Digital Yalo ปรับปรุงการทำงานร่วมกันให้ดีขึ้นและลดต้นทุนด้วยการใช้ Dropbox

ข้อมูลพื้นฐาน

Digital Yalo เป็นเอเจนซี่ที่ให้บริการอย่างเต็มรูปแบบที่มีคนกลุ่มน้อยเป็นเจ้าของแบบ 100% ซึ่งนำเสนอแคมเปญการตลาดที่สร้างสรรค์ กลยุทธ์การสร้างแบรนด์ บริการออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์ โดยมีพนักงานกว่า 40 คน ที่ประกอบด้วยนักแก้ปัญหา นักทำสีภาพ ผู้ฟัง โค้ช ชาวนา และนักดนตรี ที่ได้รับแรงบันดาลใจจากภาพยนตร์ ศิลปะ ดนตรี และกีฬาในการเข้าถึงประสบการณ์จริงของมนุษย์เพื่อยกระดับแบรนด์ไปอีกขั้น

ความท้าทาย: ประสิทธิภาพที่สวนทางกับระบบพื้นที่จัดเก็บไฟล์

ตั้งแต่แรกเริ่ม Arnold Huffman ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Digital Yalo และทีมงานของเขามีความภาคภูมิใจในการใช้แนวทางการบริการลูกค้าที่ไม่เหมือนใคร โดยมุ่งเน้นให้ลูกค้าได้รับผลิตภัณฑ์ที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล 

หลังจากได้พบกับการเติบโตแบบธรรมชาติ รวมถึงการควบรวมและซื้อกิจการมาบ้าง สิ่งนี้จึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น การมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพนั้นสวนทางกับระบบจัดเก็บไฟล์และการส่งมอบที่ยุ่งยากของ Digital Yalo

เอเจนซี่โฆษณาอย่าง Digital Yalo สามารถเปลี่ยนจากการทำงานกับเนื้อหาวิดีโอไปเป็นเอกสาร Word ได้ภายในวันเดียว

เอกสารและไฟล์ทั้งหมดได้รับการจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของ Huffman มานานหลายปี แต่ระบบนั้นทำให้เกิดปัญหาคอขวดเนื่องจากมีการจ้างคนจำนวนมากขึ้น และเอกสารทุกฉบับจะต้องผ่าน CEO ในเอกสารเดียวกันกลับมีคนหลายคนที่ต้องการเข้าถึงเอกสารนี้ และพวกเขาทั้งหมดจะแบ่งปันข้อมูลผ่านทางอีเมล ซึ่งจะทำให้รายละเอียดสำคัญหายไป 

Huffman กล่าวว่า "เมื่อองค์กรเราเติบโตขึ้น เราก็ต้องพัฒนาระดับเทคโนโลยีของเราให้สามารถเติบโตได้ และนี่คือจุดที่ Dropbox จะเข้ามาช่วยได้"

Brandon Bradford รองประธานฝ่ายปฏิบัติการ เป็นผู้นำในการผลักดันเพื่อสร้างกระบวนการที่จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างอิสระขณะที่ทำงานร่วมกับลูกค้าภายนอก

โซลูชัน: การเปลี่ยนจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มได้อย่างราบรื่น

ด้วยการควบรวมกิจการที่เกิดขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Digital Yalo มีแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบกระจายศูนย์หลายแห่ง ไม่ว่าจะเป็น Dropbox, Box และ Microsoft ในภารกิจเพื่อลดความซับซ้อนและผสานรวมการทำงานร่วมกัน Digital Yalo หันไปหาผู้ขายจากบริษัทภายนอกและพันธมิตรด้านเทคโนโลยีอย่าง Positive Results เพื่อช่วยเลือกบริการที่เหมาะสม 

Positive Results สาธิตเครื่องมือหลายอย่าง ได้แก่ Google, Box และ Dropbox โดยก่อนที่จะตัดสินใจเลือก สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจขั้นตอนการทำงานที่สำคัญที่สุดต่อการดำเนินธุรกิจ ซึ่งตรงนี้มีการแบ่งหน้าที่หลักๆ ออกเป็นสามอย่าง 

อย่างแรกคือ พวกเขาจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ และให้สิทธิ์การเข้าถึงและอนุญาตให้ใช้ข้อมูลที่สำคัญต่อบทบาททางธุรกิจได้โดยไม่ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญด้านไอที 

อย่างที่สอง ในฐานะเอเจนซี่ด้านการตลาดและกลยุทธ์ พวกเขามีการทำงานร่วมกับลูกค้าเป็นประจำ ดังนั้น พื้นที่ทำงานดิจิทัลแบบส่วนตัวสำหรับลูกค้าที่สามารถกำหนดค่า จัดการ และใช้ได้ง่ายนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสูงสุด

