Toda Corporation

วิธีแก้ปัญหา: Dropbox ถูกนำมาใช้เนื่องจากการซิงค์ไฟล์ที่รวดเร็วและคุณสมบัติการค้นหาขั้นสูง

ในระหว่างนั้น บริษัทตัดสินใจย้ายไปยังอาคารชั่วคราวในเดือนธันวาคม ปี 2019 ในขณะที่กำลังก่อสร้างอาคารสำนักงานใหญ่ขึ้นมาใหม่ ขณะเตรียมการสำหรับการย้ายครั้งนี้ ประเด็นเรื่องการแก้ไขปัญหาที่พบอยู่จึงถูกหยิบยกขึ้นมา

ก่อนที่จะนำเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ระบบคลาวด์ไปใช้ในสถานที่ก่อสร้าง บริษัทได้เริ่มดำเนินการแบบเดียวกันนี้กับแผนกภายในบริษัทที่กำลังย้ายไปยังอาคารชั่วคราว

ซึ่งไม่เพียงแต่จะทำให้การแชร์ข้อมูลเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยลดพื้นที่ที่ต้องใช้ในการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ไฟล์อีกด้วย การดำเนินการนี้เป็นรากฐานสำหรับการนำไปใช้ที่สถานที่ก่อสร้างของบริษัททั่วประเทศ

ในตอนนั้น Toda Corporation ใช้ Google Drive เพื่อแชร์ข้อมูลระหว่างคณะทำงานภายใน แต่เนื่องจากผู้คนจำนวนมากแจ้งปัญหาว่าการซิงค์กับคอมพิวเตอร์ทำได้ช้า และไม่สามารถแชร์ไฟล์กับบริษัทพันธมิตรภายนอกหลายแห่งได้เนื่องด้วยปัญหาการลงทะเบียนบัญชี บริษัทจึงเริ่มสำรวจหาโซลูชันอื่นที่จะเหมาะกับความต้องการด้านงานก่อสร้างมากขึ้น

“ตอนนั้นเราพิจารณาอยู่สองตัวเลือกระหว่าง Dropbox Business (ต่อไปนี้เรียกว่า “Dropbox”) กับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของบริษัทอื่น แต่หลังจากหาข้อมูลแล้ว เราพบว่าบริการสองรายการนี้มีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เรารู้สึกว่า Dropbox เป็นเหมือน “โต๊ะทำงาน” ที่หลายคนสามารถทำงานร่วมกันได้ ในขณะที่อีกบริการหนึ่งจะเหมือนกับ “ลิ้นชัก” ไว้จัดเก็บไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว
บริการแรกตรงกับความต้องการของเราเพราะเราจะมีการแก้ไขและแชร์ไฟล์กับบริษัทพันธมิตรอยู่บ่อยๆ”
Ikehata เล่า

นี่คือที่มาที่ไปในการนำ Dropbox มาใช้ในบริษัท ปัจจัยในการตัดสินใจคือความเร็วในการซิงค์ไฟล์ซึ่งจำเป็นต่อการแชร์และการทำงานร่วมกัน รวมถึงความสามารถในการทำงานที่ใช้งานง่ายในลักษณะเดียวกับโฟลเดอร์บนฮาร์ดไดรฟ์

ผลลัพธ์: บริษัทใช้ Dropbox เป็นระบบการทำงานมาตรฐานทั่วทั้งบริษัทและเป็นช่องทางการโต้ตอบที่มีประสิทธิภาพกับบริษัทพันธมิตรต่างๆ

วิธีแชร์ไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่น
นับตั้งแต่บริษัทเริ่มการเปลี่ยนแปลงอย่างเต็มรูปแบบนี้เมื่อประมาณครึ่งปีที่แล้ว ทั้งแบบ เอกสาร และข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องเซิร์ฟเวอร์ที่สาขา รวมถึงไซต์งานก่อสร้างและวิศวกรรมโยธาต่างๆ ที่มีอยู่ก็ได้ถูกย้ายไปยัง Dropbox อย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้บริษัทยังใช้ Dropbox เป็นหลักปฏิบัติสำหรับไซต์งานใหม่ การจัดเก็บไฟล์บน Dropbox จึงกลายเป็นวิธีแชร์ไฟล์ไปโดยปริยาย

และด้วยการให้สิทธิ์การใช้งาน Dropbox แก่สำนักงานออกแบบใหญ่ๆ และบริษัทพันธมิตรต่างๆ ขณะนี้บริษัทสามารถจัดหาสภาพแวดล้อมให้สมาชิกในงานก่อสร้างทั้งภายในและภายนอกสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้แล้ว

“การสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ให้กับบริษัทพันธมิตรแต่ละแห่งช่วยขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างการแชร์แบบก่อสร้างเวอร์ชันล่าสุดได้ และยังช่วยให้เราจัดการไฟล์ได้โดยไม่ยุ่งยากอีกด้วย”
Saito กล่าว

การสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Dropbox สำหรับผู้จัดการประชุมแต่ละคน และจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เหล่านั้น ช่วยให้บริษัทสามารถใช้เอกสารสำหรับการประชุมทางเว็บระยะไกลได้ด้วย

“วิธีนี้ช่วยเร่งการดำเนินงานแบบไร้กระดาษและลดงานที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสาร”
Koji Sakamoto แผนกอุปกรณ์ก่อสร้างของบริษัท Toda Corporation กล่าว

นอกจากนี้ การใช้คุณสมบัติการแชร์ลิงก์และ Dropbox Transfer ยังช่วยให้บริษัทสามารถส่งไฟล์ที่จำเป็นแบบเป็นชุดไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่บริษัทไม่ได้ให้สิทธิ์การใช้งานได้อีกด้วย

การแชร์ไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่น
คุณสมบัติประวัติเวอร์ชันช่วยให้สามารถกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบไปแล้วได้อย่างง่ายดาย

เร่งการค้นหาข้อมูล
ประสิทธิภาพการค้นหาไฟล์ก็เพิ่มขึ้นเป็นอย่างมากเช่นกัน “การค้นหาไฟล์ทำได้เร็วขึ้นกว่าเดิม 3 ถึง 4 เท่า” Ikehata เสริม

ตอนนี้บริษัทสามารถจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว และสามารถค้นหาไฟล์ในระดับสูงของ Dropbox ได้มากยิ่งขึ้น