Lullabot
Lullabot ใช้ Dropbox Paper เป็นพื้นที่สำนักงานเสมือนเพื่อดำเนินธุรกิจออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์
คุณอาจไม่เคยได้ยินชื่อ Lullabot แต่คุณอาจรู้จักชื่อลูกค้าที่มีชื่อเสียงของพวกเขา
General Electric, NBC, Harvard University และ Grammy Awards ต่างหันมาใช้บริการ Lullabot เพราะเชื่อในความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์
เมื่อเปรียบเทียบกับบรรดาลูกค้าของพวกเขาแล้ว Lullabot แทบไม่เป็นที่รู้จักเลย พวกเขาไม่มีสำนักงาน บริษัทแห่งนี้มีพนักงาน 55 คน ซึ่งทำงานจากระยะไกลทั้งหมด โดยมีตัวแทนประจำอยู่ทั่วสหรัฐอเมริกา แต่พวกเขาก็ยังคงทำงานให้เสร็จได้ และบางครั้งก็ทำได้มากกว่านั้นด้วย หลังจากที่ Lullabot สร้างเว็บไซต์ของ MSNBC ขึ้นใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น บรรณาธิการบริหารของบริษัทสื่อดังกล่าวก็เผยว่า "ทีมอาวุโสของฉันบอกว่านี่เป็นประสบการณ์ที่มีความสุขมากที่สุดในชีวิตการทำงานทั้งหมดของพวกเขา ซึ่งเรื่องที่ทำให้พูดได้ขนาดนี้ก็เกิดขึ้นไม่บ่อย"
แล้วทีมระยะไกลขนาดเล็กทีมนี้สร้างเว็บไซต์ที่เน้นมัลติมีเดียอย่าง Syfy.com ให้เหมาะสำหรับทุกแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ได้อย่างไร
“เห็นได้ชัดว่าจุดเริ่มต้นคือบุคลากรของเรา” Matt Westgate ซึ่งเป็น CEO และผู้ร่วมก่อตั้งกล่าว “เราแตกต่างออกไป การไม่มีสำนักงานใหญ่ช่วยให้เราสามารถรวบรวมทีมที่มีความมุ่งมั่น มีความสามารถ และอ่อนน้อมถ่อมตนที่สุดได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม เรากำลังพยายามเป็นแบบอย่างของพนักงานที่ทำงานแบบกระจายตัว เพราะเราคิดว่าสิ่งนี้จะนำไปสู่การทำงานที่ดีขึ้น”
พื้นที่สำนักงานเสมือนของพวกเขา
แต่รูปแบบการทำงานนี้ก็มีความท้าทาย Westgate กล่าวว่าการไม่สามารถเดินไปตามโถงทางเดินเพื่อสนทนากับใครสักคนได้ ทำให้พวกเขาต้องสื่อสารกันให้ดีขึ้น นั่นเป็นเหตุผลที่ Lullabot ใช้งาน Dropbox Paper
“Lullabot ทำงานบน Paper อย่างแท้จริง Paper เป็นมากกว่าแค่เครื่องมือสำหรับเรา แต่ยังสะท้อนถึงวัฒนธรรมบริษัทของเราด้วยการขจัดอุปสรรคในการทำงานร่วมกัน”
—Matt Westgate, CEO และผู้ร่วมก่อตั้งของ Lullabot
Paper ทำหน้าที่เป็นพื้นที่สำนักงานเสมือนของ Lullabot Seth Brown ผู้เป็น COO กล่าวว่า “ไม่มีระบบการจัดการเนื้อหาใดที่จะช่วยเราได้มากเท่า Paper อีกแล้ว ทั้งในแง่ของการแสดงความคิดเห็น การดูว่ามีใครอยู่ในเอกสารบ้าง และการแจ้งเตือนที่สำคัญ”
นอกจากนี้ Paper ยังนำความสุขมาสู่การทำงานด้วย “เราสามารถปรับปรุงพัฒนาซ้ำๆ ได้จริงๆ ไม่ว่าจะเป็นการเน้นย้ำส่วนนี้ ไฮไลท์ส่วนนั้น หรือแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์” Marissa Epstein ผู้เป็นนักออกแบบ UX อาวุโสกล่าว “เราจะแสดงความคิดเห็นตลกๆ เรียกเสียงหัวเราะ และทำงานต่อไป ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างสนุก”
กระบวนการสร้างสรรค์ข้ามสายงาน
