Bond เพิ่มความคล่องตัวให้กระบวนการจ้างงานของตน

ความท้าทาย: 

 

พันธกิจของ Bond คือการเร่งสร้างนวัตกรรมทางการเงินและการเข้าถึงเงินทุน Bond ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์ทางการเงินที่เป็นไปตามข้อกำหนดได้อย่างง่ายดาย ด้วยการทำให้การบูรณาการกับธนาคารและผู้ให้บริการทางการเงินที่มักจะล้าสมัยมีความเป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้น เมื่อเผชิญกับการเติบโตขึ้นอย่างมหาศาลซึ่งส่งผลให้จำเป็นต้องมีการจ้างงานอย่างรวดเร็ว Bond จึงใช้ DocSend เพื่อแบ่งปันข้อมูลอย่างปลอดภัยกับผู้สมัครงานที่มุ่งหวังในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์และกระบวนการจ้างงาน

 

ก่อนที่จะใช้ DocSend นั้น Brittney Harvey ซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรของ Bond จะส่งชุดเอกสารการสรรหาบุคลากร ตลอดจนแบบทดสอบสำหรับตำแหน่งที่เปิดรับให้กับผู้สมัครงานในรูปแบบไฟล์แนบอีเมลหรือไฟล์ Google Drive ในอุตสาหกรรมที่มีความอ่อนไหวสูงและตลาดที่มีการแข่งขันสูง บางครั้ง Brittney ก็กังวลว่าข้อมูลอาจตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่พึงประสงค์ ความกังวลนี้นำไปสู่การค้นหาโซลูชันที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับการแบ่งปันเอกสารกับบุคคลภายนอกในระหว่างกระบวนการจ้างงาน

 

การสร้างฟังก์ชันการสรรหาบุคลากรในบริษัทสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตนั้นไม่ใช่งานง่ายเลย สำหรับ Brittney เธออยากดูแลให้แน่ใจว่าความปลอดภัยและความสะดวกเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกเมื่อแบ่งปันข้อมูลกับเหล่าผู้สมัคร ในระหว่างกระบวนการสัมภาษณ์เบื้องต้นที่ Bond นั้น Brittney จะส่งชุดเอกสารแนะนำภาพรวมซึ่งอธิบายข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับบริษัทและผลิตภัณฑ์ บางครั้งผู้สมัครอาจจะไปสัมภาษณ์งานกับบริษัทคู่แข่งหรืออาจจะมาจากอุตสาหกรรมที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ชุดเอกสารแนะนำผลิตภัณฑ์เหล่านี้จะต้องปลอดภัยและไม่ตกไปอยู่ในมือของผู้ที่ไม่พึงประสงค์

วิธีแก้ปัญหา:

 

ทีมได้หันมาใช้โซลูชันการแบ่งปันเอกสารอย่างปลอดภัยของ DocSend เพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในเอกสารการนำเสนอและกรณีศึกษาที่ส่งไปให้กับผู้สมัครในระหว่างกระบวนการจ้างงาน

 

DocSend ทำให้ Brittney สามารถฟื้นคืนการรักษาความปลอดภัยและการควบคุมผู้ที่เข้าถึงข้อมูลของบริษัทกลับมาได้อีกครั้ง "ฉันชอบการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ฉันได้รับ ฉันสามารถตรวจสอบยืนยันเพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครที่กำลังดูเอกสารอยู่นั้นมีรายชื่ออยู่ในระบบการติดตามผู้สมัครของเราด้วยได้" Brittney กล่าว หาก Brittney จำเป็นต้องอัปเดตเอกสารหลังจากที่ส่ง เธอก็แค่ทำการแก้ไขเพียงครั้งเดียว จากนั้นระบบจะเปลี่ยนเวอร์ชันของไฟล์โดยอัตโนมัติ ดังนั้น Brittney จึงมั่นใจได้ว่าเธอจะส่งเอกสารประกอบการสรรหาบุคลากรเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

 

