Lullabot
A Lullabot usa o Dropbox Paper como um espaço de escritório virtual para administrar os negócios de design e desenvolvimento da web.
Talvez você nunca tenha ouvido falar da Lullabot, mas é provável que conheça sua famosa clientela.
General Electric, NBC, Harvard University e o Grammy Awards recorreram à Lullabot por sua experiência em design e desenvolvimento da web.
Comparada com a lista de seus clientes, a Lullabot passa despercebida. Não existe um escritório. A empresa de 55 pessoas opera remotamente, com representação de todos os cantos dos Estados Unidos. Ainda assim a empresa realiza todo o trabalho, e vai além. Depois que a Lullabot recriou o site da MSNBC do zero, um editor executivo da empresa de mídia disse: “Minha equipe sênior disse que foi a experiência mais gratificante que cada membro teve na carreira, e não é sempre que alguém diz isso”.
Como essa equipe pequena e remota cria sites pesados em multimídia como o Syfy.com, compatíveis com todas as plataformas e dispositivos?
“Obviamente, começa com nosso pessoal”, afirma o diretor executivo e cofundador Matt Westgate. "Somos diferentes. Não ter uma sede nos permite montar uma equipe com as pessoas mais apaixonadas, talentosas e humildes, não importa onde vivam. Estamos tentando ser exemplares em termos de equipe distribuída porque achamos que isso resulta em um trabalho melhor.”
O espaço de escritório virtual da empresa
Mas esse estilo de trabalho tem seus desafios. Westgate afirma que como as pessoas da equipe não podem andar pelo corredor para conversar entre si a empresa acaba tendo a necessidade de ter uma comunicação fortalecida. É por isso que a Lullabot conta com o Dropbox Paper.
“A Lullabot é administrada no Paper, literalmente. Para nós, é mais do que apenas uma ferramenta: ele incorpora a cultura de nossa empresa removendo as barreiras para a colaboração.”
— Matt Westgate, diretor executivo e cofundador da Lullabot
O Paper funciona como o espaço virtual de escritório da Lullabot. “Nenhum sistema de gerenciamento de conteúdo pode estar à altura do que o Paper nos oferece, em termos de comentários, ver quem mais está trabalhando em um documento e enviar notificações importantes”, comenta Seth Brown, diretor de operações.
Ele também traz um pouco de alegria ao trabalho. “Podemos ser realmente iterativos, marcando em negrito isso, destacando aquilo, deixando comentários úteis”, conta Marissa Epstein, designer sênior de experiência do usuário. “Fazemos comentários engraçados também, damos boas risadas e seguimos. É bem divertido."
O processo criativo multifuncional
Claro, o trabalho não se resume a emojis engraçadinhos. Com frequência, os projetos da Lullabot começam com um RFP do cliente. Como os projetos são muito personalizados e complexos, os documentos são extensos e exigem informações de muitas partes interessadas. Dar o ponta pé inicial dos projetos no Paper agora é o padrão na Lullabot. “O fato de o Paper automaticamente criar um espaço wiki e nós conseguirmos atribuir tarefas torna esse processo muito, muito mais fácil”, diz Brown.
Depois de colocar os pingos nesses "is", a equipe de pesquisa do usuário começa a trabalhar para garantir que a Lullabot atenda às metas dos clientes. Pesquisadores, designers e desenvolvedores colaboram no Paper em transcrições de entrevistas de usuários, arquivos InVision, diagramas de arquitetura da web e código para definir a direção e executar qualquer reformulação.
“A interface do Paper é uma metáfora de como trabalhamos, é simples e mínima e nos permite chegar aos verdadeiros detalhes práticos do que é importante. Estou totalmente hipnotizada por ele."
— Maggie Griner, designer de experiência do usuário sênior, Lullabot
Os Lullabots, modo carinhoso para se referir aos funcionários, não são os únicos que usam o Paper. “Um dos meus aspectos favoritos do Paper é que ele dispensa a obrigação de integrar os nossos clientes”, afirma Jared Ponchot, diretor criativo. “Você envia o link do convite e, conforme descobre coisas novas mais você o usa, e a reação imediata dos clientes é "Uau, super simples". A ferramenta foi muito mais bem aceita que outras que experimentamos.”
Foco no que mais importa
Com todo o talento e especialização da Lullabot, o objetivo da Paper é permitir que as pessoas trabalhem da melhor maneira possível. Como o Paper é o espaço de trabalho central para tudo, desde arquivos do InVision até problemas do GitHub, além de se integrar ao Slack, os designers e desenvolvedores trabalham com mais facilidade.
“Não importa no que eu esteja trabalhando, usando o Paper minha mente fica totalmente focada na conversa e meus dedos focados no teclado, em vez de alternar de um para o outro”, afirma Chris Albrecht, desenvolvedor sênior. “Reduzir a alternância de contexto não tem preço.”
Refletindo sobre um projeto de grande escala quando a equipe dependia de PDFs, Griner estima que a equipe tinha 25% a mais de trabalho sem o Paper. Outros membros da equipe dizem que o Paper economiza horas toda semana.
“Economizamos tempo, sem dúvida”, conta Ponchot. “Mas isso realmente não faz jus ao verdadeiro impacto que causa, que é mudar a maneira como pensamos a colaboração. O Paper é especialmente adequado para ser inicialmente usado como uma nota adesiva, destacando os itens mais importantes, e depois como um documento formal. É o lugar de referência para todos os envolvidos.”