การแบ่งปันโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยและไร้กังวลสำหรับทั้งทีม

การสร้างและจัดระเบียบโฟลเดอร์ใน Dropbox นั้นเป็นเรื่องง่าย ก่อนอื่น ให้คิดว่าคุณหรือทีมของคุณทำงานกับเนื้อหาอย่างไร ลองถามตัวเองว่าคุณต้องการโฟลเดอร์ประเภทใด และภายในนั้นต้องมีไฟล์ใดบ้าง เมื่อคุณวางแผนโครงสร้างโฟลเดอร์แล้ว ให้สร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับการจัดกลุ่มแต่ละรายการใน Dropbox จากนั้นให้ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงของคุณ และเริ่มจัดระเบียบไฟล์ของคุณตามลำดับชั้นของการแบ่งปันโฟลเดอร์ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น

โฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox คือโฟลเดอร์ที่คุณเชิญให้บุคคลอื่นดูหรือแก้ไขได้ แม้ว่าบุคคลเหล่านี้จะไม่ได้อยู่ในทีมของคุณหรือไม่มีบัญชี Dropbox เป็นของตนเองก็ตาม ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันจะสามารถดูไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้นได้ แต่จะไม่สามารถดูไฟล์ที่อยู่นอกโฟลเดอร์นั้นได้

ผู้ใช้ Dropbox ที่ใช้แผนบริการสำหรับทีมสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์ทีมได้ด้วยซึ่งเป็นโฟลเดอร์ที่แบ่งปันประเภทหนึ่งที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการทำงานร่วมกันสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มที่ได้รับมอบหมายให้ใช้โฟลเดอร์ทีมดังกล่าว

การตั้งค่าโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox นั้นเป็นเรื่องที่ง่ายดาย สำหรับโฟลเดอร์ที่มีอยู่แล้ว ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือสร้างลิงก์ที่แบ่งปันสำหรับโฟลเดอร์นั้น จากนั้นให้ส่งลิงก์ดังกล่าวไปยังผู้รับที่คุณต้องการ หากไม่มีโฟลเดอร์ที่แบ่งปันอยู่ก่อน คุณจะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่ในบัญชี Dropbox ของคุณก่อนที่จะสร้างลิงก์ที่แบ่งปัน

ผู้ใช้ Dropbox ที่ใช้แผนบริการสำหรับทีมจะต้องให้ผู้ดูแลระบบของตนสร้างโฟลเดอร์ทีมแรกเริ่ม จากนั้นผู้ดูแลระบบจะสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับกลุ่มของคุณ

ได้ คุณสามารถควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ที่แบ่งปันใน Dropbox ได้ ลิงก์ที่แบ่งปันไปยังโฟลเดอร์มีระดับสิทธิ์เป็นแบบดูได้เท่านั้น ดังนั้นคุณจะดูและดาวน์โหลดสิ่งที่อยู่ในโฟลเดอร์ได้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขสิ่งใดๆ ในโฟลเดอร์ดังกล่าวได้เลย แผนบริการ Dropbox Professional และแผนบริการสำหรับทีมมีตัวเลือกการแบ่งปันขั้นสูงอย่างการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับลิงก์กับผู้ใช้ผู้ใช้ที่ใช้แผนบริการสำหรับทีมยังสามารถจำกัดการเข้าถึงลิงก์ที่แบ่งปันกับใครคนใดคนหนึ่งได้อีกด้วย