Asahi Television ใช้ Dropbox เพื่อการแชร์ภายนอกและการสตรีมบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ปลอดภัย

ความท้าทาย: การส่งข้อมูลผู้บริโภคที่ไม่สามารถควบคุมได้

Asahi Broadcasting Corporation ซึ่งเป็นสถานีโทรทัศน์แนวหน้าในภูมิภาคคันไซของญี่ปุ่น ไม่เพียงแต่ออกอากาศทางโทรทัศน์และวิทยุเท่านั้น แต่ยังสตรีมรายการออนไลน์อีกด้วย นอกจากนี้บริษัทยังเป็นเจ้าของเนื้อหาที่ออกอากาศทั่วประเทศ เช่น รายการ "Attack 25" รวมถึงรูปแบบรายการ เช่น "Shinkon-san Irasshai!" [ยินดีต้อนรับ คู่บ่าวสาว!] ที่พวกเขาแพร่ภาพไปยังผู้ชมต่างประเทศ

บริษัทได้ย้ายโครงสร้างพื้นฐานในการแชร์ข้อมูลที่พนักงานประมาณ 700 คนใช้งาน โดยย้ายจากกรุ๊ปแวร์ในองค์กรไปยังบริการคลาวด์ในปี 2013 ในระหว่างการเปลี่ยนระบบนั้น ได้มีการกำหนดนโยบายการรักษาความปลอดภัยเพื่อให้สามารถแชร์ข้อมูลได้เฉพาะภายในโดเมนของบริษัทเท่านั้น อย่างไรก็ตาม บริษัทสังเกตว่ามีความจำเป็นในการแชร์ข้อมูลภายนอกบริษัทมากขึ้น ดังที่ Chiharu Kiyohara (แผนกระบบสารสนเทศ สำนักงานเทคโนโลยี) อธิบายว่า "โดยปกติแล้ว เราจะใช้ไฟล์แนบในอีเมล แต่บางครั้งเราก็ใช้บริการส่งข้อมูลสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่ แผนกระบบสารสนเทศไม่สามารถควบคุมการใช้บริการที่มุ่งเน้นผู้บริโภคได้ บริการประเภทนี้ยังทำให้การติดตามว่าใครแชร์ไฟล์ใดบ้าง แชร์เมื่อใด และแชร์กับใครบ้างเป็นเรื่องยาก”

วิธีแก้ปัญหา: การทำงานร่วมกันภายนอกที่ราบรื่น

การส่งข้อมูลไม่ใช่วิธีเดียวที่จะทำให้เข้าถึงไฟล์ได้เมื่ออยู่นอกสำนักงาน ในขณะที่รายการอยู่ระหว่างการผลิต พนักงานขายของ Asahi Broadcasting Corporation จะจัดเก็บไฟล์วิดีโอไว้บน iPad หรือแท็บเล็ตอื่นๆ เหมือนกับโบรชัวร์การขาย แม้ว่าแท็บเล็ตจะสะดวกในการพกพา แต่ก็มีความจุที่จำกัด ซึ่งหมายความว่าแท็บเล็ตแต่ละเครื่องสามารถได้รับการถ่ายโอนวิดีโอความละเอียดสูงได้เพียงจำนวนหนึ่งเท่านั้น

“บางครั้ง คุณมีวิดีโอสิบรายการที่คัดลอกไปยัง Apple iPad แต่คุณต้องการแสดงวิดีโอที่ไม่ได้อยู่ในอุปกรณ์ การไม่สามารถนำเสนอข้อมูลได้ไม่ควรนำไปสู่การเสียโอกาส ในทางกลับกัน การอัปโหลดเนื้อหาไปยังบริการลูกค้าที่เราไม่สามารถจัดการได้ก็ไม่ใช่สิ่งที่เราอยากทำ ดังนั้นเราจึงตัดสินใจหาบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่เราทั้งสามารถสตรีมและจัดการเองได้” Kiyohara อธิบาย 

