Designit

Todos os dias, a Designit explora a maneira como as pessoas pensam, comportam-se e interagem com seus ambientes. A empresa de design estratégico usa essa expertise para ajudar marcas ambiciosas a criar produtos, serviços e espaços de alto impacto que as pessoas adoram, porque o que importa para as pessoas importa para os negócios.

A abordagem da Designit que considera as pessoas em primeiro lugar se reflete na cultura da empresa. O mais importante para a Designit é a ênfase na experiência, na flexibilidade e na colaboração dos funcionários. Em 2015, foi isso que abriu o caminho para o Dropbox se tornar o padrão de colaboração da empresa. Depois de descobrir que muitos funcionários já estavam usando contas pessoais do Dropbox, a Designit comprou uma conta corporativa que agora tem quase 1.000 usuários. “Tentamos adotar as ferramentas que os funcionários preferem usar”, conta o diretor executivo global, Kjersti Lund. “Consideramos isso peça fundamental na garantia do bem-estar dos funcionários.”

Mas, conforme a tecnologia evolui, os funcionários também evoluem. Com funcionários espalhados por 16 escritórios, a Designit acabou querendo uma solução simples para permitir que equipes diferentes trabalhassem no mesmo conteúdo em tempo real.

Ela recorreu ao Dropbox Paper, que logo se tornou outro item obrigatório para a colaboração na empresa. “O Paper está em toda parte na Designit”, conta Morten Thomsen, líder global de TI. “E o engraçado é que nunca fizemos uma apresentação a ninguém. Todos sabem como usá-lo porque, além de ser simples, ele funciona exatamente como deveria."

Em toda a Designit, mais de 550 funcionários estão usando ativamente o Dropbox Paper para trabalhar junto em projetos em tempo real e simplificar os fluxos de trabalho. Isso reduziu significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas, como enviar conteúdo por e-mail ou passar instruções de projetos para as equipes. Veja dois exemplos de como as equipes da Designit usam o Dropbox Paper.

A equipe de pesquisa de design

A equipe de pesquisa de design depende mais do Paper durante as fases iniciais de um projeto. Nessas etapas, o foco está em conhecer o máximo possível o desafio que o cliente está enfrentando. "Coordenar pesquisas e processar os dados necessários para realmente entender os desafios de nossos clientes requer atenção aos detalhes", explica James Bailey, pesquisador líder de design. “O Paper facilita o trabalho com dados e chama a atenção para os pontos mais importantes.”

Em particular, recursos como a renderização rápida de links do Dropbox para capturas de tela aceleram todo o processo para a equipe de James. “Isso economiza muito tempo, simplesmente conseguir fazer uma captura de tela, colar um link e pronto, está tudo ali no documento. Eu adoro.” Além disso, a equipe de design usa a ferramenta de destaque para realçar as principais citações da entrevista, que são agrupadas por tema. As tabelas são usadas para comparar as respostas entre diferentes entrevistados, com emojis que ajudam a fornecer dicas visuais.

A equipe de marketing

A equipe de marketing da Designit tem a tarefa de divulgar a empresa e sua perspectiva de design para um público o mais global possível. Isso torna a equipe responsável por tudo, desde mídias sociais a estudos de caso de clientes e conteúdo para o blog de liderança inovadora no Medium. O Paper serve tanto como um recipiente para esse conteúdo conforme é desenvolvido quanto como um local flexível para a coordenação do projeto. “O Paper tem tudo a ver com compartilhamento, por isso torna as atualizações do nosso projeto mais visíveis”, conta Nicole Okumu, diretora de marketing da Designit. “Cada um de nossos 16 escritórios gerencia seu próprio conteúdo, então o Paper torna tudo transparente, deixando nossos escritórios remotos mais autônomos.”

A equipe de marketing também usa o Paper para gerenciar planos semanais para redes sociais. Dentro de cada um desses documentos, os principais elementos de conteúdo, como data de publicação, cópia do conteúdo, intenção temática e imagens, são organizados, juntamente com tarefas diárias e itens de ação para cada postagem. Quando chega a hora de uma postagem ser publicada, o estrategista digital da equipe copia o conteúdo do documento e publica a postagem. “O Paper foi a primeira coisa que a nossa equipe realmente adotou como um substituto para a coordenação por e-mail”, diz Okumu. “Ele vem sem os problemas de controle de versão e facilita a criação de uma abordagem consistente, com a utilização de modelos, onde tudo está em um só lugar.”

A equipe de marketing da Designit está no ritmo de criar mais de 100 ativos de marketing no Paper este ano. Ao reduzir a dependência do e-mail e eliminar problemas de controle de versão, o Paper ajuda as equipes da Designit a permanecerem sincronizadas.

Quem torna todo esse excelente trabalho possível é a equipe de TI da Designit, que gerencia a implementação do Dropbox Enterprise. Como benefício mais importante do Dropbox, a equipe menciona a redução das barreiras à colaboração. “Nossa equipe trabalha constantemente em diferentes países, fusos horários e escritórios", diz Thomsen. "Várias soluções podem acomodar isso agora, mas nenhuma o faz de maneira tão eficiente quanto o Dropbox e o Dropbox Paper.”

Incrível ouvir a equipe de TI dizer isso, que não é um fardo, mesmo para uma conta com quase 1.000 usuários. "Nossos usuários acham o Dropbox muito fácil de usar”, diz Anh Le, administrador global de TI. “Simplesmente não precisamos oferecer muito atendimento.”