และสุดท้าย พวกเขาต้องการความสามารถในการผสานการทำงานบริการพื้นที่จัดเก็บเอกสารกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ที่ใช้อยู่แล้ว ผลคือ Dropbox เป็นเครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้ดีที่สุด

Dennis Kyle ซึ่งเป็น CEO ของ Positive Results กล่าวว่า "เราแนะนำ Dropbox เนื่องจากความร่วมมืออันเหนียวแน่นของเรา ความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์ม และความสามารถของเราในการย้ายข้อมูลที่มีเป็นจำนวนเทราไบต์จาก Box ไปยัง Dropbox ได้ภายในไม่เกินหนึ่งสัปดาห์โดยไม่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานในทุกวันหยุดชะงัก" "เราได้ช่วย Digital Yalo ออกแบบกลยุทธ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับการออกแบบระบบ กลยุทธ์การนำไปใช้งาน การย้ายข้อมูลทางเทคนิคและการเตรียมความพร้อม รวมถึงการฝึกอบรมผู้ใช้และผู้ดูแลระบบ

นอกจากนี้ Dropbox ยังนำเสนอระบบโครงสร้างไฟล์ที่ทุกคนที่ Digital Yalo คุ้นเคย ซึ่งช่วยลดเวลาในการเรียนรู้เครื่องมือใหม่ได้อย่างมาก

วิธีนี้ช่วยให้หลายคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ได้ ทำให้ Digital Yalo ไม่จำเป็นต้องรวบรวมเอกสารที่มีการอัพเดทจากการแก้ไขทีละน้อยที่ส่งทางอีเมลอีกต่อไป การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มหาศาล 

ตอนนี้ลูกค้าแต่ละรายมีโฟลเดอร์ที่แบ่งปันพร้อมโฟลเดอร์ย่อยสำหรับพนักงานภายใน และโฟลเดอร์ย่อยสำหรับไฟล์ที่สามารถแบ่งปันกับลูกค้าได้ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนแยกกันได้ และสามารถแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้าและทีมบริการที่เกี่ยวข้องได้ และทีมงานเองก็ยังใช้ Dropbox Sign เพื่อขอให้ลงนามเอกสารที่จำเป็นภายในขั้นตอนการทำงานที่ทำอยู่ ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญในการกำจัดปัญหาคอขวดในการอนุมัติเมื่อทีมมีจำนวนคนมากขึ้น

Digital Yalo ใช้ประโยชน์จากการผสานการทำงานของ Dropbox กับ Asana, Smartsheet และ Zoho โดยมีการใช้การผสานการทำงานเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือจาก Positive Results

เมื่อ Digital Yalo เข้าซื้อเอเจนซี่เล็กๆ สองแห่ง ได้แก่ Ninja Multimedia และ My Friend's Nephew พวกเขาก็ได้ร่วมมือกับทีม Positive Results อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการย้ายข้อมูลจะไม่ส่งผลกระทบต่อการทำงานในแต่ละวันของทีม Digital Yalo โดยพวกเขาร่วมมือกันในการย้ายข้อมูลที่สำคัญและรวมทุกอย่างสำหรับแบรนด์ที่เป็นหนึ่งเดียวไว้ใน Dropbox

ผลลัพธ์: ย้ายข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น

การย้ายข้อมูลจาก Box ไปสู่ Dropbox ช่วยให้ Digital Yalo ประหยัดค่าธรรมเนียมสิทธิ์การใช้งานรายปีได้ประมาณ 57% และพวกเขายังประเมินการประหยัดทรัพยากรได้ 14% จากเวลาที่ใช้ในการไปมาระหว่างแพลตฟอร์มและการค้นหาส่วนย่อยของเอกสารที่มีการอัพเดท

เมื่อพวกเขาเติบโตอย่างต่อเนื่อง Digital Yalo ก็มั่นใจว่า Dropbox จะมอบประสิทธิภาพที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ Huffman กล่าวว่า "จะต้องมีอะไรสักอย่างเกิดขึ้นเสมอ" "งานของเราคือการรู้ถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นตรงนี้ และเครื่องมืออย่าง Dropbox ก็ช่วยให้เราทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วผ่านการทำงานร่วมกัน"

ท้ายที่สุดแล้ว ตัวชี้วัดความสำเร็จก็คือผลตอบรับของทีม Dropbox ทำให้ขั้นตอนการทำงานของทุกคนง่ายและราบรื่นขึ้น ช่วยให้พนักงานของ Digital Yalo เข้าถึงสิ่งที่แบรนด์ต่างๆ ต้องการได้เร็วกว่าที่เคย

Huffman กล่าวว่า "Dropbox เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทำให้เราทำงานร่วมกับลูกค้าในลักษณะที่สอดคล้องและดำเนินไปพร้อมกัน" "ซึ่งช่วยให้เราสามารถจัดการกับการส่งมอบและการแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อให้เราไปถึงจุดหมายหรือสำเร็จลุล่วงได้รวดเร็วยิ่งขึ้น"