Toda Corporation
Migração de servidores físicos dos canteiros de obras para o armazenamento em nuvem.
A empresa usa a sincronização rápida de arquivos e as pesquisas avançadas para agilizar o compartilhamento de informações com afiliados internos e externos.
“Muitos problemas e mudanças podem ocorrer durante as obras. Por isso, é fundamental compartilhar informações no local com rapidez. Com a instalação do Dropbox, agora a equipe interna e os afiliados externos, além de várias outras empresas parceiras, conseguem compartilhar arquivos em tempo real.”
Produto usado
Dropbox
Indústria
Construção
Tamanho
Mais de mil funcionários
Local
Japão
Desafio: os servidores físicos disponíveis nos canteiros de obras dificultavam o compartilhamento de informações com partes externas.
A Toda Corporation é uma empreiteira que já completou 140 anos de história. Com operações em construção, engenharia civil, desenvolvimento urbano, imóveis, geração de energia e muito mais, a empresa teve um crescimento constante em diversas áreas.
A Toda Corporation implantava servidores físicos nos canteiros de obras para edição e armazenamento de dados de construção, como desenhos, fotografias e gráficos de processo.
Na etapa de construção, muitos afiliados, incluindo escritórios de gestão de projetos e empresas parceiras, precisam editar e verificar vários tipos de documento, como desenhos, que são atualizados todo dia. Porém, só os funcionários da empreiteira tinham acesso aos servidores físicos.
“Com isso, os funcionários da empreiteira que trabalhavam nos canteiros de obras perdiam muito tempo e dinheiro compartilhando as informações da construção, compactando arquivos com desenhos grandes, enviando-os por e-mail ou por um serviço específico de transferência de arquivos e fornecendo armazenamento de arquivo externo”,
afirma Hiroyuki Ikehata, gerente da Seção 1 de Promoção do Sistema de Produção da Toda Corporation.
No setor de construção, é fundamental poder compartilhar informações com rapidez. A empresa Toda Corporation enfrentava atrasos dispendiosos com o envio de arquivos, como desenhos, para parceiros externos por e-mail.
Com essa forma de operar, também era mais difícil gerenciar os arquivos. Como a empresa recebia quase 100 e-mails por dia, muitos dos quais tinham anexos, o processo de verificar quais eram as versões mais recentes dos desenhos, descompactar arquivos compactados ou protegidos por senha e salvá-los em pastas categorizadas por detalhes de construção era muito complicado.
“No setor de construção, adicionar uma simples linha errada em um desenho pode resultar em custos e retrabalho enormes. Para evitar isso, tínhamos que fazer ligações frequentes para perguntar a hora exata que o e-mail com o arquivo mais recente foi enviado”, lembra Toshihiro Saito, gerente de obras da Toda Corporation que supervisiona canteiros de obras reais.
Os funcionários de vários canteiros de obras também sofriam com erros operacionais que apagavam dados do servidor físico por acidente. Com isso, era necessário recriar os arquivos a partir de versões mais antigas, pois restaurar arquivos excluídos não era fácil. Todo erro gerava mais trabalho.
Solução: o Dropbox foi adotado devido aos recursos de sincronização rápida de arquivos e busca avançada
Nessa época, em dezembro de 2019, a empresa decidiu se mudar para um prédio temporário durante a reconstrução de sua sede. O tópico de resolver problemas existentes surgiu enquanto ela se preparava para essa mudança.
Antes de implementar os servidores em nuvem para os canteiros de obras, a empresa os implementou primeiro para os departamentos internos que estavam de mudança para o prédio temporário.
Além de permitir um compartilhamento de informações mais rápido, essa medida fortaleceu o plano de continuidade de negócios e reduziu o espaço de instalação do servidor de arquivos, criando a base para a implementação nos canteiros de obras da empresa em todo o país.
Até então, a Toda Corporation usava o Google Drive para compartilhar informações entre os grupos de trabalho internos. Porém, como muitas pessoas se preocupavam com a sincronização lenta de arquivos nos computadores e a incapacidade de compartilhar arquivos com várias empresas parceiras externas devido a problemas na hora de cadastrar contas, a empresa começou a procurar uma solução alternativa que melhor atendesse às suas necessidades de trabalho.
“Na época, analisamos duas opções: o Dropbox Business (“Dropbox”) ou um serviço de armazenamento em nuvem de outra empresa. Mas, segundo nossas pesquisas, os dois serviços eram completamente diferentes. O Dropbox era como uma “mesa” na qual várias pessoas podiam trabalhar juntas, enquanto o outro serviço era como uma “gaveta”, na qual podíamos armazenar arquivos já concluídos.
O Dropbox era a opção que melhor atendia à nossa necessidade de editar e compartilhar arquivos regularmente com empresas parceiras”,
lembra Ikehata.
