การรักษาความปลอดภัยและสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ที่ดีกว่าช่วยให้ทำงานกับลูกค้าง่ายขึ้นได้อย่างไร

ความท้าทาย: การละเมิดข้อมูลเผยให้เห็นถึงความจำเป็นในการรักษาความปลอดภัยไฟล์เพิ่มเติม

The Shopping Centre Group (TSCG) ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 1984 เป็นบริษัทอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ที่ใหญ่ที่สุดของภาคเอกชน โดยมุ่งเน้นที่ธุรกิจค้าปลีกและร้านอาหารโดยเฉพาะ พวกเขาได้พัฒนาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นและยาวนานกับผู้ค้าปลีกที่มีชื่อเสียงด้วยการยึดมั่นในการค้าปลีกไม่เคยเปลี่ยนแปลง การมุ่งเน้นด้านการค้าปลีกและความมุ่งมั่นในการเรียนรู้เกี่ยวกับอุตสาหกรรมค้าปลีกอย่างต่อเนื่องช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ พร้อมทั้งนำข้อมูลเชิงลึกที่เฉียบแหลมมารับมือกับความท้าทายที่ลูกค้าต้องเผชิญได้

สำหรับ TSCG แล้ว การรักษาความปลอดภัยและการปกป้องข้อมูลลูกค้าถือว่ามีความสำคัญอย่างยิ่ง นอกเหนือจากการปกป้องข้อมูลทางการเงินแล้ว ข้อมูลเชิงกลยุทธ์ยังอาจนำไปสู่ความเสียหายร้ายแรงได้หากตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี ตัวอย่างเช่น หากผู้ค้าปลีกรายใหญ่สนใจที่จะเข้าสู่ตลาดใดตลาดหนึ่ง ผู้คนจำนวนมากย่อมต้องการทราบข้อมูลนั้นล่วงหน้า

หลังจากเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยขึ้นกับหนึ่งในพันธมิตรที่ยาวนานของ TSCG ทีมงานก็ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการรายใหม่ และได้ดำเนินการตรวจสอบวิธีปฏิบัติในการจัดเก็บไฟล์ของตนเองอย่างละเอียดถี่ถ้วน”

ลักษณะงานของ TSCG ทำให้ข้อมูลบางส่วนไม่ได้รับการจัดเก็บไว้ภายใน แม้ว่า TSCG จะสร้างข้อมูลจำนวนมากภายในองค์กร แต่ก็ต้องมีการแบ่งปันข้อมูลดังกล่าวกับลูกค้า กระบวนการแบ่งปันมีความซับซ้อน เนื่องจากทีมต้องให้พันธมิตรด้าน IT เข้ามามีส่วนร่วม โดยพันธมิตรจะเป็นผู้ตั้งค่าโฟลเดอร์การแบ่งปัน และโฟลเดอร์เหล่านี้จะได้รับการรวมศูนย์ไว้ในระบบจัดเก็บไฟล์แบบเดิม
พวกเขาต้องการปรับปรุงกระบวนการนี้ให้ดียิ่งขึ้น อีกทั้งยังได้นำเสนอปัญหาต่อผู้ให้บริการที่ได้รับการจัดการ (MSP) หลายรายเพื่อพิจารณาว่าผู้ให้บริการรายใดมีโซลูชันที่ดีที่สุด

โซลูชัน: พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัยซึ่งช่วยให้การแบ่งปันและการเข้าถึงเป็นเรื่องง่ายดาย

ในระหว่างการสนทนาของ TSCG กับผู้มีโอกาสเป็น MSP พวกเขาได้พูดคุยถึงข้อกังวลและความท้าทายเกี่ยวกับความปลอดภัยของไฟล์ พื้นที่จัดเก็บข้อมูล และการแบ่งปัน ตลอดการสนทนาเหล่านี้ Dropbox ได้กลายเป็นตัวเลือกอันดับแรก เนื่องจาก Dropbox ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและยังมีระบบที่สามารถปกป้องข้อมูลพร้อมทั้งช่วยให้บุคคลที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงได้ง่ายอีกด้วย สำหรับ Bryan Chandler รองประธานอาวุโสและกรรมการผู้จัดการฝ่ายนวัตกรรมและเทคโนโลยีของ TSCG แล้ว สิ่งสำคัญคือพวกเขาสามารถพึ่งพาประสบการณ์ที่ Dropbox ได้รับจากการทำงานร่วมกับลูกค้ารายอื่นๆ และยืนยันให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของพวกเขาปลอดภัย เมื่อลูกค้าถามว่า "คุณทำอะไรเพื่อปกป้องเราบ้าง" TSGC สามารถอธิบายมาตรการที่ Dropbox ใช้อยู่ได้ “สิ่งนี้ช่วยสร้างความไว้วางใจในความสัมพันธ์เหล่านี้ได้ครับ” Chandler กล่าว

