วิธีที่ Dropbox ช่วยให้กองทุนระดับ Pre-Seed แบบเฉพาะทางรายแรกของออสเตรเลียประสบความสำเร็จอย่างยิ่งใหญ่
Co Ventures ได้สร้างระบบที่ช่วยให้พวกเขาสามารถส่งและติดตามข้อมูลที่เป็นความลับ เซ็นสัญญากับนักลงทุนที่มีศักยภาพ และรักษาฐานข้อมูลประวัติที่รัดกุมเอาไว้ได้
"DocSend และ Sign เข้ากันได้อย่างลงตัวกับเวิร์กโฟลว์ของเรา ช่วยให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งข้อมูลที่ปกติแล้วเราอาจไม่สะดวกใจที่จะแบ่งปันได้อย่างปลอดภัย และปิดดีลกับนักลงทุนได้สำเร็จ"
ผลิตภัณฑ์ที่ใช้
อุตสาหกรรม
บริการทางการเงิน
ขนาด
2-249
ตำแหน่งที่ตั้ง
ซิดนีย์, ออสเตรเลีย
ความท้าทาย: ข้อมูลที่เป็นความลับ นักลงทุนจำนวนมาก ปัญหาใหญ่ 1 ประการ
Co Ventures ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมโยงระหว่างผู้ประกอบการและผู้ก่อตั้งกับเหล่านักลงทุน ด้วยเหตุนี้ Maxine Minter ซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งและทีมของเธอจึงต้องการวิธีในการแบ่งปันข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น แผนการด้านการเงิน แผนงานด้านผลิตภัณฑ์ และข้อเท็จจริงด้านการตลาด พวกเขาต้องการมั่นใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้ และป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่พึงประสงค์เข้าถึงข้อมูลเหล่านั้น ควบคู่ไปกับการติดตามเอกสารด้วยเช่นกัน ด้วยจำนวนหุ้นส่วนร่วมลงทุน 14 รายและชุมชนหุ้นส่วนแบบจำกัดความรับผิดชอบขนาดใหญ่ที่ทำการลงทุน 30 โครงการจากกองทุนเดียว "เรามีเอกสารจำนวนมหาศาลที่ส่งไปมาตลอดเวลา" Minter กล่าว "การจำกัดความเสี่ยงด้านเนื้อหาและความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเรา"
ทำให้ลายเซ็นเป็นเรื่องง่าย
Co Ventures ยังต้องการลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย รวมถึงการติดตามว่าใครลงนามแล้ว ใครยังคงต้องลงนาม และใครที่ได้เข้าดูเอกสารฉบับนั้น ในโลกของเงินทุนร่วมลงทุนที่ไม่เคยหยุดนิ่ง ความรวดเร็วและประสิทธิภาพสามารถเป็นตัวกำหนดการคว้าโอกาสการลงทุนในบริษัทระดับยูนิคอร์นรายถัดไปหรือการพลาดโอกาสนั้น ดังนั้นการมีวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการติดตามเอกสารที่รอการลงนามจึงอาจสร้างมูลค่านับล้านได้
และเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากหมุนเวียนอยู่ตลอดเวลา ระบบที่จัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องในระบบคลาวด์ของ Co Ventures จะช่วยขจัดงานที่ยุ่งวุ่นวาย ป้องกันปัญหาด้านการควบคุมเวอร์ชัน ตลอดจนช่วยรักษาฐานข้อมูลให้เป็นระเบียบและปลอดภัยอีกด้วย
"การลงทุนเป็นเรื่องของความไว้วางใจใช่ไหมล่ะ วิธีในการส่งเอกสารอย่างปลอดภัยและติดตามว่าใครดูเอกสารเหล่านั้นจะช่วยสร้างและรักษาความไว้วางใจที่จำเป็นนั้นไว้ได้"
วิธีแก้ปัญหา: การผสานการทำงานของ DocSend, Sign และ GSuite ช่วยให้ Co Ventures ประสานงานกันอยู่เสมอ
การผสานการทำงานของ DocSend, Sign และ Dropbox GSuite นั้นได้รับการผสานรวมอยู่ในกระบวนการทำงานประจำวันของ Co Ventures และช่วยทำให้เอกสารที่ละเอียดอ่อนไหลเวียนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