นอกจากนี้ Asahi Television Broadcasting Corporation ยังมองหาบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่เหมาะกับพนักงานที่ต้องไปพบกับพันธมิตรทางธุรกิจด้วย ทีมงานได้ทำการทดสอบบริการหลายแห่งเพื่อระบุความเร็วในการซิงค์ไฟล์ขนาดใหญ่และการสตรีมวิดีโอความละเอียดสูงที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ หลังจากทดสอบแล้ว พวกเขาเลือก Dropbox ให้เป็นผู้ชนะ

“เรามั่นใจว่า Dropbox เป็นโซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่เหมาะกับความต้องการภายในองค์กรของเรา เพราะมีความเสถียรที่สุดสำหรับการอัปโหลดและการซิงค์ อีกทั้งยังใช้งานง่ายและเร็ว นอกจากนี้ บริการอื่นๆ ต้องใช้เวลาบัฟเฟอร์หลายนาทีกว่าจะสตรีมวิดีโอความละเอียดสูงได้ แต่ Dropbox สามารถทำได้เลยทันที Dropbox ยังมีคุณสมบัติการเลือกซิงค์ เราจึงไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความจุ ซึ่งหมายความว่าโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติต่างๆ ของอุปกรณ์แท็บเล็ตอย่างเช่น iPad ซึ่งสามารถพกพาได้แสนสะดวกและมีจอแสดงผลความละเอียดสูง แต่มีความจุที่จำกัด” Kiyohara กล่าว

ผลลัพธ์: เข้าถึงได้อย่างปลอดภัยและมีการติดตามระหว่างอยู่นอกสถานที่

Asahi Broadcasting Corporation แจกจ่ายใบอนุญาต Dropbox ให้กับอาสาสมัครที่สนใจ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นพนักงานขายที่ใช้วิดีโอความละเอียดสูงขณะอยู่ที่หมายและพนักงานที่ใช้บริการส่งข้อมูล ผู้ใช้มีความพึงพอใจมากขึ้นเนื่องจากโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คุ้นเคยของ Dropbox แอปที่ซิงค์อย่างรวดเร็ว และบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์พร้อมประสิทธิภาพการสตรีมที่ยอดเยี่ยม ข้อมูลถูกแชร์ภายนอกผ่านลิงก์ที่แชร์และการขอไฟล์

“คุณสามารถกำหนดเวลาและรหัสผ่านสำหรับลิงก์ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถแชร์ได้อย่างอุ่นใจ แม้ว่าคนที่คุณแชร์ด้วยจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม การตั้งจำกัดเวลาและรหัสผ่านจะทำให้มั่นใจถึงความปลอดภัย ความสามารถในการขอสิทธิ์เข้าถึงไฟล์สำหรับผู้ใช้ภายนอกที่เฉพาะเจาะจงก็มีประโยชน์มากเช่นกัน” — Kiyohara

โฟลเดอร์ไม่ได้ถูกสร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับแต่ละทีม แต่ถูกมอบหมายให้กับบุคคลหรือโปรเจ็กต์เพื่อใช้ตามต้องการ และบัญชีจะได้รับการจัดการด้วยการพิสูจน์ตัวตนแบบหลายปัจจัยโดยใช้ Google Authenticator เพื่อความปลอดภัย นอกจากนี้บันทึกการเข้าถึงและกิจกรรมยังมีการติดตามตรวจสอบเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดในการตรวจสอบ ซึ่งช่วยเพิ่มการควบคุมโดยไม่เป็นการจำกัดเสรีภาพของผู้ใช้เมื่อออกนอกสถานที่อีกด้วย

Kiyohara กล่าวว่าปัจจุบันแผนกระบบสารสนเทศกำลังทำการพัฒนาเพื่อนำ API มาใช้ โดยบริษัทกำลังทำงานร่วมกับพันธมิตรในการพัฒนากลไกเพื่อนำขั้นตอนการทำงานมาใช้กับระบบคำขอภายใน รวมถึงการแนบไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Dropbox ไปกับคำขอ

“API เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับระบบการจัดการงานประจำ ซึ่งงานประจำนั้นมีขั้นตอนที่เป็นแบบแผน และการให้มนุษย์มามีส่วนจัดการนั้นมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานได้ เราสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ด้วยระบบอัตโนมัติ ตอนนี้เราจึงกำลังพัฒนา API ให้มาตอบโจทย์ในเรื่องนี้”  — Kiyohara