Essa foi a jornada que levou a empresa a adotar o Dropbox. Os fatores decisivos foram a velocidade da sincronização de arquivos, fundamental para compartilhamento e colaboração, e a utilização intuitiva, que permite que a empresa use a ferramenta da mesma forma que usaria uma pasta local.
Resultado: adoção do Dropbox como ambiente padrão em toda a empresa e interação eficaz com as empresas parceiras
Compartilhamento de arquivos eficiente e flexível
Desde que a empresa iniciou essa transição em grande escala há cerca de seis meses, desenhos, documentos e dados armazenados em servidores físicos nas filiais e nos locais de obras e engenharia civil existentes têm migrado para o Dropbox de maneira consistente. A empresa também usa o Dropbox como o aplicativo padrão para novos canteiros de obras. Armazenar arquivos no Dropbox também possibilitou o compartilhamento de arquivos de maneira natural.
Além disso, como é possível emprestar a licença do Dropbox para grandes escritórios de projetos e empresas parceiras, agora a empresa disponibiliza um ambiente no qual todos os membros internos e externos da construção conseguem acessar as informações necessárias para realizar seu trabalho.
“Com a criação de pastas compartilhadas para cada empresa parceira, conseguimos eliminar erros no compartilhamento dos desenhos mais recentes. Também eliminamos o trabalho de gerenciar os arquivos”,
afirma Saito.
Ao criar pastas compartilhadas no Dropbox para cada organizador de reunião e armazenar todos os documentos relevantes nas respectivas pastas, agora a empresa consegue usá-las nas reuniões remotas.
“As operações sem papel ficaram mais rápidas, e temos menos trabalho ao elaborar documentos”,
afirma Koji Sakamoto da Seção de Equipamentos de Construção da Toda Corporation.
Além disso, com o recurso de compartilhamento de links e o Dropbox Transfer, eles conseguem enviar lotes com todos os arquivos relevantes para os afiliados que não receberam uma licença emprestada.
Compartilhamento de arquivos eficiente e flexível
O recurso Histórico de versões permite restaurar arquivos excluídos com mais facilidade.
Busca de informações acelerada
A eficiência da busca de arquivos também aumentou de maneira significativa. “Encontrar um arquivo agora é de três a quatro vezes mais rápido do que antes”, enfatiza Ikehata.
Agora a empresa armazena todos os arquivos em um lugar só e aproveita ainda mais as pesquisas avançadas do Dropbox.
Mais vantagens: melhoria na produtividade do trabalho remoto durante a pandemia de coronavírus, graças ao Dropbox
Transição tranquila para o trabalho remoto
As vantagens do Dropbox foram comprovadas até mesmo durante a pandemia de covid-19.
“Acreditamos que a transição tranquila para o trabalho remoto é a maior vantagem do Dropbox”,
afirma Masakazu Aoki, gerente da Divisão de Administração de uma filial internacional da Toda Corporation.
A empresa usa o Dropbox Paper em várias operações, inclusive no gerenciamento de cronogramas e de tarefas e no compartilhamento de informações para funcionários remotos. Segundo eles, o recurso promove a comunicação.
“Embora o Google Agenda também gerencie cronogramas, ele não gerencia as tarefas de cada membro específico. Com o uso do Dropbox Paper para gerenciar esses dois aspectos, é mais fácil trocar de aplicativos constantemente e confirmar informações de trabalho por telefone, aumentando a produtividade do trabalho remoto”,
diz Aoki.
Fácil interação com canteiros de obra e bases no exterior
A empresa notou que o Dropbox Paper também ajuda na comunicação com canteiros de obras e bases no exterior e em vários fusos horários.
Ao permitir que os usuários façam comentários em um único arquivo durante o horário de trabalho, a equipe consegue interagir de perto sem precisar marcar uma reunião em um horário em que todas as pessoas estejam disponíveis.
“Acreditamos que nossa transição tranquila para o trabalho remoto durante a covid foi a maior vantagem do Dropbox para nós. O Dropbox Paper nos ajuda a visualizar as atividades atuais de cada membro e aumentou a produtividade do trabalho remoto.”
Masakazu Aoki, gerente da Divisão de Administração de uma filial internacionalPrincipais vantagens da implementação do Dropbox
Os recursos de pesquisa avançada melhoraram a eficiência da busca de arquivos e eliminou a necessidade de criar uma estrutura de pastas.
O Dropbox Paper ajudou a visualizar as circunstâncias de cada funcionário e estimulou a comunicação interna durante o trabalho remoto. Também simplificou o compartilhamento de informações com bases no exterior e empresas parceiras em diferentes fusos horários.
Graças à sincronização simples, as alterações feitas nos arquivos são refletidas imediatamente, inclusive no caso de desenhos e outros arquivos grandes, facilitando o gerenciamento dos dados mais recentes.