Dropbox กลายเป็นกลไกการแบ่งปันไฟล์ส่วนกลางของ TSCG และพนักงานทั้ง 300 คนของ TSCG ก็สามารถเข้าถึง Dropbox ได้ แพลตฟอร์มดังกล่าวได้รับการติดตั้งบนแล็ปท็อปของผู้ใช้ใหม่ทั้งหมด เพื่อให้เอกสาร การดาวน์โหลด และรูปภาพทั้งหมดส่งไปที่ Dropbox โดยตรง นอกจากนี้ ตัวแทน TSCG ยังสามารถลงชื่อเข้าใช้ Dropbox บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนได้เมื่ออยู่ระหว่างเดินทาง และเนื่องจาก Dropbox ซิงค์ไฟล์ในอุปกรณ์ทั้งหมด พนักงานทุกคนจึงสามารถใช้ไฟล์เวอร์ชันล่าสุดได้ “ช่วยขจัดความกังวลใจเรื่องตำแหน่งของเอกสาร เพียงแค่บันทึกไว้ และไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด ก็จะสามารถเข้าถึงได้เลย” Chandler กล่าว บรรดาตัวแทนต้องทำงานกับข้อตกลงที่ซับซ้อนโดยใช้เอกสารที่ซับซ้อน แต่ตอนนี้ ตราบใดที่พวกเขาสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ พวกเขาก็สามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการได้ ความคล่องตัวและความยืดหยุ่นเช่นนี้ทำให้ TSCG สามารถใช้รูปแบบการทำงานแบบผสมผสานได้

นอกเหนือจากการมอบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์ที่ปลอดภัยแล้ว คุณสมบัติของ Dropbox ยังทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นสำหรับทั้งตัวแทน TSCG และลูกค้าของพวกเขา ตัวอย่างเช่น การแบ่งปันไฟล์ช่วยให้ TSCG สามารถสร้างพื้นที่เสมือนจริงสำหรับลูกค้าโดยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเอาไว้ จากนั้นก็เพียงแค่ส่งลิงก์ไปยังลูกค้าเพื่อมอบสิทธิ์ในการเข้าถึงและรับรองว่าทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน “เราได้รับเสียงตอบรับเป็นอย่างดี ไม่ใช่แค่จากตัวแทนของเราเท่านั้น แต่จากลูกค้าของเราด้วยครับ” Chandler กล่าว ในการเข้าซื้อกิจการ ความรอบคอบถือเป็นสิ่งสำคัญ และในธุรกรรมล่าสุด มีข้อตกลงจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการสมัครใช้งานและสัญญาต่างๆ ที่บริษัทมีกับผู้จัดจำหน่ายหลายราย การจัดการข้อตกลงประเภทนี้ต้องใช้การสื่อสารจำนวนมาก ซึ่งโดยปกติจะดำเนินการผ่านทางอีเมล Chandler ใช้ความสามารถในการขอไฟล์ใน Dropbox ซึ่งช่วยให้อีกฝ่ายสามารถแบ่งปันเนื้อหาในพื้นที่ที่เขาสร้างขึ้นได้

Chandler กล่าวว่า “Dropbox ช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลกลับไปกลับมา” “ลูกค้าสามารถอัปโหลดเนื้อหานั้นในพื้นที่ที่เราทั้งคู่สามารถเข้าถึงได้ แทนที่จะส่งอีเมลหลายฉบับเข้าไปยังกล่องขาเข้า เป็นกระบวนการที่มีความคล่องตัวมากขึ้นเยอะเลยครับ เมื่อคุณย้ายไฟล์จำนวนมากเช่นนั้น Dropbox จะช่วยลดปัญหาการเข้าใจผิดว่า ‘ฉันคิดว่าส่งอีเมลไปแล้ว’ ลงไปได้” นอกจากนี้ TSCG ยังอาศัยความสามารถในการติดตามโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์ด้วย ผู้ใช้สามารถรับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนเพิ่มเนื้อหาใหม่ๆ ลงในพื้นที่ทำงาน “คุณสมบัติการติดตามโฟลเดอร์ถือเป็นเคล็ดลับดีๆ ที่ซ่อนอยู่ใน Dropbox ซึ่งมีพลังมหาศาลครับ” Chandler กล่าว “ผมอัปโหลดจดหมายข่าว บทความ และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ไปยังโฟลเดอร์ และถ้าใครพบว่าแหล่งข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ ก็สามารถติดตามโฟลเดอร์และรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ได้”

Dropbox ยังทำงานได้ดีกับชุดเทคโนโลยีอื่นๆ ของ TSCG ซึ่งรวมถึงแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น เครื่องมือการจัดการโครงการ monday.com และเครื่องมือการติดตามสินทรัพย์และเนื้อหา Airtable “ผมสามารถดึงไฟล์ใดๆ จาก Dropbox มาไว้ในแอปพลิเคชันเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกเพียงสองปุ่ม เป็นการทำงานที่ไร้ที่ติเลยครับ” Chandler กล่าว คุณสมบัติการผสานการทำงานของ Dropbox ยังมาพร้อมความสามารถในการปรับขนาด ซึ่ง TSCG หวังว่าจะได้ใช้ประโยชน์ในอนาคตอันใกล้นี้ “มีโอกาสมากขึ้นอย่างแน่นอนที่เราจะผลักดันให้มีการทำงานร่วมกันมากขึ้นเรื่อยๆ ระหว่างแอปพลิเคชันที่เราใช้เป็นประจำและ Dropbox”