Japan Translation Center, Ltd.
ปรับปรุงการจัดการสัญญาให้มีประสิทธิภาพด้วยการรวมบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เข้ากับแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเร่งการเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดการเอกสารขั้นสูง การลดต้นทุน และการแชร์ข้อมูล
“ก่อนนี้เราเคยจัดเก็บเอกสารสัญญาของนักแปลแต่ละคนไว้ในตู้เก็บเอกสารในสำนักงาน แต่เรามาตระหนักว่าเราสามารถประหยัดเงินและดำเนินการให้ง่ายขึ้นได้ด้วยการย้ายทุกอย่างไปยังระบบคลาวด์”
ผลิตภัณฑ์
Dropbox, Dropbox Sign
อุตสาหกรรม
การบริการระดับมืออาชีพ
ขนาด
ผู้ใช้ 2–249 ราย
ตำแหน่งที่ตั้ง
ญี่ปุ่น
ความท้าทาย: การจัดการและแชร์สัญญา
Japan Translation Center (JTC) ก่อตั้งขึ้นในปี 1962 นับเป็นผู้บุกเบิกด้านการแปลภาษาต่างประเทศ JTC ตั้งอยู่ใกล้โตเกียวทาวเวอร์ในแขวงฮิกาชิ-อาซาบุ เขตมินาโตะของโตเกียว ให้บริการแปลและล่ามหลายภาษาตามหลักการ "การแปลโดยมนุษย์"
“ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ เราพบว่ามีการใช้การแปลโดยคอมพิวเตอร์ด้วย AI กันมากขึ้นเรื่อยๆ แต่เรายังคงเชื่อว่าการแปลโดยมนุษย์นั้นมีคุณค่าอย่างแท้จริง เรามุ่งมั่นที่จะให้บริการแปลคุณภาพสูงโดยคำนึงถึงบริบทของข้อความ ความคิดและความรู้สึกของผู้เขียน จุดประสงค์ในการใช้เอกสารที่แปล และภาษาที่โน้มน้าวของเอกสารในมุมมองของกลุ่มเป้าหมาย” Risa Takabatake ประธานของ JTC อธิบาย
สินทรัพย์ประการหนึ่งของบริษัทคือทีมนักแปลที่มีประสบการณ์ JTC ทำงานร่วมกับนักแปลอิสระมากมายผ่านสัญญาจ้างบุคคลภายนอก แต่บริษัทต้องเผชิญกับความท้าทายเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานด้านสัญญา
เมื่อผู้สมัครส่งเอกสารที่จำเป็นและทดสอบการแปลผ่านแล้ว จะมีการตกลงเงื่อนไขและลงนามในสัญญากันก่อนจึงจะเริ่มรับงานแปลได้ ที่ผ่านมานั้น JTC จะส่งเอกสารสมัครงานเป็นไฟล์ ZIP ที่เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน โดยรหัสผ่านจะถูกส่งไปในภายหลังในกระบวนการที่เรียกว่า “PPAP” (โปรโตคอลเอกสารแนบที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน หรือ Password Protected Attachment Protocol) อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้สมัครมีจำนวนมาก ในเวลาไม่นานวิธีการนี้กลับกลายเป็นงานที่ต้องใช้เวลามาก กระบวนการนี้ยังทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย
“สัญญาเคยมีการดำเนินการแบบดั้งเดิม คือทุกอย่างจะส่งแบบปิดผนึก และส่งกลับทางไปรษณีย์ในรูปแบบกระดาษ ซึ่งหมายความว่า นอกจากจะมีภาระในการจัดการแล้ว ค่าอากรแสตมป์และค่าส่งไปรษณีย์ก็เป็นปัญหาเช่นกัน” Takabatake เล่า
นอกจากนี้ JTC ยังเผชิญกับความท้าทายในการจัดการเอกสารด้วย สัญญาสำหรับนักแปลแต่ละคนจะจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร ซึ่งกลายเป็นเรื่องยุ่งยากในการจัดการเมื่อเวลาผ่านไป
“ซึ่งแน่นอนว่าถ้าเราต้องการดูเอกสาร เราต้องอยู่ที่สำนักงาน เราตระหนักว่า เราต้องแปลงเอกสารของเราให้เป็นแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้กระดาษเพื่อกำจัดจุดบกพร่องนี้” Yukiko Masuda จากแผนกกิจการทั่วไปของ JTC กล่าวเสริม
โซลูชัน: Dropbox พร้อม Dropbox Sign ทำให้กระบวนการเตรียมความพร้อมของผู้รับเหมาเป็นแบบดิจิทัล
“ในกระบวนการนี้ เราได้เรียนรู้ว่าเราสามารถเชื่อมต่อ Dropbox กับแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Dropbox Sign ได้” Masuda อธิบาย
