วิธีที่บริษัทอสังหาริมทรัพย์ดิจิทัลใช้สถานที่ทำงานอัจฉริยะเพื่อรักษาความคล่องตัว

Exporo เป็นตลาดซื้อขายออนไลน์ฟรีแสนสะดวกที่ให้นักลงทุนเอกชนสามารถลงทุนขนาดใดก็ได้ในโปรเจ็กต์อสังหาริมทรัพย์ โดยก่อนที่แพลตฟอร์มนี้จะถือกำเนิดขึ้น บริษัทอสังหาริมทรัพย์ต้องอาศัยธนาคารเพื่อขอสินเชื่อหรือพึ่งพานักลงทุนรายใหญ่เพื่อเริ่มต้นโปรเจ็กต์ต่างๆ และปัจจุบันนี้ Exporo ได้เติบโตขึ้นจนมีพนักงานกว่า 200 คนทั่วโลก

 

Exporo วางแผนสำหรับการเติบโตอันรวดเร็วโดยสร้างโมเดลธุรกิจดิจิทัลที่ใช้เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลอันคล่องตัว ซึ่งจะขยายขนาดไปพร้อมกับบริษัท โดย Exporo เชื่อว่าธุรกิจที่ต้องการตอบสนองอย่างฉับไวและยืดหยุ่นต้องออกแบบกระบวนการต่างๆ ให้สอดคล้องกัน ดังนั้นจึงเป็นเหตุผลที่โมเดลการทำงานที่ยืดหยุ่น เวลาทำงานแบบอะซิงโครนัส และความเชื่อมั่นต่อสมาชิกในทีมเป็นส่วนหนึ่งของค่านิยมพื้นฐานของบริษัท กล่าวคือ งานของทีมมีความสำคัญมากกว่าสถานที่หรือวิธีในการดำเนินงาน ซึ่ง Exporo ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ของ Dropbox เป็นศูนย์รวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดและปูทางไปสู่ความสำเร็จของบริษัท

การเชื่อมโยงผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในและภายนอกทั้งหมดบนแพลตฟอร์มเดียว

 

เนื่องจาก Exporo มีสมาชิกในทีมและพาร์ทเนอร์ของบริษัทอื่นอยู่ทั่วโลก จึงจำเป็นต้องมีวิธีสื่อสารและสร้างสรรค์ผลงานจากระยะไกล และ Dropbox ก็ช่วยให้การทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมภายในกับพาร์ทเนอร์ภายนอกเป็นไปอย่างราบรื่น โฟลเดอร์ที่แบ่งปันช่วยให้พนักงานสามารถสร้างพื้นที่สำหรับจัดระเบียบองค์ประกอบต่างๆ ของงานที่ทำในทุกๆ วันได้ จากนั้น พนักงานก็สามารถใช้ Paper ดำเนินงานหลากหลายแบบได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่เขียนโครงร่างคร่าวๆ ไปจนถึงวางแผนโปรเจ็กต์โดยละเอียด นอกจากนี้ Dropbox ยังช่วยให้สมาชิกในทีมมารวมตัวกันได้แบบเรียลไทม์หรือแบบอะซิงโครนัส เพื่อทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบอินเทอร์แอคทีฟได้อีกด้วย

 

การใช้ Dropbox ช่วยให้ทีม Exporo หลีกเลี่ยงความท้าทายทางธุรกิจทั่วๆ ไปได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เช่นเรื่องธรรมดาอย่างการเปลี่ยนไปใช้ฮาร์ดแวร์ใหม่ ซึ่งอาจเกิดความซับซ้อนโดยไม่จำเป็นและอาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้ แต่เนื่องจากไฟล์ทั้งหมดพร้อมใช้งานและติดตามได้บนระบบคลาวด์อยู่เสมอ Exporo จึงสามารถจัดการทุกอย่างได้จากส่วนกลาง “คุณสมบัติที่ออกแบบมาเป็นอย่างดีอย่างประวัติเวอร์ชัน ช่วยให้รักษาข้อมูลสำคัญจำนวนมากได้ที่ Exporo” Simon Brunke ผู้เป็นประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ Exporo กล่าว

สถานที่ทำงานอัจฉริยะเพื่อเอาชนะความท้าทายทั้งแบบธรรมดาและแบบพิเศษ

 

นอกจากนี้ ในวงการอสังหาริมทรัพย์ เอกสารจำนวนมากยังต้องมีลายเซ็นที่ถูกต้องตามกฎหมาย และเมื่อต้องใช้กระดาษ การขอลายเซ็นดังกล่าวก็อาจทำให้กระบวนการต่างๆ ล่าช้าจนถึงกับหยุดชะงักลงได้ เมื่อตระหนักถึงความจำเป็นในเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น พวกเขาจึงได้รู้ว่าจำเป็นต้องเพิ่มโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาในเวิร์กโฟลว์ของตน เนื่องจาก Exporo ใช้ Dropbox อยู่แล้วตั้งแต่เริ่มต้น อีกทั้งยังมีโมเดลธุรกิจดิจิทัลและเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลเต็มรูปแบบ การเพิ่ม Dropbox Sign เข้ามาจึงเป็นการตัดสินใจที่ง่ายดาย

 

ซึ่งการใช้ Dropbox Sign ช่วยให้ Exporo สามารถแบ่งปันเอกสารดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นการขอรับลายเซ็นจากใครสักคนจากอีกฟากหนึ่งของโลกจึงทำได้ในแค่ไม่กี่คลิก ตอนนี้ แทนที่จะมีโฟลเดอร์ลายเซ็นมากมายที่มีทั้งข้อตกลงและสัญญาจากแผนกบุคคลหรือแผนกบัญชีอยู่บนโต๊ะ Brunke สามารถจัดการเอกสารทั้งหมดของเขาได้ด้วยการคลิกเพียง 2 หรือ 3 ครั้ง สิ่งนี้ช่วยลดความซับซ้อนของการบริหารและการจัดระเบียบธุรกิจลงเป็นอย่างมาก Brunke สรุปว่า "เมื่อมองจากมุมมองของการทำงานเชิงปฏิบัติการในปัจจุบันแล้ว ความสามารถในการเชื่อมโยงกับเครื่องมืออื่นๆ ได้อย่างราบรื่นถือเป็นหัวใจสำคัญที่ชี้ว่าแอปพลิเคชันนั้นจะอยู่รอดหรือล้มเหลว"

 

การเปลี่ยนให้พนักงานมาทำงานที่บ้านอย่างกะทันหันถือเป็นความท้าทายครั้งใหญ่สำหรับหลายๆ บริษัท แต่ไม่ใช่กับ Exporo ซึ่งสามารถรองรับโมเดลการทำงานแบบกระจายได้ในยามจำเป็นเนื่องจากใช้กระบวนการนี้อยู่แล้ว และนับแต่นี้ต่อไป พนักงานจะทำงานที่บ้านได้สะดวกสบาย เพราะ Dropbox ช่วยให้จัดเก็บและเข้าถึงทุกอย่างได้ในทุกที่ทุกเวลา