A Asahi Television usa o Dropbox para compartilhamento externo seguro e streaming de dispositivos móveis.

Desafio: transmissão descontrolada de dados do consumidor

A Asahi Broadcasting Corporation, uma das principais emissoras de TV da região de Kansai, no Japão, não transmite apenas via sinal de rádio e televisão, mas faz também streaming de programas on-line. A empresa também é dona de conteúdo transmitido nacionalmente, como o painel de programas “Attack 25”, além de formatos de programas como o “Shinkon-san Irasshai!” (Bem-vindos[as], recém-casados!), que oferecem ao público internacional.

Eles transferiram sua infraestrutura de compartilhamento de dados, usada por aproximadamente 700 funcionários, do grupo de trabalho local para um serviço em nuvem em 2013. Durante a migração, uma política de segurança foi configurada para que as informações pudessem ser compartilhadas somente dentro do domínio corporativo. No entanto, eles notaram uma necessidade crescente de compartilhar informações fora da empresa, como explica Chiharu Kiyohara, do departamento de sistemas de informação do escritório de tecnologia: “Normalmente, usávamos e-mails com anexos, mas às vezes era preciso recorrer a serviços de transmissão de dados para arquivos maiores. O departamento de sistemas de informação não pode controlar como os serviços orientados ao consumidor são utilizados. Esse tipo de serviço também dificulta o rastreamento de quem está compartilhando o que, quando e com quem”.

Solução: simplificar a colaboração externa

A transmissão de dados não é a única maneira de disponibilizar arquivos quando fora do escritório. Nos programas que se encontram em produção, os funcionários de vendas da Asahi Broadcasting Corporation armazenam o arquivo de vídeo em seus iPads ou outros tablets, como fariam com um folheto de vendas. Embora os tablets sejam práticos para transportar, eles têm capacidade de armazenamento limitada, o que significa que apenas uma certa quantidade de vídeos de alta resolução pode ser baixada.

“Às vezes, você tem dez vídeos armazenados no seu iPad, mas deseja apresentar outro, que ainda não salvou no dispositivo. Não devemos perder oportunidades por não conseguir acessar determinadas informações. Por outro lado, enviar conteúdo para os serviços do consumidor que não podemos gerenciar também não é algo recomendável. Então, decidimos buscar um armazenamento em nuvem que nos permitisse tanto fazer streaming quanto gerenciar nossas operações”, explicou Kiyohara. 

A Asahi Television Broadcasting Corporation buscou um armazenamento em nuvem que fornecesse também um serviço adequado para a equipe visitar os parceiros de negócios. A equipe realizou testes para determinar a velocidade de sincronização de arquivos grandes e do streaming de vídeos de alta resolução armazenados na nuvem. Após testar vários serviços, eles selecionaram o Dropbox como vencedor.

“Tivemos a certeza de que o Dropbox era a solução de armazenamento em nuvem certa para suprir nossas necessidades internas. É o mais estável para envios e sincronização, além de ser rápido e fácil de usar. Além disso, outros serviços exigem minutos de buffer antes de transmitir vídeos de alta resolução, enquanto no Dropbox isso é instantâneo. O Dropbox também tem sincronização seletiva, então não precisamos nos preocupar com a capacidade. Isso significa que a solução de armazenamento aproveita os recursos de tablets, como o iPad, que são extremamente portáteis e têm uma tela de alta resolução, mas capacidade limitada”, disse Kiyohara.

Resultados: acesso seguro e monitorado do campo

A Asahi Broadcasting Corporation distribuiu licenças do Dropbox para voluntários interessados, principalmente vendedores que usam vídeo de alta resolução em seus destinos e funcionários que usam serviço de transmissão de dados. A satisfação do usuário melhorou graças às estruturas conhecidas de pastas do Dropbox, ao aplicativo de sincronização rápida e ao armazenamento em nuvem com excelente desempenho de streaming. As informações são compartilhadas externamente por meio do compartilhamento de links e das solicitações de arquivos.

“Você pode definir um limite de duração e uma senha para o link, o que lhe permite compartilhar com tranquilidade. Mesmo que a pessoa com quem você está compartilhando não tenha uma conta no Dropbox, configurar o limite de duração e a senha garantem a segurança. Poder solicitar acesso a arquivos para um usuário externo específico também é muito útil”. — Kiyohara

As pastas não são pré-criadas para cada equipe, mas são delegadas a indivíduos ou projetos, para que usem como desejarem. A conta também é gerenciada com autenticação multifator usando o Google Authenticator por motivos de segurança. Os registros de acesso e atividade também são monitorados para atender aos requisitos de auditoria, aumentando o controle sem restringir a liberdade dos usuários em campo.

Atualmente, o departamento de sistemas de informação está trabalhando para fazer uso de APIs, diz Kiyohara. A empresa está trabalhando com seus parceiros para desenvolver um mecanismo a fim de incorporar fluxo de trabalho em sistemas de solicitações internas e anexar arquivos armazenados no Dropbox às solicitações.

"APIs são essenciais para sistemas que lidam com tarefas rotineiras". Tarefas de rotina têm um fluxo fixo, e o envolvimento humano traz riscos de erros operacionais. Podemos resolver esses problemas por meio da automação, então estamos trabalhando atualmente no uso de APIs para fazer exatamente isso”.  — Kiyohara