Space Machines Company ประหยัดค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ไปกับงานที่สำคัญต่อภารกิจ

ข้อมูลพื้นฐาน

เช่นเดียวกับรถยนต์ ดาวเทียมก็ต้องมีการบำรุงรักษาเพื่อให้ล่องลอยอยู่ในอวกาศได้ ดาวเทียมในอวกาศบางส่วนได้รับการบำรุงรักษาโดย Space Machines Company บริษัทซึ่งก่อตั้งขึ้นในออสเตรเลียเมื่อปี 2019 นี้กำลังผลิตยานพาหนะเพื่อดูแลรักษาซ่อมแซมดาวเทียมที่โคจรอยู่รอบโลก พันธกิจของบริษัทคือ สร้างความยั่งยืนในอวกาศด้วยการยืดอายุโครงสร้างพื้นฐานบนท้องฟ้าของเรา

ความท้าทายคือการสร้างโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่เรียบง่ายและปลอดภัย

Space Machines Company แลกเปลี่ยนข้อมูลและเนื้อหาระหว่างสำนักงานสามแห่งในสองประเทศ นอกจากนี้ยังร่วมมือกับเครือข่ายพันธมิตรทั่วโลก ในอดีต บริษัทต้องรับมือกับโฟลเดอร์ที่แบ่งปันซึ่งยุ่งเหยิง ไฟล์ที่ซ้ำกัน และการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่น่าสับสน บริษัทต้องการโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์เพื่อการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดาย

ความปลอดภัยและความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลเป็นสิ่งหนึ่งที่เรากังวลมากที่สุด การโฮสต์ข้อมูลในศูนย์ข้อมูลของออสเตรเลียถือเป็นข้อบังคับของท้องถิ่นที่เราต้องปฏิบัติตาม “เราทำงานร่วมกับลูกค้าที่มีความละเอียดอ่อน ดังนั้นความปลอดภัยและความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ” Sharmila Fernando หัวหน้าฝ่ายการตลาดของ Space Machines Company กล่าว

Space Machines Company ยังต้องการโซลูชันที่ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่าย มีช่วงเวลาให้บริการสูง การอัปโหลดที่รวดเร็ว และความสามารถในการควบคุมลำดับชั้นของไฟล์จากส่วนกลาง “วิศวกรของเราต้องทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่เพื่อการออกแบบ และนำไปแบ่งปันกับสำนักงานทั่วโลกในอินเดียและออสเตรเลีย เราจึงจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลโดยเร็วที่สุดเพื่อการทำงานที่ราบรื่นอย่างต่อเนื่อง” Fernando กล่าวเสริม

ประการสุดท้าย ทีมปฏิบัติการทางธุรกิจของ Space Machines Company ต้องการโซลูชันที่มีความสามารถในการเพิ่มลายเซ็นในตัว “ก่อนหน้านี้ เราจะต้องส่ง PDF ไปมาทางอีเมลเพื่อให้คนเซ็นชื่อ ซึ่งมักจะส่งกลับมาในรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง ทำให้เสียเวลาเริ่มกระบวนการทั้งหมดใหม่” Ben Spoor หัวหน้าเจ้าหน้าที่และหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการทางธุรกิจของ Space Machines Company กล่าว “ตอนที่เรามองหาโซลูชันอยู่นั้น Dropbox เป็นบริการเดียวที่ตรงตามความต้องการของเราทุกข้อ”

วิธีแก้ปัญหาคือ ลำดับชั้นของไฟล์ที่ชัดเจนและสิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

สิ่งที่ธุรกิจทำเป็นลำดับแรกคือ ตั้งค่าสถาปัตยกรรมไฟล์ที่ชัดเจนและการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง จากนั้นก็ถึงเวลาย้ายข้อมูลจากโซลูชันก่อนหน้า “แผงควบคุมของผู้ดูแลทีมของ Dropbox ใช้งานได้ง่ายมาก การย้ายข้อมูลของเราจึงเป็นไปอย่างราบรื่น” Spoor เล่า “ทีมงาน Dropbox ทำให้เรามั่นใจว่าข้อมูลของเราจะมาถึงอย่างปลอดภัยโดยที่ยังรักษาโครงสร้างของไฟล์และสิทธิ์การเข้าถึงอย่างครบถ้วน”

จากนั้น ทีมงานได้เริ่มใช้ Dropbox Sign เพื่อดำเนินการกับเอกสาร โดยคลิกเมาส์ปุ่มขวาที่เอกสาร ตั้งเป็นเวิร์กโฟลว์ลายเซ็น กำหนดลำดับการเซ็นชื่อ แล้วส่ง ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนเซ็นชื่อและเวอร์ชันที่เสร็จสมบูรณ์แล้วถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ Dropbox ดั้งเดิม “เราต้องการเครื่องมือแบบนั้นเพื่อช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเรา ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจสตาร์ทอัพ” Fernando กล่าว

