikit kerumitan.”
Daripada membuang akses kepada Dropbox—dan meninggalkan aliran kerja dan data pengguna—UF telah membuat keputusan untuk menerimanya dengan melabur dalam akaun universiti.
“Melalui perbincangan dengan pengarah IT, profesor dan kakitangan kami, kami dapat melihat pengguna mencapai banyak kerja hebat di Dropbox yang tidak perlu dialihkan kepada alat lain,” kata CIO, Elias Eldayrie. “Pilihan untuk menggunakan Dropbox membolehkan semua kerja hebat itu diteruskan tanpa gangguan dan dengan cara yang paling selamat.”
Penyelesaian: Jelas, mudah dan selamat
Pelaksanaan UF kini menjangkau lebih 5,000 pekerja. Bagi penyelidik, Dropbox berfungsi sebagai ruang utama untuk kerjasama dalaman dan luaran dalam geran. “Pengguna kami mendapati bahawa penggunaan Dropbox mengurangkan masalah komunikasi yang disebabkan oleh penghantaran dokumen berulang-alik melalui e-mel,” kata Blanchard. Seorang profesor di Kolej Farmasi menggunakan Dropbox untuk bekerjasama dengan penyelidik di Nigeria. Oleh sebab rakan sekerjanya mempunyai akses internet yang lemah dan tidak boleh memuat turun fail video yang besar, ciri dapat menonton video secara terus dalam Dropbox adalah penting. Oleh sebab Dropbox mematuhi HIPAA, penyelidik dalam bidang seperti perubatan boleh menyimpan semua fail mereka—termasuk fail yang mempunyai maklumat sensitif—di satu tempat.
Bagi pasukan IT UF pula, Dropbox memainkan peranan penting dalam pengurusan data dan kerjasama di seluruh universiti. “Kedengaran seperti ringkas, tetapi Dropbox memang memudahkan kerjasama untuk pekerja,” kata Pengarah IT Kolej Farmasi, Lane Blanchard. “Untuk kebanyakan masa, pengguna boleh mengurus folder dan struktur fail mereka sendiri kerana proses itu adalah mudah untuk mereka.” Pekerja di seluruh bahagian IT sebulat suara memuji Dropbox kerana pendekatannya yang mudah, serta latihan dan sokongan yang diperlukan daripada pekerja IT berkurangan. “Saya rasa saya tidak pernah mendapat satu pun aduan tentang Dropbox,” kata Cromer. “Perkara itu jarang berlaku dalam bidang kerja ini.”