กรณีศึกษาจาก Keio University Shonan Fujisawa Campus

ความท้าทาย: การเปลี่ยนผ่านจากเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) ก่อตั้งขึ้นในปี 1990 ด้วยจุดมุ่งหมายเพื่อส่งเสริมแนวทางการศึกษาเชิงนวัตกรรมเพื่อสร้างโปรแกรมการเรียนรู้เชิงปฏิบัติที่เหมาะกับศตวรรษที่ 21 โครงสร้างพื้นฐานด้านการศึกษาขั้นสูงได้รับการพัฒนาภายใต้การนำของศาสตราจารย์ Jun Murai หรือที่รู้จักกันในนามของบิดาแห่งอินเทอร์เน็ตในญี่ปุ่น วิทยาเขตแห่งนี้พัฒนาเครือข่ายดิจิทัลเพื่อให้แน่ใจว่าจะสามารถสนับสนุนกิจกรรมการสอนและการวิจัยได้อย่างต่อเนื่องมาจนถึงทุกวันนี้ 

ระบบการจัดการไฟล์ ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่นักศึกษาและศาสตราจารย์โต้ตอบกัน ถือเป็นส่วนหลักของการดำเนินการนี้ มหาวิทยาลัยเคโอปฏิบัติตามนโยบายการใช้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ภายในสถานที่และนโยบายบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ทั่วทุกวิทยาเขตมาสักระยะหนึ่งแล้ว แต่เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ของบริษัทประสบปัญหาการหยุดให้บริการหลายครั้งต่อปี ในขณะที่ภาระงานและต้นทุนการจัดการการกู้คืนข้อมูลกลับเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เจ้าหน้าที่มหาวิทยาลัยรู้สึกได้ว่าโครงสร้างพื้นฐานใกล้ถึงขีดจำกัดแล้ว

"หลักๆ แล้วเราต้องการระบบภายในสถานที่เนื่องจากเหตุผลด้านความปลอดภัย แต่ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความปลอดภัยของบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนถึงระดับที่เราสามารถไว้วางใจได้ เรารู้สึกว่าถึงเวลาแล้วที่จะต้องย้ายทุกอย่างไปยังบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ ยกเว้นไฟล์เพียงบางส่วน" ศาสตราจารย์ Jin Nakazawa จากคณะสิ่งแวดล้อมและสารสนเทศศึกษาที่ SFC อธิบาย

การดำเนินการนี้ทำให้ SFC เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีภายในมหาวิทยาลัย เริ่มมีการพิจารณาถึงหลายๆ แง่มุมของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงโซลูชันบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของมหาวิทยาลัยด้วย "เมื่อถึงจุดนั้น มหาวิทยาลัยใช้ Google Drive และ Box เป็นหลัก แต่เราพบว่าโปรแกรมดังกล่าวไม่ค่อยเป็นมิตรต่อผู้ใช้มากนัก" ศาสตราจารย์ Nakazawa กล่าว สำหรับ SFC แล้ว สิ่งที่ยุ่งยากที่สุดคือการที่พวกเขาจะต้องเปิดเบราว์เซอร์จึงจะเข้าถึงโฟลเดอร์ต่างๆ บนคลาวด์ได้ เนื่องจากนักศึกษาบางคนไม่คุ้นเคยกับพีซีและระบบคลาวด์ SFC จึงทราบดีว่าการมีสภาพแวดล้อมที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ทุกคนเป็นสิ่งที่จำเป็น

 

โซลูชัน: ทำให้การขอไฟล์และการจัดเก็บข้อมูลเป็นเรื่องง่าย 

หลังจากที่ตรวจสอบตัวเลือกต่างๆ แล้ว SFC เลือกที่จะใช้ Dropbox นอกเหนือจากความปลอดภัยขั้นสูงและความจุพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นแล้ว คณาจารย์ SFC ยังให้คะแนนสูงสำหรับอินเทอร์เฟซผู้ใช้ Dropbox อีกด้วย คณาจารย์ต่างชื่นชมที่การแสดงโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปและการใช้งานมีลักษณะเดียวกับโฟลเดอร์ในเครื่อง

นักศึกษาและสมาชิกคณาจารย์ของ SFC มหาวิทยาลัยเคโอทั้งหมดต่างเริ่มใช้ Dropbox กันแล้ว โดยมีการเปิดใช้งานใบอนุญาตแล้ว 7,000 รายการ ในช่วงไม่กี่เดือนแรก มีการอัปโหลดข้อมูล 55 เทราไบต์และนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย

"เราไม่ได้บังคับให้ใช้ Dropbox ทั่วทั้งมหาวิทยาลัย เนื่องจากศาสตราจารย์ของเราแต่ละท่านต่างก็มีแนวทางในการบรรยายและการวิจัยเป็นของตนเอง" แต่เรามีการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์หลายประเภทเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ภายในระบบนิเวศดังกล่าว Dropbox ถือเป็นพื้นที่หลักในการทำงานร่วมกันสำหรับนักศึกษาและคณาจารย์ของเรา" ศาสตราจารย์ Nakazawa อธิบาย