การติดตามผลกับผู้สมัครที่สนใจในเวลาที่เหมาะสม

ด้วยกระแสการทำงานระยะไกลที่เติบโตเร็วขึ้นและตัวเลือกงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับผู้หางาน ตลาดการจ้างงานจึงคึกคักและมีผู้สมัครยื่นใบสมัครเข้ามามากกว่าที่เคย สำหรับเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากร การติดตามผลกับผู้สมัครที่สนใจในช่วงเวลาที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างน่าเหลือเชื่อ ก่อนที่จะใช้ DocSend ทาง Brittney เองก็ประสบกับความยากลำบากในการพิจารณาว่าผู้สมัครรายใดมีความสนใจอย่างแท้จริง ด้วย การวิเคราะห์ของ DocSend ทำให้ Brittney ได้รับข้อมูลการวิเคราะห์และการแจ้งเตือนแบบหน้าต่อหน้าเมื่อมีคนกำลังดูเอกสารที่เธอแบ่งปันไปให้ ซึ่ง Brittney สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อติดตามผลในช่วงเวลาที่เหมาะสมได้ ในช่วงที่ Bond เป็นตัวเลือกอันดับแรกของผู้สมัคร ยิ่ง Brittney สามารถติดตามผลกับพวกเขาได้เร็วเท่าไร โอกาสที่จะได้รับการตอบรับในแง่บวกก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

 

การเพิ่มอัตราการมีส่วนร่วมของผู้สมัครขึ้น 25% และการรักษากระบวนการจ้างงานที่ยุติธรรม

เมื่อผู้สมัครผ่านการคัดกรองเบื้องต้นจากเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรแล้ว สำหรับบางตำแหน่ง ขั้นตอนต่อไปมักจะเป็นการทดสอบโดยให้แบบทดสอบกลับไปทำ ก่อนหน้านี้ Brittney แบ่งปันแบบทดสอบกับผู้สมัครในรูปแบบเอกสาร Google อย่างไรก็ตาม เธอตระหนักว่า "ฉันพบว่าฉันไม่สามารถติดตามได้ว่าใครดูหรือไม่ได้ดูเอกสารนั้น" เมื่อไม่สามารถติดตามการมีส่วนร่วมกับแบบทดสอบของผู้สมัครได้ Brittney ก็ประสบปัญหาในการจัดลำดับความสำคัญของผู้สมัครที่จะติดตามผลด้วย

 

ตอนนี้เมื่อใช้ DocSend แล้ว Brittney สามารถดูได้ว่าช่วงนี้มีคนใช้เวลาดูแบบทดสอบบ้างหรือไม่ หากผู้สมัครคนใดยังไม่ได้เปิดดูแบบทดสอบนั้น Brittney สามารถติดต่อพวกเขาไปเพื่อตรวจสอบยืนยันความสนใจในตำแหน่งงานนั้นๆ ได้ "DocSend ช่วยให้เราเพิ่มจำนวนผู้ที่ตอบสนองต่อแบบทดสอบของเราได้ 25% เพราะฉันสามารถติดตามผลได้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม"

 

ระดับการป้องกันเพิ่มเติมใน DocSend ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้สมัครแบ่งปันแบบทดสอบกับผู้อื่นที่สนใจตำแหน่งที่กำลังเปิดรับ Brittney สามารถกำหนดวันที่หมดอายุของลิงก์ได้ รวมถึงปิดไม่ให้ดาวน์โหลดแบบทดสอบนั้นได้อีกด้วย ด้วยการป้องกันไม่ให้ส่งเอกสารไปยังผู้อื่นได้ Brittney จึงสามารถทำให้กระบวนการจ้างงานยุติธรรมสำหรับผู้สมัครที่มุ่งหวังทุกคนอยู่เสมอ

การวิเคราะห์เพื่อช่วยเตรียมการสนทนากับผู้สมัคร

ในฐานะเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรหรือผู้จัดการฝ่ายจ้างงาน อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในการที่จะรู้ว่าผู้สมัครมีความคุ้นเคยกับบริษัทของคุณเพียงใด หรือในการคาดการณ์ว่าพวกเขาอาจมีคำถามอะไรบ้างเมื่อเข้าสู่การสัมภาษณ์ เช่นเดียวกับที่ผู้สมัครต้องการสร้างความประทับใจแรกในเชิงบวก นายจ้างก็ต้องการทุ่มเทอย่างเต็มที่ในระหว่างขั้นตอนการสัมภาษณ์เพื่อรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้เช่นกัน

 

