Infobae ปรับขนาดการผลิตวิดีโอทั่วโลกและลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทำงานด้วย Dropbox Enterprise

ข้อมูลพื้นฐาน

Infobae ผู้นำสื่อดิจิทัลจากอาร์เจนตินา เป็นหนึ่งในหนังสือพิมพ์ออนไลน์ภาษาสเปนที่ได้รับความนิยมมากที่สุดโดยมีผู้อ่านทั่วโลกมากกว่า 61 ล้านคน บริษัทขยายธุรกิจไปยังประเทศเม็กซิโก เปรู โคลอมเบีย และสเปนได้อย่างสำเร็จเพื่อนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้เกี่ยวกับประเด็นร้อนในปัจจุบันทั่วโลก

ตั้งแต่การสัมภาษณ์อันโด่งดังกับ Lionel Messi ในสหรัฐอเมริกา ไปจนถึงการสัมภาษณ์เชิงลึกกับสมเด็จพระสันตะปาปาฟรานซิสในนครวาติกัน การผลิตเนื้อหาของ Infobae ต้องการระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสูงสำหรับคลังไฟล์ดิบขนาดใหญ่ รวมถึงวิดีโอ ภาพถ่าย และเสียง สื่อเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อทีมบรรณาธิการ นักข่าว และช่างภาพที่อยู่ห่างไกลในการทำงานร่วมกันและสร้างเรื่องราวที่สวยงามและน่าสนใจ

หลังจากเติบโตอย่างรวดเร็ว บริษัทตระหนักว่า นอกจากจำเป็นจะต้องมีวิธีจัดการกับไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่ที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ แล้ว ทีมต่างๆ ทั่วโลกยังต้องมีวิธีทำงานร่วมกันอีกด้วย “ก่อนที่เราจะขยายสำนักงาน ความต้องการด้านพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของเราตอนนั้นแตกต่างจากตอนนี้มาก ปัจจุบัน เราต้องการความจุในการจัดเก็บข้อมูลที่แทบจะไม่มีที่สิ้นสุดและการซิงค์ไฟล์แบบเรียลไทม์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเรา” Maximiliano Cejas ผู้จัดการฝ่ายเทคโนโลยีและโครงสร้างพื้นฐานของ Infobae กล่าว

ความท้าทาย: ก้าวข้ามขีดจำกัด

ในวันนำเสนอข่าวใหญ่ Infobae อาจใช้กล้องถึงห้าตัวสำหรับการสัมภาษณ์แต่ละครั้ง โดยแต่ละตัวจะบันทึกไฟล์วิดีโอขนาดใหญ่ถึงหกครั้ง ภาระที่หนักหน่วงนี้เกินกว่าที่ระบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ของบริษัทจะรับไหวและไม่สามารถรองรับความต้องการที่สูงเช่นนี้ได้

“หากไม่มีเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) การโอนย้ายไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านี้ก็จะกลายเป็นการดำเนินการที่เชื่องช้าและเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด บริการอีเมลมาตรฐานและบริการแชร์ไฟล์ทั่วไปไม่สามารถจัดการขนาดเท่านี้ได้ ซึ่งมักส่งผลให้ไฟล์เสียหายหรือไม่สมบูรณ์ ทำให้การผลิตช้าลงและขัดจังหวะขั้นตอนการทำงาน”

อุปสรรคอีกประการหนึ่งคือการไม่มีการควบคุมเวอร์ชันในการตั้งค่ากลุ่มเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลก่อนหน้าของ Infobae หากไม่มีความสามารถในการกู้คืนรายการที่ถูกลบหรือจัดการเวอร์ชันไฟล์ต่างๆ ทีมงานอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลอย่างถาวร เขียนทับไฟล์ดิบที่สำคัญ และสูญเสียการแก้ไขก่อนหน้านี้ได้โดยไม่สามารถกลับไปใช้เวอร์ชันก่อนหน้าได้หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เห็นได้ชัดว่าการควบคุมเวอร์ชันเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลถัดไป

วิธีแก้ปัญหา: ขยายไปสู่ความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ยิ่งขึ้น

“ตอนที่เรามองหาโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลชั้นแนวหน้า เราเลือก Dropbox Enterprise เนื่องจากราคา คุณภาพ และผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ สำหรับเราแล้ว นี่เป็นทางเลือกที่ไม่ต้องคิดเลย” Cejas กล่าว ด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เราจำเป็นต้องใช้สำหรับวิดีโอ รูปภาพ และข้อมูลในอดีตของเรา เราจึงสามารถปรับขนาดและปรับปรุงการผลิตเนื้อหาได้” นอกจากนี้ สมาชิกในทีมยังสามารถอัปโหลดการบันทึกที่เสร็จแล้วไปยังระบบคลาวด์และให้อีกคนหนึ่งดาวน์โหลดผ่านลิงก์ Dropbox ได้อีกด้วย"