นอกจากนี้ เมื่อรวมเข้ากับ Dropbox คุณจะสามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ตั้งแต่การสร้างและจัดเก็บเอกสารไปจนถึงการขอและการตรวจสอบยืนยันลายเซ็น
กระบวนการก็ง่าย เพียงแค่ต้องอัปโหลดเอกสารที่จะลงนาม ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการลงนามด้วย แล้วคลิก "ขอลายเซ็น" เมื่อลงนามเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในบัญชี Dropbox Sign ของคุณ คุณสามารถติดตามความคืบหน้า ส่งการแจ้งเตือน และจัดการสิทธิ์การเข้าถึงตามสิทธิ์ของสมาชิกได้ เมื่อใช้บริการทั้งสองควบคู่กัน ก็สามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้อย่างเจาะจง
“ในตอนแรก เราคิดว่า Dropbox เป็นช่องทางในการย้ายเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ แต่หลังจากนั้นไม่นานเราก็ตระหนักว่าถ้าเราใช้ Dropbox Sign ด้วย เราจะสามารถทำให้กระบวนการทำสัญญาของเราเป็นแบบดิจิทัลได้ เรารู้ว่าในที่สุดเราจะต้องทำให้สัญญาของเราเป็นแบบดิจิทัล จึงนับว่าเป็นโอกาสที่ประจวบเหมาะ” Masuda กล่าว
JTC ประทับใจกับคุณสมบัติอื่นๆ ของ Dropbox ด้วย โดยไม่นานก็สามารถปรับตัวให้คุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เรียบง่ายได้ และชอบที่สามารถซิงค์ไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่งคือการรักษาความปลอดภัย ซึ่งเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อคุณต้องการจัดเก็บเอกสารที่ละเอียดอ่อน
นอกเหนือจากคุณสมบัติการขอไฟล์ซึ่งช่วยให้คุณรับเอกสารที่ผู้อื่นอัปโหลดได้อย่างปลอดภัยแล้ว Dropbox ยังมีการรักษาความปลอดภัยแพลตฟอร์มที่กว้างขวางอีกด้วย เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต Dropbox ใช้การเข้ารหัสแบบ 256 บิตสำหรับแต่ละบล็อกเซิร์ฟเวอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และยังมีการพิสูจน์ตัวตนแบบหลายปัจจัยอีกด้วย ทำให้ JTC อุ่นใจได้ด้วยการที่รู้ว่ามีพื้นที่ปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล
ผลลัพธ์: การจัดการไฟล์แบบรวมศูนย์และความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น
JTC ได้รับประโยชน์มากมายนับตั้งแต่เริ่มใช้ Dropbox และ Dropbox Sign
บริษัทเริ่มใช้ Dropbox ในการสื่อสารกับนักแปลในระหว่างกระบวนการทำสัญญาและในขั้นตอนอื่นๆ ปัจจุบันบริษัทใช้คุณสมบัติการขอไฟล์เพื่อรับเอกสารจากผู้สมัคร ในระหว่างการเตรียมความพร้อมพนักงาน บริษัทรวบรวมและจัดการเอกสารทั้งหมด รวมถึงใบสมัคร ผลการสอบ เอกสารการลงทะเบียน และไฟล์สัญญาไว้ในโฟลเดอร์ Dropbox ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับนักแปลแต่ละคน
“เราสื่อสารกับนักแปลโดยการแชร์ลิงก์ไปยังเอกสารที่เราใส่ไว้ในโฟลเดอร์ของพวกเขา ซึ่งแต่ก่อนนี้ เราจะจัดเก็บเอกสารของเราทั้งในรูปแบบข้อมูลและกระดาษผสมผสานกันไว้ในหลายๆ ที่ แต่ตอนนี้เอกสารทั้งหมดจะรวมอยู่ในที่เดียว ซึ่งช่วยลดเวลาและความพยายามในการจัดการเอกสารลงได้ประมาณ 25% และยังหมายความว่าเราสามารถเข้าถึงทุกอย่างเมื่อทำงานจากที่บ้านได้ด้วย” Takabatake กล่าว
นอกจากนี้ JTC ยังจัดการกระบวนการทำสัญญาผ่าน Dropbox และ Dropbox Sign อีกด้วย เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องเข้ามาที่สำนักงานเพื่อประทับตราบริษัทอีกต่อไป บริษัทจึงสามารถแยกงานในสำนักงานและงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งพนักงานก็ใช้เวลาน้อยลงในการส่งเอกสารทางไปรษณีย์และแก้ไขข้อผิดพลาด ซึ่งหมายความว่าบริษัทสามารถลดเวลาในการทำสัญญาให้เสร็จสมบูรณ์ได้ราวครึ่งหนึ่ง นักแปลที่ร่วมงานกับ JTC ก็ได้รับประโยชน์จากกระบวนการนี้เช่นกัน