แน่นอนว่างานไม่ได้มีแค่อีโมจิตลกๆ เท่านั้น บ่อยครั้งที่โครงการของ Lullabot เริ่มต้นด้วย RFP จากลูกค้า เนื่องจากการดำเนินการเหล่านี้มีความเฉพาะตัวและซับซ้อนมาก เอกสารจึงมีความยาวและต้องอาศัยข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก การเริ่มต้นโครงการใน Paper จึงกลายมาเป็นมาตรฐานที่ Lullabot “ความจริงที่ว่า Paper จะสร้างวิกิขึ้นโดยอัตโนมัติและเราสามารถใช้มอบหมายงานได้นั้นทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นมาก” Brown กล่าว
เมื่อตรวจสอบรายละเอียดเล็กๆ หมดแล้ว ทีมวิจัยผู้ใช้ก็จะทำงานเพื่อให้แน่ใจว่า Lullabot บรรลุเป้าหมายของลูกค้า นักวิจัย นักออกแบบ และนักพัฒนาทั้งหมดทำงานร่วมกันใน Paper ไม่ว่าจะเป็นการถอดเสียงการสัมภาษณ์ผู้ใช้, ไฟล์ InVision, แผนภาพสถาปัตยกรรมเว็บ และโค้ดเพื่อกำหนดทิศทางและดำเนินการออกแบบใหม่
“อินเตอร์เฟสของ Paper เปรียบเสมือนวิธีการทำงานของเรา ซึ่งมีความลื่นไหลและเรียบง่าย ทำให้เราเข้าถึงแก่นแท้ของสิ่งที่สำคัญได้ ฉันค่อนข้างชอบเลยทีเดียว”
—Maggie Griner, นักออกแบบ UX อาวุโสของ Lullabot
Lullabots เป็นชื่อที่พนักงานใช้เรียกกันเล่นๆ แต่พวกเขาไม่ใช่กลุ่มเดียวที่ใช้ Paper “สิ่งหนึ่งที่ผมชอบเกี่ยวกับ Paper คือการที่เราไม่ต้องเตรียมการเริ่มต้นใช้งานที่จำเป็นให้กับลูกค้าของเรา” Jared Ponchot ซึ่งเป็นผู้อำนวยการสร้างสรรค์กล่าว “เราส่งลิงก์คำเชิญออกไป และเมื่อเราพบสิ่งใหม่ๆ ยิ่งใช้สิ่งนั้นมากขึ้น ลูกค้าก็จะพูดออกมาในทันทีว่า ‘ว้าว เข้าใจง่ายสุดๆ’ Paper ได้รับเสียงตอบรับดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ ที่เราเคยลองใช้มา”
มุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุด
ด้วยความสามารถและความเชี่ยวชาญทั้งหมดของ Lullabot จุดประสงค์ของ Paper คือช่วยให้พวกเขาสามารถทำในสิ่งที่ทำได้ดีที่สุด เนื่องจาก Paper เป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลางสำหรับทุกอย่าง ตั้งแต่ไฟล์ InVision ไปจนถึงปัญหา GitHub และยังทำงานร่วมกับ Slack ด้วย นักออกแบบและนักพัฒนาจึงไม่ประสบปัญหาในการทำงานให้เสร็จ
“ไม่ว่าผมจะทำงานอะไร การใช้ Paper จะช่วยให้สมองของผมจดจ่ออยู่กับการสนทนา และช่วยให้นิ้วของผมวางอยู่บนแป้นพิมพ์ แทนที่จะต้องสลับไปมา” Chris Albrecht ผู้เป็นนักพัฒนาอาวุโสกล่าว “การลดการสลับไปมานั้นวิเศษสุดจริงๆ”
เมื่อพิจารณาถึงโครงการขนาดใหญ่ที่ทีมต้องใช้ไฟล์ PDF เป็นหลักแล้ว Griner ประมาณการว่าพวกเขาต้องทนทำงานเพิ่มขึ้นประมาณ 25% หากไม่ใช้ Paper สมาชิกในทีมคนอื่นๆ กล่าวว่า Paper ช่วยประหยัดเวลาไปได้หลายชั่วโมงในทุกๆ สัปดาห์
“แน่นอนว่าเราประหยัดเวลาได้” Ponchot กล่าว “แต่พูดแค่นี้คงอธิบายผลกระทบได้ไม่หมด บริการนี้เข้ามาเปลี่ยนวิธีคิดของเราเกี่ยวกับการทำงานร่วมกัน ในตอนแรก Paper เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้เป็นกระดาษโน้ตเพื่อแสดงสิ่งที่สำคัญที่สุด หลังจากนั้นจึงใช้เป็นเอกสารทางการ Paper เป็นโปรแกรมมาตรฐานที่ทุกคนใช้”