Japan Translation Center, Ltd.

Desafio: gerenciar e compartilhar contratos

A Japan Translation Center, Ltd. (JTC) foi fundada em 1962, como pioneira na tradução de línguas estrangeiras. Com sede próxima da Torre de Tóquio, no distrito de Higashi-Azabu, no bairro de Minato, em Tóquio, a JTC fornece serviços de tradução e interpretação multilíngue com base no princípio de “tradução humana”.

“Nos últimos anos, temos visto cada vez mais traduções automáticas feitas por IA, mas ainda acreditamos que a tradução humana tem seu valor. Nosso objetivo é fornecer serviços de tradução de alta qualidade que levem em consideração o contexto, os pensamentos e sentimentos do autor, a finalidade do documento traduzido e sua capacidade de persuasão aos olhos do público-alvo”, explica Risa Takabatake, presidente da JTC.

Um dos trunfos da empresa é sua equipe de tradutores experientes. A JTC trabalha com tradutores autônomos por meio de contratos de terceirização, mas enfrentou desafios em relação aos fluxos de trabalho de contratação.

Depois que o candidato envia os documentos necessários e passa no teste de tradução, os termos são acordados e um contrato deve ser assinado antes que ele possa começar a receber trabalhos. No passado, a JTC enviava os documentos do aplicativo como um arquivo ZIP criptografado e protegido por senha, com a senha sendo enviada posteriormente em um processo conhecido como “PPAP” (Protocolo de anexo protegido por senha). No entanto, quando há um grande o número de candidatos, esse processo se torna exaustivo. Ele também implica em riscos à segurança dos dados.

“Os contratos eram mais analógicos: tudo era lacrado, enviado e devolvido por correio, em cópia impressa. Isso significava que, além da carga administrativa, os custo com selos fiscais e postais também eram um problema”, lembrou Takabatake.

A JTC também enfrentou desafios com relação à gestão de documentos. Os contratos de cada tradutor eram arquivados e armazenados em um gabinete físico, que com o tempo se tornou um verdadeiro empecilho. 

“Nem preciso dizer que, para acessar os documentos, tínhamos que estar fisicamente no escritório. Nós percebemos que, para eliminar essas ineficiências, tínhamos que digitalizar nossos documentos e eliminar o uso de papel”, acrescentou Yukiko Masuda, do departamento de Assuntos Gerais da JTC.   

Solução: adotar o Dropbox com o Dropbox Sign para digitalizar o processo de integração dos contratados

“Ao longo do processo, aprendemos a conectar o Dropbox à plataforma de assinatura eletrônica do Dropbox Sign”, explicou Masuda.

Além disso, ao combiná-la com o Dropbox, é possível criar seus fluxos de trabalho ininterruptos: desde a criação e armazenamento de documentos até a solicitação e verificação das assinaturas.

O processo é simples. Basta enviar os documentos a serem assinados, inserir o endereço de e-mail da pessoa desejada e clicar em “Solicitar Assinatura”. Uma vez assinado, o documento é armazenado na sua conta do Dropbox Sign. Você pode acompanhar o progresso, enviar lembretes e gerenciar os direitos de acesso de acordo com as permissões do membro. Usados em conjunto, esses dois serviços atenderam com precisão às necessidades da empresa.

“No início, encarávamos o Dropbox como um meio de mover o servidor de arquivos para a nuvem, mas logo percebemos que com o Dropbox Sign, também poderíamos digitalizar o processo de contratação. Sabíamos que, em algum momento, precisaríamos digitalizar nossos contratos, então essa pareceu ser uma ótima oportunidade”, disse Masuda.

A JTC também ficou impressionada com outros recursos do Dropbox. Eles se adaptaram rapidamente à interface de usuário simples e adoraram a rápida sincronização de arquivos. Outro ponto fundamental foi a segurança, algo inegociável quando se trata de dados confidenciais.

