Estudo de caso do Campus de Shonan Fujisawa da Universidade Keio

Desafio: abandonar gradativamente os servidores de arquivos 

O Campus de Shonan Fujisawa (SFC) da Universidade Keio foi fundado em 1990 com o objetivo de promover abordagens inovadoras de ensino a fim de criar um programa de aprendizagem prático, adequado ao século XXI. Sua infraestrutura avançada de ensino foi desenvolvida sob a liderança do Professor Jun Murai, também conhecido como o pai da internet no Japão. Até hoje, o campus desenvolve sua rede digital de modo a garantir a continuidade do suporte às atividades de ensino e pesquisa ali implementadas. 

O sistema de gerenciamento de arquivos, plataforma onde alunos e professores interagem, é parte fundamental disso. Por algum tempo, a Universidade Keio seguiu a política de mesclar servidores de arquivos locais com serviço de armazenamento em nuvem em seus campi. No entanto, os servidores de arquivos locais estavam sofrendo diversas interrupções por ano, e os custos de gerenciamento da carga de trabalho e recuperação só aumentavam. A equipe da universidade percebeu que a infraestrutura estava chegando no limite.

“Preferíamos o armazenamento local principalmente por razões de segurança, mas nos últimos anos o armazenamento em nuvem se tornou seguro o bastante para que possamos confiar nele. Então, sentimos que era hora de transferir praticamente tudo para o armazenamento em nuvem, com exceção de um pequeno número de arquivos”, explicou o professor Jin Nakazawa, da Faculdade de Estudos Ambientais e de Informações do SFC.

Isso levou o SFC a liderar uma revolução na infraestrutura de TI da universidade. A instituição começou a ponderar sobre vários aspectos dessa mudança, incluindo as soluções de armazenamento em nuvem adotadas pelo campus. “Até então, a universidade usava principalmente o Google Drive e o Box, mas não achávamos essas soluções fossem muito fáceis de usar”, disse o professor Nakazawa. Para o SFC, o maior problema era que elas exigiam um navegador para acessar as pastas na nuvem. Como alguns alunos não estavam familiarizados com PCs e a nuvem, o SFC concluiu que precisava de um ambiente intuitivo para todos os usuários. 

 

Solução: simplificar os processos de solicitação de arquivos e armazenamento de dados 

Após analisar as opções disponíveis, o SFC decidiu adotar o Dropbox. Além de segurança avançada e alta capacidade de armazenamento, o corpo docente do SFC avaliou como excelente a interface de usuário do Dropbox. Eles gostaram da forma como as pastas são exibidas na área de trabalho e podem ser usadas como se fossem pastas locais.

Todos os alunos e professores do SFC da Universidade Keio começaram a usar o Dropbox, alcançando o volume de 7.000 licenças ativadas. Após os primeiros meses da implantação, 55 terabytes de dados já haviam sido carregados e utilizados para diversas propósitos.

“Nós não tornamos o Dropbox obrigatório em toda a universidade porque cada um dos nossos professores tem sua própria abordagem para aulas e pesquisas. Em vez disso, temos usado diferentes tipos de armazenamento em nuvem para diferentes fins. Dentro desse ecossistema, o Dropbox é nosso principal espaço de trabalho compartilhado para alunos e professores”, explicou o professor Nakazawa.

O Dropbox nos trouxe muitos benefícios. Por exemplo, as trocas e interações entre alunos e professores ficaram muito mais simples. “Nas minhas aulas, eu uso o Dropbox para compartilhar materiais e arquivos com os alunos e também para facilitar o trabalho em grupo, com as ferramentas de comunicação Slack e LINE”, acrescentou o professor. O SFC também usa o Dropbox como solução de armazenamento de dados para o Slack. 

Os professores do SFC também consideram o Dropbox muito útil ao dar aulas nas escolas de ensino médio afiliadas à universidade. Por exemplo, eles usam o recurso de solicitação de arquivos para coletar tarefas e outros envios necessários. “Ao contrário da universidade, onde alunos e funcionários podem acessar as aulas por meio do sistema de gestão do aprendizado LMS (Learning Management System), as escolas de ensino médio não têm sistemas digitais implantados. Por isso estamos usando o Dropbox para eliminar de vez o uso de papel na entrega de tarefas e trabalhos escolares”, explicou o professor Nakazawa. 

 

Resultado: aceleração da transformação digital 

Para melhorar a usabilidade dos ativos de TI, o SFC também promove a iniciativa BYOD ("traga seu próprio dispositivo", na sigla em inglês), para que os alunos usem seus próprios dispositivos para estudar. Isso levou a grandes mudanças, como a remoção das salas de informática do campus em abril de 2020. E o Dropbox tem sido indispensável para viabilizar a implementação prática dessa iniciativa. 

“A pandemia dificultou as aulas presenciais. No entanto, graças à iniciativa BYOD e ao Dropbox, foi possível manter as aulas on-line sem grandes interrupções”, disse o professor Nakazawa. O Dropbox está revolucionando a transformação digital em termos de aprendizado e sustentabilidade.

E o professor Nakazawa também obteve esses benefícios em suas próprias atividades de pesquisa. Agora ele pode trocar arquivos com pesquisadores no Japão e no exterior com mais facilidade enquanto atua para promover a pesquisa colaborativa.

“Realmente, tornou-se uma ferramenta indispensável”, prosseguiu o professor Nakazawa. 

O Dropbox Paper, por exemplo, que permite que vários usuários editem o mesmo documento na nuvem, provou ser incrivelmente útil. Os professores do SFC também encontraram novas maneiras de otimizar seus esforços de pesquisa com o recurso de lista de tarefas do Dropbox Paper, como coordenar conferências internacionais e verificar as anotações dos organizadores em tempo real.

No futuro, eles planejam aumentar ainda mais a aceitação promovendo o Dropbox no campus. “Ao comunicar os benefícios, esperamos aumentar o número de usuários ativos do Dropbox entre alunos e funcionários”, afirmou Nakazawa. 

A integração do Dropbox com o Canvas LMS, um sistema de ensino à distância que a Universidade Keio introduzirá em breve em seus campi, provavelmente será uma parte fundamental deste plano. Ao conectar o Dropbox e o Canvas LMS, os alunos poderão acessar seus arquivos tanto na plataforma de ensino quanto em seus próprios dispositivos.

O professor Nakazawa está animado: “vamos integrar os sistemas para melhorar a facilidade de uso e expandir ainda mais as possibilidades de ensino e pesquisa.”

Com a ajuda do Dropbox, o SFC usa os serviços em nuvem para impulsionar a transformação digital do ensino e da pesquisa.