Tobishima Corporation visualiza plantas, documentos e outros ativos em tablets a qualquer momento

Desafio: agilizar a busca de informações na unidade 

A Tobishima Corporation queria simplificar o processo de busca de informações na unidade para melhorar a eficiência das operações e cumprir seu objetivo de reformar os padrões de trabalho da organização

A Tobishima Corporation celebrou 135 anos de atividade em 2018. Ao longo de sua história, eles atuaram em alguns dos principais projetos de engenharia civil do Japão, como o túnel Seikan e o túnel subaquático Tokyo Bay Aqua-Line, além de vários projetos de construção e desenvolvimento de infraestrutura social. Nos últimos anos, a organização vem promovendo reformas para “moldar o futuro da construção civil”, explorando tecnologias inovadoras nas áreas de construção civil e prevenção de desastres. “Nosso objetivo é evoluir para o que chamamos de Nova Empreiteira de Negócios. No setor da construção, o desenvolvimento de infraestrutura atingiu o pico em 2020, tornando essencial encontrar uma solução para as longas jornadas de trabalho enfrentadas pelos funcionários. Também percebemos que, para adquirir e desenvolver recursos humanos e assegurar o crescimento futuro dos nossos negócios, precisávamos urgentemente repensar nossos fluxos de trabalho, começando pelo ambiente de TI”, explicou Atsushi Ozawa, da Tobishima Corporation.

Como parte dessa política, a organização distribuiu laptops leves para todos os funcionários, bem como tablets compactos e resistentes à poeira para uso inclusive no canteiro de obras. Isso lhes permitir criar um ambiente de trabalho móvel, não vinculado a um local físico fixo, como o canteiro de obras, o escritório local ou a sede da empresa.

Mas eles precisavam rever a forma de gerenciar os dados acessados em cada dispositivo. Naquela época, documentos como plantas e modelos de construção eram armazenados e gerenciados no NAS (Network Attached Storage), no escritório físico da unidade. No entanto, qualquer divergência nos sistemas operacionais dificultava o acesso dos tablets aos dados do NAS, obrigando os funcionários a retornar ao escritório para acessar os documentos. 

“Como nossos funcionários não tinham acesso às plantas e outros materiais em campo, eles tinham que voltar ao escritório sempre que precisavam checar alguma coisa. Precisávamos armazenar os dados de uma forma que permitisse aos funcionários acessar as informações com mais rapidez e eficiência”, explicou Takahisa Nakaya, também da Tobishima Corporation.

Solução: forma simples para visualizar e compartilhar arquivos grandes

Após analisar as novas opções de armazenamento de dados disponíveis, a Tobishima Corporation escolheu o Dropbox.

“Além da possibilidade de visualizar os documentos nos tablets, o armazenamento em nuvem foi essencial para mitigar o risco de perda de dados devido a falhas do NAS ou por desastres naturais, além de aliviar a carga de manutenção e operação. Escolhemos o Dropbox pela interface simples de navegar e fácil de usar, mesmo para aqueles menos familiarizados com o universo de TI”, explicou Ozawa.

A equipe também se encantou pelo recurso de sincronização diferenciado do Dropbox, que permite enviar com rapidez e segurança arquivos grandes, como dados de CAD e fotos da unidade. Além disso, a capacidade de visualizar arquivos off-line permite que a equipe armazene somente arquivos relacionados aos projetos em andamento em seus dispositivos, liberando espaço para outros aplicativos.

“Todos os nossos gerentes de unidade, inclusive eu, mantemos dados de projetos anteriores em que atuamos para referência de trabalho. Esses dados se acumulam e os serviços de nuvem oferecem maior flexibilidade para aumentar a capacidade de armazenamento em comparação com o NAS, que precisava ser sempre atualizado. Nós gostamos muito disso”, disse Nakatani.

Resultado: busca de informações a qualquer hora, em qualquer lugar e até mesmo compartilhamento de arquivo com empresas externas

Após um período de avaliação bem-sucedido, a Tobishima Corporation iniciou a adoção do Dropbox em toda a empresa.  “Quando preciso verificar uma planta, ir até o escritório requer muito tempo e esforços, especialmente quando estou trabalhando em andares altos. Poder acessar os documentos no meu iPad é bem mais prático. Isso não apenas melhora a eficiência, mas também reduz a carga de trabalho de supervisores (como eu)”, afirmou Yusuke Tanaka.

Também ajuda a equipe a alcançar um ambiente sem papel na unidade. No passado, frequentemente era preciso levar ao canteiro de obras plantas físicas, impressas em plotters, mas hoje isso já não é necessário. “Agora, podemos visualizar tudo no Dropbox, com nossos telefones ou iPads. Isso também evita situações em que imprimimos um projeto, mas precisamos de outro”, explica Tanaka.

O Dropbox também se mostrou útil para empreendimentos conjuntos, que normalmente são usados para projetos no setor de construção civil.

“Em um empreendimento conjunto, é preciso compartilhar dados com várias empresas. No entanto, disponibilizar servidores de arquivos externamente envolve questões de segurança e conformidade. O Dropbox oferece ajustes de configuração detalhados, como privilégios de visualização, para compartilhar arquivos com tranquilidade”, diz Ozawa. 

A Tobishima Corporation também está aproveitando os mesmos benefícios para compartilhar arquivos dentro das empresas do grupo.

Eles pretendem usar o Dropbox para gerenciar um conjunto maior de arquivos no futuro. Primeiramente, planejam começar a usá-lo para fotos. Em cada canteiro de obra, os funcionários tiram muitas fotos todos os dias para registro e relatórios, e criam um logbook para armazenar e gerenciar essas fotos. Anteriormente, essa tarefa contribuía para o aumento da jornada de trabalho. 

“Algumas unidades já começaram a armazenar suas fotos no Dropbox e também terceirizam o gerenciamento de fotos e a criação de logbooks através do Dropbox. Pretendemos implementar isso de maneira mais ampla no futuro para ajudar a reduzir a carga de trabalho do nosso pessoal”, disse Ozawa, que espera com isso reduzir as horas de trabalho. 

Para o futuro, eles também estão considerando eliminar o NAS do escritório e consolidar todos os dados da empresa no Dropbox. “Já migramos os servidores de arquivos para a nuvem e implantamos o Microsoft 365 como nossa ferramenta de comunicação corporativa, tornando a melhora das práticas de trabalho nosso principal foco. Estamos animados para seguir trabalhando com o Dropbox para manter esse conjunto de iniciativas”, concluiu Ozawa.