การใช้ Dropbox ทำได้ง่ายๆ เนื่องจากเป็นโซลูชันระบบคลาวด์ ทีมงานเพียงต้องถ่ายโอนไฟล์ทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังระบบคลาวด์และกำหนดค่าระบบให้ซิงค์กับ Dropbox โดยอัตโนมัติทุกวัน วิธีนี้ช่วยให้ทีมงานสามารถปรับขั้นตอนการทำงานเพื่อบันทึกไฟล์ใน Dropbox แทนเซิร์ฟเวอร์ภายในได้

ผู้ใช้ปรับตัวเข้ากับการบันทึกไฟล์ใน Dropbox อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือใหม่ “Dropbox ทำหน้าที่เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก ซึ่งสามารถเข้าถึงได้เหมือนกับโฟลเดอร์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยและใช้งานง่ายนี้ช่วยให้ทีมของเราปรับตัวเข้ากับอินเทอร์เฟซได้อย่างรวดเร็ว” Cejas กล่าว

ตั้งแต่ปี 2020 เป็นต้นมา Dropbox ได้กลายเป็นกุญแจสำคัญในการดำเนินงานระหว่างประเทศของ Infobae “สำหรับการสัมภาษณ์ในต่างประเทศ ซึ่งการโอนย้ายและแก้ไขไฟล์อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญ การมี Dropbox ช่วยให้เราสามารถดำเนินการตามกำหนดเวลาที่จำกัดได้โดยไม่มีปัญหาในการโอนย้ายไฟล์” Cejas กล่าวเสริม “เราสามารถใช้เวลามากขึ้นในการทำงานกับเนื้อหา แทนที่จะแก้ไขปัญหาการโอนย้ายไฟล์ และเรายังดำเนินการได้เร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย”

Tline Point ซึ่งเป็นพันธมิตรในอเมริกาใต้ของ Dropbox ยังมีบทบาทสำคัญในการใช้โซลูชันที่ราบรื่นและสอดคล้องของ Infobae โดยให้การสนับสนุนเป็นภาษาสเปน ตลอดจนตัวเลือกการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินในท้องถิ่นในช่วงเวลาที่การชำระเงินระหว่างประเทศแทบจะทำไม่ได้ในอาร์เจนตินา Cejas กล่าวว่า หากไม่มีบริการนี้ การใช้ Dropbox คงแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

ผลลัพธ์: โซลูชันที่หลากหลายสำหรับทีมที่มีความหลากหลาย

แม้ว่า Infobae จะเริ่มใช้ Dropbox เป็นโซลูชันการจัดเก็บข้อมูล แต่ก็ได้นำคุณสมบัติอื่นๆ มาใช้โดยเร็ว ขณะนี้ Infobae ใช้โฟลเดอร์ที่แชร์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของทีมใน Dropbox Enterprise เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ยังทำให้ซิงค์ไฟล์แบบเรียลไทม์และข้ามอุปกรณ์ต่างๆ ได้ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องอัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์ซ้ำทุกครั้ง 

ทีมบรรณาธิการยังสามารถจัดการการเข้าถึงเนื้อหาดิบทั้งหมดผ่านการควบคุมของผู้ดูแลระบบ การควบคุมผู้ใช้ สิทธิ์ และนโยบาย รวมถึงการตรวจสอบกิจกรรมด้วยบันทึกการตรวจสอบโดยละเอียดและเครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยรักษาไฟล์ที่ละเอียดอ่อนให้ปลอดภัยและให้สิทธิ์การเข้าถึงที่เกี่ยวข้องเท่านั้นแก่สมาชิกในทีม

การควบคุมเวอร์ชันยังช่วยให้ Infobae มีความมั่นใจมากขึ้นในการก้าวข้ามขีดจำกัดและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ “ด้วย Dropbox เราสามารถดึงข้อมูลที่ถูกลบไปเมื่อหนึ่งปีที่แล้วและเข้าถึงเวอร์ชันต่างๆ จากหกเดือนที่ผ่านมาได้ ความสามารถในการทำเช่นนี้เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยเรามาได้หลายครั้งระหว่างงานบรรณาธิการที่สำคัญ” Cejas กล่าว

เพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่นและสอดคล้องกัน Infobae ใช้ Dropbox ในทุกขั้นตอนของการทำงานระหว่างทีมต่างๆ รวมถึงบุคลากรฝ่ายบริหาร ทีมขาย ช่างภาพ ผู้สร้างภาพยนตร์ และสตูดิโอ Infobae ครองตำแหน่งสื่อชั้นนำในตลาดที่พูดภาษาสเปนได้ส่วนใหญ่ก็เนื่องจากการใช้งานที่หลากหลายนี้

การมี Dropbox Enterprise ยังช่วยให้ Infobae แก้ไขปัญหาเรื่องอินเทอร์เน็ตและการเชื่อมต่อในภูมิภาคได้ ซึ่งอาจเป็นเรื่องยากมากเนื่องจากโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่กำลังพัฒนาของภูมิภาค Dropbox Enterprise ช่วยให้สามารถเข้าถึงไฟล์แบบออฟไลน์ เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานกับไฟล์ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อสร้างการเชื่อมต่อใหม่แล้ว การเปลี่ยนแปลงจะถูกซิงค์ทันที เป็นการรับประกันประสิทธิภาพการทำงาน