Além do recurso de solicitação de arquivos, que permite receber documentos de terceiros de modo seguro, o Dropbox também conta com a ampla segurança da plataforma. Para evitar acesso não autorizado, o Dropbox usa criptografia individual de 256 bits para cada bloco de servidor onde os dados são armazenados, e a autenticação multifator também está disponível. Isso deu tranquilidade à JTC, pois viram que era um espaço seguro para armazenar seus dados.

Resultado: centralização da gestão de arquivos e aumento da segurança

A JTC já obteve muitos benefícios desde a introdução do Dropbox e do Dropbox Sign.

Eles começaram usando o Dropbox para se comunicar com os tradutores durante o processo de contratação e após. Hoje, eles usam até mesmo as solicitações de arquivos para receber documentos dos candidatos. Durante a integração, eles consolidam e gerenciam os documentos, como inscrições, resultados de testes, documentos de cadastro e contratos, em pastas do Dropbox exclusivas para cada tradutor.

“Nós nos comunicamos com os tradutores enviando links compartilhados com os documentos que colocamos em suas pastas. Costumávamos armazenar nossos documentos em uma mistura de dados e cópias impressas em locais diferentes, mas agora eles estão reunidos em um só lugar, reduzindo o tempo e os esforços de gestão em cerca de 25%. Isso também significa que podemos acessar tudo trabalhando de casa”, disse Takabatake.

A JTC também gerencia o processo de contratação por meio do Dropbox e do Dropbox Sign. Como os funcionários não precisam mais ir ao escritório para aplicar selos oficiais, a empresa agora pode separar melhor os trabalhos de escritório dos trabalhos remotos. Os funcionários também gastam menos tempo enviando documentos e corrigindo erros, o que significa que os contratos podem ser firmados em cerca de metade do tempo. Os tradutores que trabalham com a JTC também saíram ganhando.

Além disso, a JTC viu uma redução de custos significativa após fazer essa mudança. Isso porque, no Japão, as empresas precisam adquirir um selo fiscal de 4.000 ienes para firmar contratos em papel, mas isso não é necessário para contratos eletrônicos. Eles também conseguiram reduzir outros custos, como selos postais, papel, além do espaço físico de armazenamento para os documentos impressos.

“Logo após a implantação, tivemos um grande projeto de tradução que exigiu firmar contratos rapidamente com tradutores de várias áreas de especialidade. Gerenciar esse processo, do recrutamento até a finalização dos contratos, teria sido muito mais difícil sem o Dropbox e o Dropbox Sign. “Conseguimos criar um sistema capaz de responder imediatamente a mudanças repentinas em nossos negócios”, afirmou Takabatake.

A empresa agora planeja migrar gradualmente‌documentos e conteúdos armazenados no servidor de arquivos local para o Dropbox. Após isso, eles não precisarão mais se preocupar em manter os servidores de arquivos locais ou com a perda de dados devido a interrupções. A migração para a nuvem é um passo lógico, pois protege os valiosos ativos de dados que a empresa acumulou ao longo de mais de 60 anos de história. 

A JTC recebeu o selo PrivacyMark, que reconhece que eles adotam as medidas apropriadas para proteger as informações pessoais. Isso significa que o Dropbox é uma ótima opção graças ao seu número considerável de medidas de segurança, mesmo quando comparado a outros serviços de armazenamento em nuvem. A migração para a nuvem também permite aos funcionários visualizar os vários tipos de arquivos necessários ao trabalhar de casa.

A JTC também está analisando o ‌Dropbox Transfer. Ele permite compartilhar arquivos mesmo quando a pessoa em questão não tem uma conta do Dropbox. Como a JTC frequentemente traduz grandes arquivos de vídeo, áudio e outros, a empresa acredita que o Dropbox Transfer será útil ao compartilhar esses arquivos imensos com os tradutores.

Desde a digitalização do processo contratual e a consolidação de dados do tradutor até o gerenciamento e compartilhamento de documentos dentro da empresa, o Dropbox e o Dropbox Sign, sem dúvida alguma, seguirão agregando cada vez mais valor à empresa.