นอกจากนี้ JTC ยังประหยัดต้นทุนได้อย่างมากหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงนี้ เนื่องจากในญี่ปุ่น บริษัทจำเป็นต้องซื้อแสตมป์รายได้ 4,000 เยนในการทำสัญญาที่เป็นเอกสารกระดาษ แต่สำหรับสัญญาอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่จำเป็น บริษัทยังสามารถลดต้นทุนด้านอื่นๆ ได้ด้วยอย่างเช่น ดวงตราไปรษณียากรและกระดาษ และพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพสำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ
“หลังจากเริ่มใช้ได้ไม่นาน เราได้รับโปรเจ็กต์งานแปลขนาดใหญ่ซึ่งเราต้องรีบเซ็นสัญญากับนักแปลในสาขาเฉพาะทางหลากหลายสาขา การจัดการกระบวนการนี้ตั้งแต่การสรรหานักแปลไปจนถึงการทำสัญญาคงเป็นไปไม่ได้หากไม่มี Dropbox และ Dropbox Sign เราสามารถสร้างระบบที่สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของเราได้อย่างทันท่วงที” Takabatake กล่าว
ขณะนี้บริษัทวางแผนที่จะค่อยๆ ย้ายเอกสารและเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ภายในองค์กรไปยัง Dropbox เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว บริษัทก็ไม่ต้องกังวลกับการรักษาเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ภายในองค์กรหรือการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากกระบบขัดข้องอีกต่อไป การย้ายไปยังระบบคลาวด์เป็นขั้นตอนถัดไปที่สมเหตุสมผล เนื่องจากจะช่วยปกป้องสินทรัพย์ข้อมูลอันมีค่าที่บริษัทได้สะสมมาตลอด 60 กว่าปี
JTC ได้รับรางวัล PrivacyMark ซึ่งยกย่องว่าบริษัทได้ใช้มาตรการที่เหมาะสมในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งหมายความว่า Dropbox เหมาะเป็นอย่างยิ่งเนื่องจากบริษัทมีมาตรการรักษาความปลอดภัยจำนวนมากเมื่อเปรียบเทียบกับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์อื่นๆ การย้ายไปยังระบบคลาวด์ยังช่วยให้พนักงานสามารถดูไฟล์ประเภทต่างๆ ที่ต้องการได้เมื่อทำงานจากที่บ้าน
JTC กำลังพิจารณา “Dropbox Transfer” ด้วย ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้สามารถแชร์ไฟล์ได้แม้ว่าคนที่คุณแชร์ด้วยจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม เนื่องจาก JTC มักจะแปลไฟล์วิดีโอ ไฟล์เสียง และไฟล์อื่นๆ ที่มีขนาดใหญ่ บริษัทจึงเชื่อว่า Dropbox Transfer จะมีประโยชน์เมื่อต้องแชร์ไฟล์เหล่านี้กับนักแปล
ตั้งแต่การทำให้กระบวนการสัญญาเป็นแบบดิจิทัล การรวบรวมข้อมูลนักแปล ไปจนถึงการจัดการและการแชร์เอกสารภายในบริษัท Dropbox และ Dropbox Sign จะยังคงสร้างประโยชน์ให้กับบริษัทมากขึ้นเรื่อยๆ ต่อไปอย่างแน่นอน
ประโยชน์สำคัญของ Dropbox Sign และ Dropbox
การทำสัญญาแบบดิจิทัลตัดความจำเป็นในการซื้อดวงตราไปรษณียากรรายได้สำหรับเอกสารกระดาษ ซึ่งช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก
เมื่อลดเวลาและความยุ่งยากในกระบวนการทำสัญญาได้ ก็หมายความว่าทีมงานสามารถจัดการโปรเจ็กต์เร่งด่วนขนาดใหญ่ที่จำเป็นต้องมีการเซ็นสัญญากับกลุ่มนักแปลที่เชี่ยวชาญได้อย่างราบรื่น
พนักงานไม่จำเป็นต้องมาที่สำนักงานเพื่อดูและเซ็นสัญญาอีกต่อไป บริษัทจึงสามารถเสนอการทำงานระยะไกลและแผนการทำงานอื่นๆ ที่ยืดหยุ่นได้
“การใช้ Dropbox ร่วมกับ Dropbox Sign ช่วยให้เราทำสัญญาแบบดิจิทัลได้อย่างราบรื่น ทำให้เราปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและประสิทธิภาพได้อย่างมาก”
Yukiko Masudaฝ่ายกิจการทั่วไปของ Japan Translation Center, Ltd.