Brittney และผู้จัดการฝ่ายจ้างงานของ Bond สามารถทำการสัมภาษณ์แต่ละครั้งได้โดยที่รู้สึกว่าตนเองมีการเตรียมพร้อม เพราะทราบว่าผู้สมัครน่าจะสนใจสิ่งใดเกี่ยวกับบริษัท และอาจจะมีคำถามในเรื่องใด ตัวอย่างเช่น ก่อนการสัมภาษณ์ Brittney อาจเห็นว่าผู้สมัครใช้เวลาไปกับสไลด์วัฒนธรรมของ Pitch Deck การสรรหาบุคลากรนานกว่าสไลด์อื่น ดังนั้นเธอจึงรู้ว่าในการสนทนากับผู้สมัคร เธอต้องเน้นไปที่องค์ประกอบเหล่านี้ "การที่สามารถเห็นได้ว่าผู้สมัครสนใจอะไรมากที่สุดเป็นสิ่งสำคัญมาก ฉันสามารถแจ้งให้ผู้สัมภาษณ์คนอื่นๆ ทราบได้ว่าควรเน้นพูดคุยเรื่องอะไร หรือผู้สมัครอาจถามคำถามเกี่ยวกับอะไรบ้าง" Brittney กล่าว

 

ในตลาดงานที่มีความผันผวนอยู่ตลอดเวลา อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าผู้สมัครจะตัดสินใจอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออาจมีข้อเสนออื่นๆ ให้พิจารณาด้วย เมื่อทราบว่าผู้สมัครที่เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ มีแนวโน้มที่จะลงนามในสัญญาเพื่อรับข้อเสนอหรือไม่ ก็ช่วยให้เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรทราบว่าควรใช้เวลาไปกับเรื่องอะไรบ้าง สำหรับ Brittney เธอสามารถวัดความสนใจของผู้สมัครในขั้นตอนท้ายๆ ของกระบวนการจ้างงานได้ด้วย DocSend "ฉันชอบที่ฉันสามารถแจ้งให้ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานทราบข่าวดีได้เมื่อผู้สมัครที่เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ ที่ได้รับข้อเสนอจากหลายบริษัทกลับมาดูเอกสารของเราอีกครั้ง นั่นหมายความว่าพวกเขายังคิดถึงเราอยู่ และตอนนี้อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะโทรหาพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขามีคำถามใดๆ หรือไม่" Brittney ใช้ DocSend เป็นตัวบ่งชี้เบื้องต้นให้กับผู้จัดการฝ่ายจ้างงานว่าผู้สมัครมีแนวโน้มที่จะลงนามในจดหมายเสนองานหรือไม่

 

Dropbox จัดเก็บเอกสารของพนักงานไว้อย่างปลอดภัยหลังจากกระบวนการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงาน

เมื่อพนักงานใหม่เริ่มต้นทำงานที่บริษัท ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะนำพวกเขาเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบและลงนามในเอกสารเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานมากมายหลายฉบับ ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องสามารถพึ่งพาแพลตฟอร์มระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยเพื่อจัดระเบียบไฟล์และเอกสารเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานได้

 

สำหรับ Bond เมื่อมีพนักงานใหม่มาร่วมงาน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเก็บรวบรวมเอกสารเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานใหม่ ทั้งหมดโดยใช้ Dropbox "เราใช้ Dropbox ในการจัดการเอกสารของพนักงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นจดหมายเสนองาน ข้อตกลงที่ลงนามแล้ว และเอกสารอื่นๆ ทุกอย่างที่คุณจะนึกออกว่าเคยลงนามไปในฐานะพนักงาน" Bond อาศัยความสามารถด้านการซิงค์ไฟล์และความสามารถด้านพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยของ Dropbox ในการจัดเก็บเอกสารภายในทั้งหมดไว้อย่างปลอดภัย เพื่อให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ "เราชอบมากที่ Dropbox ช่วยจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดที่มี และเราสามารถจัดเรียงโฟลเดอร์ได้อย่างง่ายดาย ทีมกฎหมายของเราใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Dropbox เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีเพียงคนที่เหมาะสมเท่านั้นที่เข้าถึงเอกสารภายในได้" สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่าง Bond ความปลอดภัยและความเรียบง่ายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแบ่งปันไฟล์ระหว่างเดินทาง

 

ที่ Bond ในขณะที่เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรใช้ DocSend ในการแบ่งปันเอกสารที่ละเอียดอ่อนกับผู้สมัครอย่างปลอดภัย ทีมทรัพยากรบุคคลก็จะจัดเก็บสัญญาพนักงานที่ลงนามแล้วไว้อย่างปลอดภัยใน Dropbox เมื่อใช้ร่วมกัน ผลิตภัณฑ์ทั้งสองนี้ช่วยให้ทีมบุคลากรของ Bond ทำงานได้อย่างราบรื่น ในขณะที่องค์กรก็เติบโตและขยายขนาดอย่างต่อเนื่อง