Space Machines Company economiza custos indiretos em trabalho de suma importância

Histórico

Assim como os carros, os satélites também precisam de manutenção para se manter no espaço. No espaço, a Space Machines Company faz a manutenção desses satélites. Fundada em 2019 na Austrália, a empresa está construindo uma frota de veículos de manutenção capazes de consertar satélites em órbita. Seu mantra? Tornar o espaço mais sustentável prolongando a vida útil da infraestrutura espacial.

Desafio: uma solução de armazenamento simples e segura

A Space Machines Company troca dados e conteúdo com três escritórios em dois países. Ela também colabora com uma rede global de parceiros. Antes, a empresa sofria com pastas compartilhadas desorganizadas, arquivos duplicados e controles de acesso confusos. Ela precisava de uma solução de armazenamento centralizada para facilitar a colaboração.

A segurança e a integridade de dados estavam entre as maiores preocupações. A hospedagem de dados em centros de processamento de dados na Austrália era essencial para cumprir os regulamentos locais. “Trabalhamos com clientes confidenciais. Portanto, a segurança e a integridade de dados são cruciais”, conta Sharmila Fernando, chefe de marketing na Space Machines Company.

A Space Machines Company também precisava de uma solução simples que oferecesse tempo de atividade elevado, envios de alta velocidade e um recurso para controlar a hierarquia de arquivos de maneira centralizada. “Nossos engenheiros trabalham com arquivos grandes de projetos e os compartilham com escritórios globais na Índia e na Austrália. É importante para nós acessá-los o quanto antes para que o trabalho avance sem interrupções”, complementa Fernando. 

Por último, a equipe de operações de negócios da Space Machines Company buscava uma solução com recursos de assinatura integrada. “Antes, trocávamos e-mails com anexos em PDF para as pessoas assinarem. Era comum recebê-los em formato incorreto e uma dificuldade ter que refazer todo o processo”, diz Ben Spoor, diretor de pessoal e chefe de operações de negócios na Space Machines Company. “Na busca por uma solução, o Dropbox foi a única que ofereceu tudo o que precisávamos.”

Solução: hierarquia de arquivos organizada e direitos de acesso predeterminados

A primeira tarefa foi organizar a arquitetura de arquivos e os controles de acesso de maneira clara. Depois disso, foi o momento de migrar os dados da solução anterior. “A seção de Administração do Dropbox é muito fácil de usar, o que tornou a migração bem tranquila. A equipe Dropbox garantiu a transferência segura dos dados, com a estrutura de arquivos e os direitos de acesso intactos”, lembra Spoor.

Depois, a equipe começou a usar o Dropbox Sign para executar documentos. O procedimento é clicar com o botão direito do mouse em um documento, colocá-lo no fluxo de trabalho de assinatura, definir uma ordem de assinatura e enviar. A equipe recebe notificações quando as pessoas o assinam, e a versão finalizada é salva na pasta do Dropbox. “Precisamos de ferramentas assim para otimizar o tempo e o trabalho, o que é importante para o sucesso de uma startup”, conta Fernando.

Por fim, a equipe integrou o Dropbox ao Microsoft Word e ao Google Suite. Dessa forma, os funcionários podem criar documentos da Microsoft ou do Google no Dropbox ou armazenar links externos no sistema de arquivos interno. “O Dropbox oferece várias outras integrações, mas o principal para nós é vincular a ferramenta de armazenamento às ferramentas de edição”, acrescenta Spoor.

Resultados: economia de tempo, manutenção fácil e segurança de dados

Com uma estrutura de arquivos organizada e simples, os funcionários não precisam ficar sempre perguntando onde encontrar ou armazenar as informações. Alguns funcionários gostam de arquivar ativos em pastas, já outros preferem usar a função de busca do Dropbox para localizar documentos.

Com os devidos direitos de acesso configurados, todo mundo pode fazer seu trabalho com facilidade. Os novos membros da equipe são colocados em um grupo predefinido com todos os direitos de acesso necessários, o que simplifica demais a integração dos funcionários.

Assim, a Space Machines Company aumenta a produtividade e economiza tempo.

O novo ambiente de armazenamento mais produtivo também é mais fácil de manter. “Para uma startup que sempre se preocupa com os resultados, o Dropbox acertou em cheio. Não temos recursos para contratar muitas pessoas para cuidar de uma solução de gerenciamento de documentos. Basta uma pessoa para configurar tudo e garantir que a solução funcione sem problemas, o que gera uma economia de custos indiretos”, afirma Fernando. Sendo assim, a empresa também não precisa investir em sessões de treinamento: algumas páginas do wiki são suficientes para integrar a equipe inteira.

Outro grande benefício é a trilha de auditoria organizada para todos os documentos. Esse registro é importante principalmente quando várias partes interessadas externas colaboram em pastas compartilhadas. Alertas automáticos também sinalizam quando alguém transfere os dados por acidente, o que garante a integridade deles. “O Dropbox me proporciona uma supervisão centralizada com esforço mínimo”, continua Spoor.

Os parceiros da Space Machines Company, em especial as agências governamentais, também precisam garantir que os dados estejam seguros. Por essa razão, a residência de dados tem um papel fundamental. Ao manter a conformidade com as leis australianas, a empresa reduz o risco de acesso não autorizado. “Em projetos que exigem bastante sigilo, alguns clientes preferem trabalhar no Dropbox em virtude da segurança e da residência de dados”, revela Fernando.

O Dropbox já passou no teste durante o lançamento do Optimus, veículo orbital de manutenção. A Space Machines Company usou o Dropbox para compartilhar arquivos e definir permissões para várias partes interessadas. A próxima etapa é a missão Space MAITRI. A empresa vai colaborar com a agência espacial da Índia para lançar outro veículo em um foguete indiano, o que vai exigir inúmeros testes antes de validar a espaçonave. Será crucial gerenciar e trocar os dados de testes de maneira eficaz entre as equipes na Austrália e na Índia . “Tivemos uma boa experiência com o Dropbox, então tenho certeza de que tudo correrá bem. Não me preocupo”, acrescenta Spoor.

Com centenas de novos satélites flutuando no espaço, haverá colisão de objetos e acúmulo de dejetos espaciais. A Space Machines Company está se empenhando em manter o espaço sustentável. Com uma solução de armazenamento segura e intuitiva, a empresa está pronta para fazer frente a esse desafio.