DocSend ถูกใช้งานมากที่สุดในระหว่างกระบวนการระดมทุนและเมื่อแบ่งปันเอกสารกับเหล่าหุ้นส่วนร่วมลงทุน โซลูชันนี้ช่วยให้ Co Ventures จัดการเอกสาร กำหนดวันที่หมดอายุ และเก็บข้อมูลไว้ในไซโลที่เหมาะสม DocSend ช่วยให้ Minter และพนักงานของเธอมั่นใจได้ว่าเอกสารที่เป็นความลับจะไม่ถูกแบ่งปันอย่างเปิดเผยหรือโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ พวกเขายังสร้างแม่แบบและใช้ลิงก์เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการ ประหยัดแรงและเวลา ตลอดจนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาชวนปวดหัว "DocSend เป็นช่องทางหนึ่งสำหรับเราในการส่งเอกสารให้กับหุ้นส่วนและผู้ที่อาจเป็นหุ้นส่วนในอนาคตได้อย่างมืออาชีพ โดยสามารถจัดเก็บและจัดการเอกสารเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายในไดรฟ์ของเรา" Minter กล่าว
Sign ช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น
Sign คือโซลูชันช่วยให้การปิดดีลลุล่วง "โซลูชันนี้มีความปลอดภัย" Minter กล่าว "การมอบหมายทำได้อย่างง่ายดาย การที่ไม่ต้องมานั่งบริหารจัดการเองว่าใครลงนามแล้ว ใครยังไม่ได้ลงนาม และใครที่ยังเฉื่อยชาอยู่นั้นช่างมีประโยชน์จริงๆ" ทีม Co Ventures ได้สร้างเวิร์กโฟลว์โดยให้รายละเอียดสิ่งที่ต้องทำเมื่อหุ้นส่วนร่วมลงทุนไม่ได้ลงนามเอกสารหลังจากผ่านไปช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งช่วยให้กระบวนการติดตามผลมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Co Ventures ดำเนินการเวิร์กโฟลว์หลายร้อยรายการทุกวันใน Notion, Canva, Zoom และในแอปพลิเคชันอื่นๆ อีกมากมาย การผสานการทำงานกับ Dropbox GSuite ช่วยติดตาม ลดความซับซ้อน และรักษาเวิร์กโฟลว์เหล่านี้เอาไว้ "ตัวอย่างเช่น GSuite สร้างสัญญาออกมาและส่งไปยัง Sign" Minter กล่าว "เมื่อลงนามแล้ว สัญญาจะกลับไปยัง GSuite โดยอัตโนมัติ ช่างง่ายมากๆ"
ผลลัพธ์: ชนะใจเหล่านักลงทุนและปิดดีลได้อย่างง่ายดาย
ชุดผลิตภัณฑ์ Dropbox ช่วยให้ Minter และ Co Ventures ประสบความสำเร็จในการระดมทุนรอบล่าสุด "ผลิตภัณฑ์ Dropbox มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จดังกล่าว" ผู้ก่อตั้งระบุ "ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นทำงานได้ตามที่ควรจะเป็น ซึ่งก็คือการที่ใช้งานได้ง่ายมากๆ จนฉันแทบจะไม่ต้องคิดอะไรมากมาย ฉันไม่ต้องเสียเวลามากังวลเรื่องคุณสมบัติต่างๆ เลย เพราะทุกคุณสมบัติใช้งานได้ดี"
ความสามารถในการส่งข้อมูลให้กับผู้มุ่งหวังซึ่งเดิมทีนั้นจะมีการแบ่งปันโดยการพูดคุยกันทางวาจาเท่านั้นเป็นสิ่งที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง การวิเคราะห์โดยละเอียดก็เช่นกัน ซึ่งช่วยให้ Minter และทีมของเธอปรับแต่งการสนทนาในการติดตามผลและการเสนอขายได้ หากผู้ที่มีโอกาสเป็นนักลงทุนใช้เวลาในการพิจารณากลยุทธ์ของกองทุน Co Ventures เพียงสั้นๆ Minter จะทราบว่าเธอจำเป็นต้องให้ภาพรวมที่พูดถึงประเด็นสำคัญๆ ในขณะที่หากนักลงทุนใช้เวลามากในการดูเอกสาร เธอก็จะสามารถเจาะลึกรายละเอียดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การปิดดีลเกิดขึ้นได้รวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน หลังจากการโทร หรือแม้แต่ในระหว่างการโทร Minter สามารถสร้างแม่แบบข้อตกลงหุ้นส่วนร่วมลงทุนแบบมาตรฐาน เพิ่มรายละเอียดที่สำคัญบางประการ ส่งออกไป และรอให้เอกสารที่ลงนามแล้วส่งกลับมา ข้อตกลงได้รับการลงนาม ปิดงานสำเร็จ จัดส่งเอกสารเรียบร้อย และจัดเก็บไปยังที่ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติไปได้อีกหนึ่งดีล
"การใช้ DocSend ทำให้เราแชร์เอกสารหลายๆ อย่างที่เราจะไม่แชร์เลยหากว่าเรามีเพียงไฟล์ PDF หรือแค่ลิงก์ Google Drive ความมั่นใจในการรักษาความลับของข้อมูลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราอย่างมหาศาล"
Maxine Minterผู้ก่อตั้งและหุ้นส่วนสามัญของ Co Ventures และ Co Lab