Como o Dropbox está auxiliando o primeiro fundo pré-seed exclusivo da Austrália a alcançar grandes conquistas.
A Co Ventures desenvolveu um sistema que permite enviar e acompanhar informações confidenciais, assinar com potenciais investidores e manter um banco de dados histórico robusto.
“O DocSend e o Sign se integram perfeitamente aos nossos fluxos de trabalho, o que nos permite ser mais eficientes e enviar informações com segurança. Caso contrário, não nos sentiríamos confortáveis em compartilhar e fechar negócios com investidores."
Produtos usados
Indústria
Serviços financeiros
Tamanho
2 a 249
Local
Sydney, Austrália
Desafio: lidar com informações confidenciais diante de um grande número de investidores.
A Co Ventures está entre empreendedores e fundadores de um lado, e investidores do outro. Sendo assim, a fundadora Maxine Minter e sua equipe precisavam de maneiras de compartilhar informações confidenciais, como projeções financeiras, roteiros de produtos e dados de mercado. Era necessário assegurar que as pessoas certas tivessem acesso aos dados da empresa, enquanto as pessoas não autorizadas fossem impedidas, além de monitorar os documentos. Com 14 sócios investidores e uma grande comunidade de sócios limitados (limited partners) realizando 30 investimentos de um único fundo, “há uma quantidade enorme de material em circulação o tempo todo”, relata Maxine. "A minimização do risco do conteúdo e a habilidade de compartilhar informações confidenciais são prioridades essenciais para nós."
Simplifique as assinaturas
A Co Ventures também exigia assinaturas juridicamente vinculativas, com rastreamento dos signatários que já assinaram, dos que faltam assinar e de quem visualizou o documento em questão. No mundo do capital de risco em constante movimento, velocidade e eficiência podem fazer toda a diferença entre investir no próximo grande sucesso e perder uma oportunidade valiosa. Por isso, ter uma maneira simples e rápida de identificar quais assinaturas estão pendentes pode valer milhões.
Com uma quantidade significativa de documentos em constante movimento, um sistema que categoriza e arquiva automaticamente documentos preenchidos no local apropriado na nuvem da Co Ventures elimina a burocracia, previne problemas de versões e contribui para manter um banco de dados organizado e seguro.
"Investir tem tudo a ver com confiança, certo? Uma maneira segura de enviar documentos e rastrear quem os visualiza é fundamental para construir e manter essa confiança essencial."
Solução: as integrações do DocSend, do Sign e do GSuite mantêm a coordenação da Co Ventures
As integrações do DocSend, do Sign e do Dropbox GSuite são incorporadas ao fluxo de trabalho diário da Co Ventures, contribuindo para a manutenção de um fluxo mais eficiente de documentos confidenciais.
O DocSend é mais utilizado durante o processo de captação de recursos e também no compartilhamento de material com sócios investidores (venture partners). Ele permite que a Co Ventures gerencie materiais, estabeleça prazos de validade e mantenha as informações nas áreas apropriadas. Usando o DocSend, Maxine e sua equipe podem ter certeza de que um documento confidencial não será compartilhado de forma aberta ou acidental. Elas também criam modelos e utilizam links para agilizar processos, poupando tempo e esforço e evitando complicações. "O DocSend é uma maneira de enviarmos material profissionalmente para parceiros e possíveis colaboradores, que podem ser facilmente armazenados e gerenciados em nossa unidade", diz Maxine.
O Sign resolve tudo
O Sign viabiliza o fechamento de negócios. “É seguro”, afirma Maxine. “É fácil delegar. Não precisar gerenciar manualmente quem já assinou, quem ainda não assinou e quem está hesitando é definitivamente muito útil. A equipe da Co Ventures estabeleceu fluxos de trabalho detalhando o que fazer quando um sócio investidor não assina um documento após determinado período, agilizando o processo de acompanhamento.
A Co Ventures executa centenas de fluxos de trabalho todos os dias em aplicativos como Notion, Canva, Zoom e muitos outros. A integração do Dropbox GSuite ajuda a monitorar, simplificar e manter esses fluxos de trabalho. “Por exemplo, um contrato vai do G GSuite para o Sign”, diz Maxine. "Depois de assinado, ele automaticamente está de volta ao GSuite. Simples assim."
Resultados: conquistar investidores e fechar negócios com facilidade
Os produtos do Dropbox ajudaram Maxine e a Co Ventures a finalizar a última rodada de investimentos. “Esses produtos são parte integrante das funções que desempenham”, conta a fundadora. “Eles cumprem exatamente o que prometem, são tão fáceis que não desperdiço tempo com eles. Não fico naquela agonia pensando sobre recursos. Eles simplesmente funcionam."
A possibilidade de enviar informações a um cliente potencial que anteriormente eram apenas compartilhadas verbalmente é inestimável. O mesmo vale para as análises detalhadas, que permitem que Maxine e sua equipe personalizem uma conversa de acompanhamento e um pitch. Se o investidor potencial passa apenas um minuto visualizando a estratégia de fundos da Co Ventures, Maxine sabe que precisa fornecer um panorama geral. Por outro lado, se ele passa muito tempo olhando o documento, ela pode se aprofundar nos detalhes mais rapidamente.
O processo de fechamento de negócios também se torna mais rápido e eficiente. Após ou mesmo durante uma chamada, Maxine pode acessar o contrato de sócio-investidor padronizado, incluir alguns detalhes importantes, enviá-lo e aguardar o retorno dos documentos assinados. Mais um negócio assinado, selado, entregue e arquivado automaticamente no local correto.
"Alguns materiais que compartilhamos graças ao DocSend não seriam compartilhados se estivessem disponíveis apenas como um PDF ou link no Google Drive. A confiança na confidencialidade das informações impulsiona nossa eficiência de trabalho."
Maxine MinterFundadora e sócia geral da Co Ventures e Co Lab