Dropbox มีประโยชน์หลายประการ ตัวอย่างเช่น ทำให้การแลกเปลี่ยนนักศึกษาและคณาจารย์มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น "ในการบรรยายของผม ผมใช้ Dropbox เพื่อแบ่งปันสื่อการเรียนรู้และไฟล์กับนักศึกษา และผมยังใช้เครื่องมือสื่อสารอย่าง Slack และ LINE เพื่อให้การทำงานเป็นกลุ่มดีขึ้นด้วย" ศาสตราจารย์ Nakazawa กล่าวเสริม นอกจากนี้แล้ว SFC ยังใช้ Dropbox เป็นโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำหรับ Slack ด้วย

และเหล่าศาสตราจารย์ของ SFC ยังพบว่า Dropbox มีประโยชน์ต่อการสอนชั้นเรียนที่โรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลายในเครือของมหาวิทยาลัยด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสมบัติการขอไฟล์เพื่อเก็บรวบรวมงานที่ได้รับมอบหมายและการส่งข้อมูลอื่นๆ "ซึ่งจะแตกต่างจากมหาวิทยาลัยตรงที่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่สามารถเข้าถึงการบรรยายผ่านทาง LMS (ระบบการจัดการการเรียนรู้) ได้ แต่โรงเรียนมัธยมศึกษาไม่มีระบบดิจิทัล” นั่นคือเหตุผลที่เราใช้ Dropbox เพื่อให้การส่งงานที่มอบหมายไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป" ศาสตราจารย์ Nakazawa อธิบาย

 

ผลลัพธ์: เพิ่มประสิทธิภาพการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล 

นอกจากนี้ SFC ยังส่งเสริมโครงการ "นำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้งาน" (BYOD) โดยให้นักเรียนใช้คอมพิวเตอร์ของตนเองในการศึกษา เพื่อปรับปรุงความรู้ด้านไอทีอีกด้วย การดำเนินการนี้นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ ซึ่งรวมถึงการทำให้มหาวิทยาลัยไม่จำเป็นต้องมีห้องคอมพิวเตอร์อีกต่อไปเมื่อเดือนเมษายน 2020 และ Dropbox เป็นปัจจัยที่จำเป็นอย่างยิ่งต่อการช่วยให้โครงการริเริ่มนี้สามารถดำเนินต่อไปได้ 

"การระบาดของโรคครั้งใหญ่ทำให้การบรรยายแบบพบหน้ากันเป็นเรื่องยาก แต่เมื่อใช้ BYOD และ Dropbox เราสามารถดำเนินการบรรยายออนไลน์ต่อไปได้โดยไม่เกิดการหยุดชะงักมากนัก" ศาสตราจารย์ Nagazawa กล่าว Dropbox มีส่วนสนับสนุนอย่างมากต่อการเปลี่ยนผ่านการเรียนรู้และความยั่งยืนสู่ระบบดิจิทัล

และศาสตราจารย์ Nakazawa ก็ยังได้รับประโยชน์จากกิจกรรมการวิจัยของเขาเองด้วย โดยในปัจจุบันเขาสามารถแลกเปลี่ยนไฟล์กับนักวิจัยในญี่ปุ่นและต่างประเทศได้ง่ายขึ้น จากการที่เขาทำงานเพื่อส่งเสริมการวิจัยแบบร่วมมือกัน

"เครื่องมือนี้กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้จริงๆ" ศาสตราจารย์ Nagazawa กล่าวต่อ 

ยกตัวอย่างเช่น Dropbox Paper ที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายรายสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันบนคลาวด์ได้ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์เป็นอย่างยิ่ง นอกจากนี้ คณาจารย์ SFC ยังค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการเพิ่มความคล่องตัวให้กับการทำการวิจัยของตนด้วยคุณสมบัติรายการงานของ Dropbox Paper เช่น การประสานงานการประชุมนานาชาติและการตรวจสอบบันทึกของผู้จัดงานแบบเรียลไทม์

นับจากนี้ไป พวกเขาวางแผนที่จะเพิ่มการใช้งานด้วยการส่งเสริมการใช้ Dropbox ในพื้นที่มหาวิทยาลัย "เราหวังว่าการสื่อสารถึงประโยชน์ที่ได้รับจะสามารถทำให้จำนวนผู้ใช้ Dropbox ที่ใช้งานจริงทั้งในหมู่นักศึกษาและเจ้าหน้าที่เพิ่มขึ้นได้" ศาสตราจารย์ Nagazawa กล่าว

การผสานรวม Dropbox เข้ากับ Canvas LMS ซึ่งเป็นระบบการเรียนรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มหาวิทยาลัยเคโอจะเปิดตัวในวิทยาเขตต่างๆ ของตนในเร็วๆ นี้ ดูเหมือนว่าจะเป็นส่วนสำคัญของแผนนี้ การเชื่อมต่อ Dropbox และ Canvas LMS จะทำให้นักศึกษาสามารถเข้าถึงไฟล์บน Dropbox ได้จากระบบอีเลิร์นนิงและคอมพิวเตอร์ของตนเอง

ศาสตราจารย์ Nakazawa มีความหวังสูงว่า "เราควรสามารถผสานรวมระบบต่างๆ ได้ และสิ่งนี้จะทำให้ผู้ใช้ใช้งานได้ง่ายขึ้นและเพิ่มความเป็นไปได้ทั้งในด้านการศึกษาและการวิจัย”

การสนับสนุนของ Dropbox ทำให้ SFC สามารถใช้บริการคลาวด์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการเปลี่ยนผ่านการสอนและการวิจัยสู่ระบบดิจิทัล