สุดท้าย ทีมงานได้ผสานรวม Dropbox เข้ากับ Microsoft Word และ Google Suite พนักงานจึงสามารถสร้างเอกสาร Microsoft หรือ Google ภายใน Dropbox หรือจัดเก็บลิงก์ภายนอกในระบบไฟล์ภายในได้ “Dropbox สามารถผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ ได้มากมาย แต่สิ่งสำคัญสำหรับเราคือการเชื่อมโยงเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลของเรากับเครื่องมือในสำนักงานของเรา” Spoor กล่าวเสริม

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ประหยัดเวลา บำรุงรักษาได้ง่าย และความปลอดภัยของข้อมูล

ด้วยโครงสร้างไฟล์ที่เรียบง่ายและเป็นระเบียบ พนักงานจึงไม่ต้องสับสนว่าจะค้นหาหรือจัดเก็บข้อมูลได้ที่ไหน พนักงานบางคนชอบการจัดเก็บเนื้อหาเป็นโฟลเดอร์ แต่บางคนก็ชอบใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Dropbox เพื่อค้นหาข้อมูลต่างๆ

เมื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม ทุกคนจะสามารถทำงานของตนได้อย่างง่ายดาย สมาชิกคนใหม่ในทีมจะได้รับมอบหมายให้อยู่ในกลุ่มที่กำหนดไว้ล่วงหน้าพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่จำเป็นทั้งหมด ทำให้การเตรียมความพร้อมของพนักงานเป็นเรื่องง่าย

ทั้งหมดนี้ทำให้ Space Machines Company สามารถประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น

สภาพแวดล้อมการจัดเก็บใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นยังง่ายต่อการบำรุงรักษาอีกด้วย “สำหรับสตาร์ทอัพที่มักจะมีความกังวลเกี่ยวกับผลกำไร Dropbox สามารถช่วยได้ เราไม่มีทรัพยากรที่จะจ้างคนจำนวนมากมาดูแลโซลูชันการจัดการเอกสาร พนักงานเพียงแค่คนเดียวก็เพียงพอที่จะจัดเตรียมทุกอย่างให้ทำงานอย่างราบรื่นแล้ว ซึ่งช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการได้” Fernando กล่าวเสริม บริษัทไม่จำเป็นต้องลงทุนไปกับการจัดการฝึกอบรม เพียงแค่มี Wiki ไม่กี่หน้าก็เพียงพอที่จะเตรียมความพร้อมให้ทั้งทีมแล้ว

ข้อดีที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือหลักฐานการตรวจสอบที่ชัดเจนสำหรับเอกสารทุกฉบับ บันทึกนี้มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกหลายรายทำงานร่วมกันในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน และจะมีการส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติหากมีผู้ย้ายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล “Dropbox ช่วยให้ผมกำกับดูแลจากส่วนกลางได้อย่างสบายๆ” Spoor กล่าวเสริม

พันธมิตรของ Space Machines Company โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐก็จำเป็นต้องแน่ใจว่าข้อมูลของตนจะปลอดภัย ถิ่นที่อยู่ของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ การปฏิบัติตามกฎหมายของออสเตรเลียช่วยให้บริษัทลดความเสี่ยงในการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต “สำหรับโปรเจ็กต์ที่มีความละเอียดอ่อน ลูกค้าบางรายชอบทำงานใน Dropbox เนื่องจากความปลอดภัยและถิ่นที่อยู่ของข้อมูล” Fernando กล่าว

Dropbox ผ่านการทดสอบมาแล้วในระหว่างการเปิดตัวยานพาหนะบริการวงโคจรที่มีชื่อว่า Optimus โดย Space Machines Company ได้ใช้ Dropbox ในการแบ่งปันไฟล์และตั้งค่าสิทธิ์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ขั้นต่อไปคือภารกิจ Space MAITRI บริษัทจะร่วมมือกับ Indian Space Agency เพื่อส่งยานพาหนะอีกลำหนึ่งไปกับจรวดของอินเดีย ซึ่งจะต้องทำการทดสอบหลายอย่างก่อนที่จะตรวจสอบความถูกต้องของยานอวกาศ การจัดการและการแลกเปลี่ยนข้อมูลการทดสอบอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างทีมงานของออสเตรเลียและอินเดียจึงเป็นสิ่งสำคัญ “เราได้ผลลัพธ์ที่ดีจาก Dropbox ดังนั้นผมจึงมั่นใจว่าทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่น ผมไม่กังวลเลย” Spoor กล่าวเสริม

เนื่องจากมีดาวเทียมใหม่หลายร้อยดวงที่ล่องลอยอยู่ในอวกาศ จึงมีโอกาสที่วัตถุจะชนกันได้ ทำให้เกิดการสะสมของชิ้นส่วนในอวกาศ Space Machines Company มีความมุ่งมันจะรักษาพื้นที่ให้ยั่งยืน เมื่อมีโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและใช้งานง่าย บริษัทพร้อมแล้วที่จะขยายขนาดและเผชิญกับความท้าทาย