Tobishima Corporation ดูพิมพ์เขียว เอกสาร และสื่ออื่นๆ บนแท็บเล็ตได้ตลอดเวลา

ความท้าทาย: ปรับปรุงการค้นหาข้อมูลในสถานที่ 

Tobishima Corporation ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการที่ยุ่งยากในการค้นหาข้อมูลในสถานที่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและดำเนินงานให้สอดคล้องกับเป้าหมายในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน

Tobishima Corporation เฉลิมฉลองครบรอบกิจการ 135 ปีในปี 2018 ในช่วงเวลานั้น บริษัทได้ทำโครงการวิศวกรรมโยธาระดับแนวหน้าของญี่ปุ่น เช่น อุโมงค์เซกังและโตเกียวเบย์อควาไลน์ รวมถึงโครงการก่อสร้างและการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานทางสังคมจำนวนมาก ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทได้ส่งเสริมการปฏิรูปเพื่อ “สร้างอนาคตของการก่อสร้าง” โดยการนำเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยมาใช้ในการก่อสร้างและการป้องกันภัยพิบัติ “เรามุ่งมั่นที่จะพัฒนาไปสู่สิ่งที่เราเรียกว่า "ผู้รับเหมาธุรกิจใหม่" ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง มีการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานในอัตราสูงสุดไปจนถึงปี 2020 ทำให้เราต้องหาวิธีแก้ปัญหาชั่วโมงทำงานที่ยาวนานที่พนักงานต้องเผชิญ นอกจากนี้เรายังรู้สึกว่าในการสรรหาและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจของเราต่อไปนั้น เราจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานของเราโดยเริ่มจากสภาพแวดล้อมด้านไอที” Atsushi Ozawa จาก Tobishima Corporation อธิบาย

เพื่อดำเนินการตามนโยบายนี้ บริษัทจึงได้แจกจ่ายแล็ปท็อปน้ำหนักเบาให้กับพนักงานทุกคน รวมถึงอุปกรณ์แท็บเล็ตแบบไร้พัดลมและกันฝุ่นสำหรับนำไปใช้นอกสถานที่ ทำให้บริษัทสามารถพัฒนาสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเคลื่อนที่ซึ่งไม่ได้อยู่ที่ใดที่หนึ่ง เช่น สถานที่ก่อสร้าง สำนักงานที่ไซต์งาน หรือสำนักงานสาขา

แต่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบอีกครั้งว่าจะจัดการข้อมูลที่ผู้ใช้ดูบนอุปกรณ์แต่ละเครื่องอย่างไร ในตอนนั้น เอกสาร เช่น พิมพ์เขียวและคำชี้แจงวิธีการก่อสร้างที่ไซต์งานได้รับการจัดเก็บและจัดการใน Network Attached Storage (NAS) ที่สำนักงานของไซต์ แต่ระบบปฏิบัติการที่ต่างกันทำให้แท็บเล็ตเข้าถึงข้อมูล NAS ได้ยาก พนักงานจึงต้องกลับไปที่สำนักงานในไซต์งานเพื่อตรวจสอบเอกสาร 

“เนื่องจากคนงานของเราไม่สามารถเข้าถึงพิมพ์เขียวและเอกสารอื่นๆ ในสถานที่ได้ พวกเขาจึงต้องกลับไปที่สำนักงานทุกครั้งที่ต้องตรวจสอบบางอย่าง เราจำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลในลักษณะที่ช่วยให้พนักงานของเราสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลามากขึ้น” Takahisa Nakaya จาก Tobishima Corporation กล่าว

วิธีแก้ปัญหา: วิธีที่ง่ายในการแชร์และดูไฟล์ขนาดใหญ่

หลังจากทดลองใช้ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลที่ทันสมัยที่มีอยู่ Tobishima Corporation จึงเลือก Dropbox

“นอกเหนือจากความสามารถในการดูเอกสารบนแท็บเล็ตแล้ว อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ เพราะจะช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายเนื่องจากความล้มเหลวของ NAS หรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ และยังช่วยบรรเทาภาระในการบำรุงรักษาและการดำเนินการ เราเลือกใช้ Dropbox เนื่องจากอินเทอร์เฟซที่ไม่ซับซ้อน และแม้แต่ผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับไอทีเท่าไรก็ใช้งานได้ง่าย” Ozawa อธิบาย

นอกจากนี้ทีมงานยังสนใจคุณสมบัติการซิงค์เฉพาะส่วนที่ต่างของ Dropbox ซึ่งช่วยให้อัปโหลดไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น ข้อมูล CAD และรูปถ่ายของไซต์งานได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย อีกทั้งความสามารถในการดูไฟล์แบบออฟไลน์ยังช่วยให้ทีมจัดเก็บเฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ที่กำลังทำอยู่ในอุปกรณ์ภายในเครื่อง และสามารถเชื่อมโยงแอปต่างๆ ได้

