Como a Cully Automation aproveitou o Dropbox para agilizar os contratos
O trabalho remoto dificulta os processos manuais de gerenciamento de documentos das empresas de engenharia. Mas, com o Dropbox e o Dropbox Sign, a Cully Automation deu passos importantes para agilizar os fluxos de trabalho.
"O uso do Dropbox e do Dropbox Sign foi fundamental para o crescimento e o sucesso da nossa empresa que de outro modo não seria tão eficiente e produtiva."
Desafio
A Cully Automation é uma empresa irlandesa de engenharia que oferece uma gama de serviços que abrangem desde o projeto e a instalação até a automação em larga escala dos processos. A equipe é especializada em planejamento, construção, automação e manutenção de serviços hídricos essenciais na Irlanda.
A Cully Automation conta há alguns anos com o Dropbox para gerenciar a colaboração entre a equipe do canteiro de obras e a equipe do escritório. Mas, com a pandemia da covid-19, a equipe precisou de uma solução para ampliar a colaboração em tempo real que incluísse a assinatura de contratos. Apesar do trabalho remoto dos funcionários, a Cully Automation ainda enviava contratos e documentos para assinatura por e-mails e cartas. Esse processo era caro, desperdiçava tempo valioso dos funcionários e dificultava a proteção do processo de assinatura.
A solução também tinha que levar em conta as equipes que trabalhavam em campo em áreas de baixa largura de banda e que precisam fazer atualizações off-line para serem sincronizadas posteriormente, assim que a conexão fosse restabelecida.
"Com o Dropbox e o Sign trabalhando juntos para criar a primeira solução integrada de armazenamento e assinatura eletrônica de documentos do mundo, a decisão de adotar o Sign foi muito simples."
Solução
Para entrada nos locais de trabalho, todos os visitantes e funcionários tinham de preencher uma pesquisa de retorno ao trabalho e declarar oficialmente que não tinham sintomas de COVID-19. Esse processo rapidamente tornou o método antigo de imprimir, assinar e coletar formulários em papel absolutamente lento e caro. Além disso, a necessidade de assinatura e atualização regular de importantes documentos de saúde e segurança, avaliações de risco e relatórios de dados fazia a empresa lidar com um volume intenso de papel e com atrasos administrativos desnecessários.
Para que funcionários, visitantes e prestadores de serviços assinassem documentos e declarações remotamente, a Cully Automation usou o Sign e o Dropbox. Assim, foi possível criar, assinar e armazenar com segurança documentos legalmente vinculativos em tempo real para cada um dos diferentes canteiros de obra e escritórios. O melhor de tudo foi a configuração rápida e simples. Em alguns dias, as equipes já estavam usando a nova tecnologia.
Resultados
Após altos níveis de adoção e um aumento na velocidade e precisão do processo de declaração de segurança para a COVID-19, as equipes financeira, de RH e de contratos da Cully Automation optaram pela adoção de um fluxo de trabalho semelhante. Agora, todos os processos, incluindo faturamento, recrutamento e contratação, são gerenciados pelo Dropbox e pelo Sign.
Juntas, as ferramentas criaram um espaço único para reunir todos os departamentos da Cully Automation no gerenciamento eficaz de documentos. Do início do projeto à implementação, o Dropbox e o Sign garantem a proteção de todos os documentos em um local de fácil acesso que permite uma melhor colaboração e atualizações em tempo real.
"Não consigo nem imaginar viver sem o Dropbox ou o Sign, eles são absolutamente fundamentais em tudo o que fazemos. Os produtos são parte integral de todo o nosso ciclo empresarial: pré-qualificação, licitação e pós-venda."
David CullyDiretor gerente, Cully Automation Ltd