“ผู้จัดการไซต์ของเราทุกคน รวมถึงตัวฉันเอง เก็บข้อมูลส่วนบุคคลไว้ในไซต์งานที่เราทำก่อนหน้านี้เพื่อใช้อ้างอิงในงานของเรา ข้อมูลนี้ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ และบริการบนคลาวด์ช่วยให้เรามีความยืดหยุ่นมากขึ้นในการเพิ่มความจุในการจัดเก็บข้อมูลเมื่อเปรียบเทียบกับ NAS ซึ่งต้องเพิ่มอยู่เรื่อยๆ เราชอบตรงนี้มาก” Nakatani กล่าว

ผลลัพธ์: ค้นหาข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา และแม้แต่แชร์ไฟล์กับบริษัทภายนอก

หลังจากการทดลองใช้อย่างประสบความสำเร็จแล้ว Tobishima Corporation ก็เริ่มนำ Dropbox มาใช้อย่างเต็มรูปแบบ “เมื่อผมต้องตรวจสอบพิมพ์เขียว ผมต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการเดินทางไปที่สำนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานบนตึกสูง ดังนั้นการตรวจสอบเอกสารบน iPad ได้เลยจึงช่วยได้มาก ไม่เพียงแต่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยลดภาระงานของหัวหน้าไซต์งานอย่างผมอีกด้วย” Yusuke Tanaka กล่าว

นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมที่ไซต์งานทำงานแบบไร้กระดาษได้อีกด้วย ก่อนหน้านี้ พนักงานมักจะต้องนำพิมพ์เขียวจริงที่ทำโดยใช้พล็อตเตอร์ไปที่ไซต์ก่อสร้าง แต่ตอนนี้ไม่จำเป็นอีกต่อไป “ตอนนี้เราสามารถดูข้อมูลทั้งหมดที่เราต้องการใน Dropbox บนโทรศัพท์และ iPad ของเราได้ จึงไม่ต้องเจอสถานการณ์ที่เราพิมพ์พิมพ์เขียวฉบับหนึ่งออกมา แต่กลับต้องใช้พิมพ์เขียวอีกฉบับหนึ่ง” Tanaka อธิบาย

Dropbox ยังได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์สำหรับการร่วมทุน ซึ่งมักใช้สำหรับโครงการในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง

“ในการร่วมทุน คุณจะต้องสามารถแชร์ข้อมูลกับบริษัทหลายแห่งได้ อย่างไรก็ตาม การทำให้เซิร์ฟเวอร์ไฟล์ของบริษัทใช้งานภายนอกได้นั้นมากับปัญหาด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด Dropbox ช่วยให้เราทำการปรับเปลี่ยนการตั้งค่าโดยละเอียดอย่างเช่น สิทธิ์ในการดู เพื่อให้เราสามารถแชร์ไฟล์ของเราได้อย่างอุ่นใจ” Ozawa กล่าว 

นอกจากนี้ Tobishima Corporation ยังใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติเดียวกันนี้ในการแชร์ไฟล์ภายในบริษัทในกลุ่ม

โดยบริษัทวางแผนที่จะใช้ Dropbox เพื่อจัดการไฟล์ชนิดต่างๆ มากขึ้นในอนาคต ขั้นแรก พวกเขาวางแผนที่จะเริ่มใช้เพื่อแชร์รูปภาพ ในไซต์ก่อสร้างแต่ละแห่ง คนงานใช้รูปภาพมากมายทุกวันในการบันทึกและรายงาน และได้สร้างคลังบันทึกเพื่อจัดเก็บและจัดการรูปภาพเหล่านี้ ซึ่งก่อนหน้านี้งานนี้กินเวลาทำงานไปหลายชั่วโมง

“ขณะนี้บางไซต์งานเริ่มจัดเก็บรูปภาพใน Dropbox แล้ว รวมทั้งยังใช้แพตลฟอร์มภายนอกในการจัดการรูปภาพและสร้างคลังบันทึกผ่าน Dropbox อีกด้วย เราวางแผนที่จะใช้งานแบบนี้ในวงกว้างมากขึ้นในอนาคตเพื่อช่วยลดภาระงานของบุคลากรของเรา” Ozawa กล่าว พร้อมเสริมว่าเขาหวังว่าโครงการริเริ่มนี้จะช่วยลดชั่วโมงการทำงานลงได้ 

ในอนาคต บริษัทพิจารณาที่จะเลิกใช้ NAS ที่ต้องใช้งานในสำนักงานประจำไซต์งาน และรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ใน Dropbox “เราได้ย้ายไฟล์เซิร์ฟเวอร์ของเราไปที่คลาวด์แล้ว และปรับใช้ Microsoft 365 เป็นเครื่องมือสื่อสารทั่วทั้งองค์กร การปรับปรุงแนวทางปฏิบัติในการทำงานจึงเป็นหนึ่งในประเด็นหลักที่เราให้ความสำคัญ เราหวังว่าจะได้ทำงานเคียงข้างกับ Dropbox ต่อไปเพื่อสนับสนุนโครงการริเริ่มต่างๆ ของเรา” Ozawa กล่าวสรุป